如何规范加油卡管理制度

PAGE如何规范加油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司加油卡管理，确保加油卡使用的安全、规范、高效，保障公司车辆正常运行，降低运营成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆使用的加油卡，包括公司自有车辆、租赁车辆等。（三）基本原则1.合法性原则：加油卡管理必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所有操作合法合规。2.安全性原则：保障加油卡信息安全，防止加油卡被盗用、冒用等情况发生，确保资金安全。3.规范性原则：明确加油卡申请、领用、使用、充值、保管、挂失、注销等各个环节的操作流程和规范，做到有章可循。4.效益性原则：通过科学管理，提高加油卡使用效率，降低公司车辆燃油成本，实现公司经济效益最大化。二、管理职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善加油卡管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责加油卡的统一采购、登记、发放、回收及注销等工作。3.定期对加油卡管理情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）财务部门1.负责加油卡充值资金的审核、支付及账务处理。2.定期与综合管理部门核对加油卡充值及使用情况，确保账目清晰。3.对加油卡费用进行统计分析，为公司成本控制提供数据支持。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆加油卡的申请、领用、保管和使用，并指定专人负责加油卡的日常管理。2.严格按照规定的流程使用加油卡，确保加油卡使用的真实性、合理性和合规性。3.及时向综合管理部门反馈加油卡使用过程中出现的问题，配合做好加油卡的相关管理工作。三、加油卡申请与领用（一）申请1.车辆使用部门因工作需要使用加油卡时，应填写《加油卡申请表》，详细注明申请加油卡的车辆信息（包括车牌号、车型等）、预计使用期限、申请理由等内容。2.《加油卡申请表》经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门。（二）审核综合管理部门收到《加油卡申请表》后，对申请信息进行审核。审核内容包括车辆使用情况、申请理由的合理性、预计使用期限的准确性等。如审核通过，在申请表上签字确认；如审核不通过，应及时与车辆使用部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（三）领用1.经审核通过的加油卡申请，由综合管理部门统一办理加油卡领用手续。2.综合管理部门根据申请信息，为车辆使用部门领取相应的加油卡，并在加油卡管理系统中进行登记，记录加油卡卡号、领取时间、领取人等信息。3.加油卡领取后，综合管理部门应及时将加油卡发放给车辆使用部门指定的专人，并办理交接手续，双方签字确认。四、加油卡使用（一）使用规定1.加油卡仅限公司车辆在指定的加油站使用，不得转借、出租或用于其他非公司车辆加油。2.车辆使用部门应严格按照车辆实际行驶里程和油耗情况合理使用加油卡，确保加油卡使用的真实性和合理性。3.在加油时，加油卡使用人应主动配合加油站工作人员进行操作，确保加油信息准确无误。如发现加油信息有误，应及时与加油站工作人员沟通并更正。4.加油卡使用人应妥善保管加油卡，不得将加油卡随意放置或交给无关人员使用。如加油卡丢失或被盗，应立即向综合管理部门挂失，并按规定办理相关手续。（二）使用记录1.加油站应在每次加油后为车辆使用部门提供加油凭证，加油凭证上应注明加油时间、加油站名称、加油金额、加油量等信息。2.车辆使用部门指定的专人应及时将加油凭证收集整理，并定期提交至综合管理部门。综合管理部门应根据加油凭证，在加油卡管理系统中录入加油记录，确保加油信息的准确完整。3.财务部门应根据加油卡管理系统中的加油记录和加油凭证，对加油费用进行审核和账务处理。五、加油卡充值（一）充值申请1.当加油卡余额不足时，车辆使用部门应及时向综合管理部门提出加油卡充值申请。充值申请应填写《加油卡充值申请表》，注明加油卡卡号、当前余额、申请充值金额等信息。2.《加油卡充值申请表》经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门。（二）充值审核综合管理部门收到《加油卡充值申请表》后，对充值申请信息进行审核。审核内容包括加油卡余额情况、充值金额的合理性、车辆近期加油情况等。如审核通过，在申请表上签字确认，并将充值申请提交至财务部门；如审核不通过，应及时与车辆使用部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（三）充值操作1.财务部门收到综合管理部门提交的加油卡充值申请后，对充值金额进行审核。审核无误后，按照公司财务管理制度办理充值资金的支付手续。2.财务部门在完成充值资金支付后，应及时通知综合管理部门。综合管理部门根据财务部门提供的充值信息，在加油卡管理系统中对加油卡进行充值操作，并更新加油卡余额。六、加油卡保管（一）保管责任1.加油卡由车辆使用部门指定的专人负责保管，保管人员应妥善保管加油卡，确保加油卡安全无遗失。2.保管人员不得擅自将加油卡带出公司或交予他人使用，如因工作需要带出公司，应经部门负责人批准，并做好登记和交接手续。（二）保管要求1.加油卡应存放在安全可靠的地方，避免与尖锐物品、磁性物品等接触，防止加油卡损坏或消磁。2.保管人员应定期检查加油卡的保管情况，如发现加油卡有损坏、遗失等情况，应及时向综合管理部门报告，并按规定办理相关手续。七、加油卡挂失与补办（一）挂失1.如发现加油卡丢失或被盗，加油卡使用人应立即向综合管理部门挂失。挂失时应提供加油卡卡号、车辆信息等相关资料，并填写《加油卡挂失申请表》。2.综合管理部门收到挂失申请后，应及时在加油卡管理系统中对加油卡进行挂失处理，防止加油卡被他人冒用。同时，通知财务部门对该加油卡进行监控，暂停相关资金支付。（二）补办1.加油卡挂失后，如确认加油卡无法找回，车辆使用部门应填写《加油卡补办申请表》，注明挂失时间、加油卡卡号、车辆信息等内容，并提交至综合管理部门。2.综合管理部门收到补办申请后，对申请信息进行审核。审核通过后，为车辆使用部门办理加油卡补办手续，并在加油卡管理系统中更新相关信息。3.加油卡补办后，原加油卡绑定的相关信息（如加油卡账户、密码等）自动失效，车辆使用部门应重新设置相关信息。同时，财务部门应根据补办情况，对加油卡充值及使用记录进行调整。八、加油卡注销（一）注销申请1.当车辆不再使用或加油卡不再需要时，车辆使用部门应填写《加油卡注销申请表》，注明加油卡卡号、车辆信息、注销原因等内容，并提交至综合管理部门。2.《加油卡注销申请表》经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门。（二）注销审核综合管理部门收到《加油卡注销申请表》后，对注销申请信息进行审核。审核内容包括加油卡使用情况、是否存在未结清的费用、加油卡是否完好等。如审核通过，在申请表上签字确认，并将注销申请提交至财务部门；如审核不通过，应及时与车辆使用部门沟通，说明原因并要求其处理相关问题。（三）注销操作1.财务部门收到综合管理部门提交的加油卡注销申请后，对加油卡账户进行核对，确保不存在未结清的费用。如无问题，办理加油卡账户注销手续，并将相关信息反馈给综合管理部门。2.综合管理部门根据财务部门提供的注销信息，在加油卡管理系统中对加油卡进行注销操作，并收回加油卡。同时，将加油卡注销情况通知车辆使用部门。九、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门应定期对加油卡管理情况进行检查，检查内容包括加油卡申请、领用、使用、充值、保管、挂失、注销等环节的操作是否规范，加油卡管理系统数据是否准确完整等。2.财务部门应定期与综合管理部门核对加油卡充值及使用情况，对加油费用进行统计分析，检查加油卡使用的合理性和合规性。3.车辆使用部门应加强对本部门加油卡使用情况的自查自纠，确保加油卡使用符合规定要求。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用加油卡的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款