采购下单流程制度及流程规范

PAGE采购下单流程制度及流程规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购下单流程，确保采购活动的高效、有序进行，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购下单活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购下单活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。客观性原则：采购下单应基于客观需求，避免盲目采购和重复采购，确保采购物资与公司实际需求相符。效益性原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购下单过程应公开透明，接受公司内部监督，确保公平竞争，防止腐败行为。及时性原则：采购下单应及时准确，确保物资按时供应，避免因采购延误影响公司生产经营活动。二、采购需求的提出1.需求部门职责各需求部门应根据公司生产经营计划、业务发展需求以及实际工作需要，及时、准确地提出采购需求。需求部门应详细填写采购申请单，注明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并确保申请单内容真实、完整。对于紧急采购需求，需求部门应提前与相关部门沟通协调，说明紧急原因，并在采购申请单上注明“紧急采购”字样。2.采购申请单的审批采购申请单应按照公司规定的审批流程进行审批。一般采购申请单由需求部门负责人审核后，提交至采购部门；对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购申请单，还需经过财务部门、分管领导等相关部门的审核批准。审批部门应重点审核采购需求的合理性、必要性、预算情况以及与公司整体战略和业务计划的一致性。对于不符合要求的采购申请，审批部门应及时提出修改意见或予以驳回。三、采购部门职责1.采购计划制定采购部门应根据公司采购申请单，结合库存情况、市场供应情况以及采购周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、供应商选择等内容。采购部门应定期对采购计划进行评估和调整，确保采购计划的合理性和有效性。对于因市场变化、生产计划调整等原因导致的采购计划变更，采购部门应及时与需求部门沟通协调，并重新履行审批手续。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估与选择机制，对潜在供应商进行全面调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，采购部门应选择合格的供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、资质证书、产品质量认证、业绩情况、联系方式等内容。采购部门应定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等，以激励供应商提高服务质量和产品质量。3.采购订单下达采购部门应根据采购计划和选定的供应商，及时下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款，并确保订单内容准确无误。采购订单下达前，采购部门应与供应商进行沟通确认，确保供应商能够按照订单要求按时、按质、按量供应物资。对于重要采购订单，采购部门应要求供应商提供书面确认函。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，及时解决订单执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质交付。四、采购合同签订1.合同签订原则采购合同应按照《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定签订，确保合同合法有效。采购合同应明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义条款。采购合同应采用书面形式签订，合同文本应加盖双方公章或合同专用章，并由双方授权代表签字确认。2.合同签订流程采购部门在下达采购订单后，应根据订单内容起草采购合同。采购合同应包含采购订单中的各项条款，并根据实际情况进行补充和完善。采购合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范条款等内容，并提出修改意见。根据法务部门的审核意见，采购部门对合同文本进行修改完善后，提交至分管领导审批。分管领导应从公司整体利益出发，对合同的签订进行全面审查，并做出审批决定。经分管领导审批通过后，采购部门应与供应商签订采购合同。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购活动的重要依据。五、采购物资验收1.验收标准采购物资的验收应按照合同约定的质量标准、规格型号、数量等要求进行。对于没有合同约定的物资，应按照国家相关标准或行业通用标准进行验收。验收标准应明确、具体，具有可操作性，确保验收人员能够准确判断物资是否符合要求。2.验收流程采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货后，采购部门应及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照验收标准对物资的数量、规格型号、外观质量、性能指标等进行逐一检查，并填写验收报告。对于验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的物资，验收人员应出具不合格报告，注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。采购部门应跟踪不合格物资的处理情况，督促供应商采取有效措施进行整改或退换货，确保公司利益不受损失。六、采购付款1.付款原则采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保公司资金安全和供应商合法权益。采购付款应遵循审批流程，未经审批不得擅自付款。2.付款流程采购部门在收到供应商开具的发票后，应核对发票内容与采购合同、验收报告是否一致。核对无误后，采购部门应填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。付款申请单应按照公司规定的审批流程进行审批。审批部门应重点审核付款申请的真实性、合法性、准确性以及与合同约定的一致性。对于不符合要求的付款申请，审批部门应及时提出修改意见或予以驳回。经审批通过后，财务部门应按照付款申请单上的付款方式和时间进行付款操作。付款完成后，财务部门应及时登记入账，并将付款凭证归档保存。七、采购档案管理**1.档案内容采购档案应包括采购申请单、采购计划、采购订单、采购合同、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。2.档案管理职责采购部门负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。采购部门应指定专人负责采购档案管理，确保档案资料的完整性和准确性。采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应进行备份存储，确保数据安全。采购档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于超过保管期限的档案，采购部门应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息，并经部门负责人审批后，到采购部门查阅档案。公司外部人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应经公司分管领导批准，并按照公司规定办理查阅手续。查阅过程中，采购部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全。因工作需要借阅采购档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，并经部门负责人审批后，到采购部门办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。八、监督与考核1.监督机制公司应建立健全采购监督机制，加强对采购下单流程各环节的监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，重点检查采购流程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，并追究相关人员的责任。2.考核指标公司应建立采购工作考核制度，对采购部门及相关人员的工作业绩进行考核评价。考核指标应包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购物资质量情况、供应商管理情况、合同履行情况等方面。采购任务完成情况主要考核采购部门是否按照采购计划及时、准确地完成采购任务，确保物资供应的及时性。采购成本控制情况主要考核采购部门是否通过合理的采购策略和谈判技巧，有效降低采购成本，提高采购效益。采购物资质量情况主要考核采购部门采购的物资是否符合质量要求，是否因质量问题给公司带来损失。供应商管理情况主要考核采购部门对供应商的评估、选择、考核、管理等工作是否到位，供应商是否能够按时、按质、按量供应物资。合同履行情况主要考核采购部门是否按照采购合同约定履行义务，是否及时处理合同执行过程中出现的问题，维护公司合法权益。3.考核方式与结果应用采购工作考核应采取定期考核与不定期考核相结合的方式进行。定期考核一般每年进行一次，不定期考核根据实际工作需要适时开展。考核结果应作为采购部门及相关人员绩效评价、薪酬调整、晋升奖励等的重要依据。对于