公司公章规范使用管理制度

PAGE公司公章规范使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司公章的使用管理，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义1.公司公章：指公司法定名称章，是公司对外行使权力的象征，具有法律效力。2.部门印章：指公司各部门为履行职责而刻制的印章，用于部门内部工作联系等。3.专用印章：指公司为特定业务或用途刻制的印章，如合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与备案（一）公章刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，由公司行政部门根据公司实际需要提出申请，经公司法定代表人批准后，统一到公安机关指定的刻章单位刻制。2.部门印章的刻制，由各部门提出申请，经部门负责人审核，报公司行政部门备案后，由行政部门统一安排刻制。3.专用印章的刻制，由相关业务部门提出申请，经业务部门负责人审核，报公司分管领导批准后，由行政部门统一安排刻制。（二）公章备案1.新刻制的公章，必须在刻制完成后[X]个工作日内，由行政部门负责到公安机关办理备案手续。2.备案所需材料包括：营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证原件及复印件、刻章申请书、印章式样等。3.行政部门应妥善保管公章备案材料，以备查阅。三、公章的保管（一）保管原则1.公司公章由行政部门指定专人负责保管，实行专人专柜保管制度。2.部门印章由各部门指定专人负责保管，并报行政部门备案。3.专用印章由相关业务部门指定专人负责保管，并报行政部门备案。（二）保管要求1.公章保管人员应具备高度责任心，严格遵守保密制度，不得擅自将公章交予他人使用。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或保险箱内，确保印章安全。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章安全。2.严格按照本制度规定的程序和要求使用公章，对公章使用情况进行登记。3.定期对公章进行清洁、保养，确保印章清晰、完好。4.如因工作变动等原因不再负责公章保管工作，应及时将公章及相关资料交接给指定的接替人员，并办理交接手续。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的事项。2.部门印章主要用于部门内部工作联系、通知、报告等事项。3.专用印章主要用于特定业务或用途，如合同专用章用于签订合同，财务专用章用于财务收支等。（二）使用流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间等，并经部门负责人审核签字。2.审批：涉及公司重大事项、对外投资、融资、担保等重要合同的签订，需经公司法定代表人审批签字。一般合同、协议、文件等的签订，需经公司分管领导审批签字。部门内部工作联系、通知、报告等事项，需经部门负责人审批签字。3.用章：公章保管人员根据审批后的《公章使用申请表》，在核对用章内容无误后，方可使用公章。用章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记：公章保管人员应在用章后及时在《公章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括用章日期、用章部门、用章事项、用章内容、审批人、用章人等。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。2.如因特殊情况需要在空白纸张上加盖公章，必须经公司法定代表人批准，并在用章后及时收回空白纸张，妥善保管。3.严禁将公章借给其他单位或个人使用。4.严禁私自刻制、伪造公司公章。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章的，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，办理公章停用手续。2.公章停用后，行政部门应及时通知公司各部门及相关单位，并将停用的公章交回行政部门统一保管。（二）销毁1.对于停用的公章，行政部门应按照公司档案管理规定进行妥善保管，保存期限为[X]年。2.保存期满后，由行政部门提出销毁申请，经公司法定代表人批准后，在公司纪检监察部门的监督下，由行政部门指定专人负责销毁。3.销毁公章时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录，记录内容包括销毁日期、销毁印章名称、销毁方式、监销人等。六、监督与检查（一）监督部门公司纪检监察部门负责对公章使用管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.公章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。3.公章停用与销毁情况，包括停用手续是否办理、销毁程序是否合规等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责