单位复印机使用规范制度

PAGE单位复印机使用规范制度总则1.目的为了加强单位复印机的管理，确保复印机的正常使用，提高工作效率，节约办公成本，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于单位内所有复印机的使用、维护及管理。3.基本原则复印机的使用应遵循安全、高效、节约的原则，确保设备的正常运行，满足工作需要，同时避免资源浪费。复印机使用管理1.使用人员资格单位内所有员工均可使用复印机，但必须经过相关培训，熟悉复印机的操作方法和注意事项。未经培训或培训不合格者，不得擅自使用复印机。2.使用预约如需使用复印机，应提前预约，填写《复印机使用预约登记表》，注明使用时间、使用内容、预计使用时长等信息。预约成功后，应按照预约时间使用复印机，如因特殊情况需要更改预约时间，应提前通知复印机管理人员。3.使用流程使用人员到达复印机后，应先检查复印机是否正常，如有故障应及时通知复印机管理人员。按照所需复印的内容和份数，设置复印机的参数，如纸张大小、复印比例、颜色等。放置原稿，注意原稿的放置方向和顺序，确保复印效果清晰。按下复印按钮，等待复印完成。复印完成后，取出复印件，整理好原稿，关闭复印机电源。4.使用注意事项不得擅自更改复印机的设置参数，以免影响复印效果或损坏复印机。禁止使用复印机复印涉密文件，如需复印涉密文件，应按照单位的保密规定办理相关手续。不得在复印机上放置易燃、易爆物品，以免发生火灾。保持复印机的清洁卫生，使用完毕后应清理复印机周围的纸屑和杂物。复印机维护管理1.日常维护复印机管理人员应每天对复印机进行清洁和检查，包括机身表面、进纸口、出纸口、硒鼓等部位，确保复印机的正常运行。定期清理复印机的纸盒和纸路，防止卡纸和灰尘积累。按照复印机的使用说明书，定期更换复印机的耗材，如硒鼓、墨粉、纸张等。2.故障维修当复印机出现故障时，使用人员应及时通知复印机管理人员。复印机管理人员应及时对故障进行排查和维修，如遇复杂故障或无法解决的问题，应及时联系复印机厂家的售后服务人员。在维修复印机时，应做好维修记录，包括故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息。3.定期保养复印机管理人员应按照复印机的使用说明书，定期对复印机进行保养，如清洁光学部件、润滑机械部件、校准传感器等。定期保养的时间间隔和内容应根据复印机的使用情况和厂家的建议进行确定。复印机耗材管理1.耗材采购复印机耗材的采购应按照单位的采购制度进行，选择质量可靠、价格合理的供应商。采购人员应根据复印机的使用情况和库存情况，合理制定耗材采购计划，确保耗材的及时供应。2.耗材验收耗材到货后，采购人员应及时通知复印机管理人员进行验收。复印机管理人员应按照采购合同和产品质量标准，对耗材的规格、型号、数量、质量等进行验收，确保耗材符合要求。3.耗材存储耗材应存放在干燥、通风、阴凉的地方，避免阳光直射和潮湿环境。不同型号和规格的耗材应分别存放，并有明显的标识，防止混淆。4.耗材使用复印机管理人员应按照复印机的使用说明书，正确使用耗材，确保耗材的使用寿命和复印效果。使用人员在使用耗材时，应注意节约，避免浪费。复印机安全管理1.电气安全复印机应使用符合国家标准的电源插座，并有接地保护措施。禁止在复印机上私拉乱接电线，禁止使用不合格的电器设备。在插拔复印机的电源线时，应先关闭复印机电源，避免触电事故。2.防火安全复印机周围应保持清洁，不得堆放易燃、易爆物品。应配备灭火器材，并定期检查其有效性。如发生火灾，应立即切断电源，使用灭火器材进行灭火，并及时报警。3.防盗安全复印机应安装在安全可靠的地方，并有专人负责管理。下班时，应关闭复印机电源，锁好复印机柜门，防止被盗。违规处理1.违规行为未经培训擅自使用复印机。擅自更改复印机的设置参数。使用复印机复印涉密文件未按规定办理手续。在复印机上放置易燃、易爆物品。故意损坏复印机或浪费耗材。未按规定预约使用复印机。未按规定进行复印机的维护和管理。2.处理措施对于首次违规的员工，给予口头警告，并责令其改正。对于多次违规或情节严重的员工，给予书面警告，并视情节轻重给予相应的经济