传真文件规范化管理制度

PAGE传真文件规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司传真文件的管理，确保传真文件传递的准确、及时、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位通过传真方式进行文件传递的管理。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，确保传真文件的合法性、规范性。2.明确职责，严格流程，保证传真文件处理的准确性和及时性。3.注重保密，防止传真文件在传递过程中出现信息泄露。二、传真设备管理（一）设备配备1.公司根据业务需求，统一配备传真机，并指定专人负责日常维护和管理。2.各部门如需额外增加传真设备，需提前向行政部门提出申请，经批准后统一购置和配置。（二）设备维护1.定期对传真机进行清洁、保养，确保设备正常运行。2.建立传真机维修记录，及时记录设备故障情况及维修结果。3.如传真机出现故障，应立即通知行政部门安排维修，维修期间可使用备用传真设备或其他紧急通讯方式替代。（三）设备更换1.传真机使用达到规定年限或出现严重故障无法修复时，由行政部门提出更换申请，经公司领导批准后进行更换。2.新传真机购置后，应及时进行安装调试，并确保与原有系统兼容。三、传真文件收发管理（一）收文管理1.传真机接收文件时，应设置专人负责接听，及时记录传真号码、发送时间、发送单位等信息。2.收到传真文件后，应立即进行登记，登记内容包括文件标题、文号、页数、密级、紧急程度等。3.根据文件内容和紧急程度，及时将传真文件分发给相关部门或人员，并要求收件人在登记表上签字确认。4.对于紧急文件，应立即通知收件人领取，并跟踪文件处理进度，确保文件得到及时处理。（二）发文管理1.各部门如需发送传真文件，应填写《传真发文审批表》，详细注明传真号码、发送单位、文件标题、文号、页数、密级、紧急程度等信息，并经部门负责人审核签字。2.《传真发文审批表》经审核通过后，交行政部门统一安排发送。行政部门应在收到审批表后的[X]个工作日内完成传真发送，并做好记录。3.发送传真文件时，应确保文件内容清晰、准确，避免出现模糊、遗漏等情况。同时，要注意核对传真号码，确保文件发送至正确的单位。4.对于重要文件或涉及公司机密的文件，应采取加密传真或其他保密措施进行发送，确保文件安全。四、传真文件归档管理（一）归档范围1.公司收发的所有传真文件，包括内部文件、外部文件、合同协议、报告报表等。2.与传真文件相关的附件、批文、回执等资料。（二）归档要求1.传真文件应按照年度、月份、类别进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。2.归档文件应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂改或丢失。如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。3.每份传真文件应编制唯一的编号，并在文件首页加盖“归档章”，注明归档日期、保管期限等信息。4.归档文件应使用专用文件夹或档案盒进行存放，并在文件夹或档案盒上标明年度、月份、类别等信息，便于查找和管理。（三）保管期限1.传真文件的保管期限应根据文件的重要性和性质确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件包括公司重要的规章制度、合同协议、财务报表、人事档案等；长期保管的文件包括一般性的业务文件、报告报表等，保管期限为[X]年；短期保管的文件包括临时性的通知、便函等，保管期限为[X]年。3.保管期限届满后，应按照公司档案管理制度的规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全和有效利用。五、传真文件保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的传真文件，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密、专人传递等措施，防止文件泄露。2.传真文件的收发人员应严格遵守保密规定，不得擅自将文件内容透露给无关人员。3.在传真文件的处理过程中，应避免在公共场所谈论文件内容，如需讨论，应选择在保密场所进行。（二）保密教育1.公司定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识和责任感。2.涉及传真文件收发的人员应参加专门的保密培训，了解传真文件保密管理的相关规定和操作流程。（三）泄密处理1.如发现传真文件存在泄密情况，应立即采取措施进行补救，并及时向上级领导报告。2.对于因工作失误或故意泄露公司机密的人员，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。六、传真文件使用规范（一）使用权限1.公司员工应根据工作职责和岗位需求，经部门负责人批准后，方可使用传真文件。2.严禁非公司员工擅自使用公司传真设备发送或接收文件。（二）使用要求1.员工在使用传真文件时，应确保文件的真实性、准确性和完整性，不得擅自修改或伪造文件内容。2.传真文件应按照规定的格式和字体进行排版，确保文件清晰、易读。3.在使用传真文件过程中，如发现文件存在问题或疑问，应及时与发文部门或相关人员沟通核实，不得擅自处理。（三）文件归还1.员工使用完传真文件后，应及时将文件归还至行政部门或指定的文件保管人员，并办理交接手续。2.对于借阅期限较长的传真文件，借阅人应定期向行政部门或文件保管人员汇报文件使用情况，确保文件安全。七）监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责定期对公司传真文件的管理情况进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括传真设备的运行情况、文件收发登记情况、归档管理情况、保密措施落实情况等。（二）考核评价1.公司将传真文件管理工作纳入员工绩效考核体系，对在传真文件管理工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对于违反传真文件管理制度的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、警