办公厅值班值守制度规范

PAGE办公厅值班值守制度规范一、总则（一）目的为进一步加强办公厅值班值守工作，确保信息畅通，及时、准确、妥善处理各类紧急事务，保障公司/组织各项工作的正常运转，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于办公厅全体值班人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和行业标准，确保值班工作合法合规。2.坚守岗位，认真履行职责，不得擅离职守。3.及时、准确、全面地收集、报告和处理各类信息，做到快速反应、高效处置。4.严格保密制度，妥善保管值班期间涉及的各类文件、资料和信息。二、值班安排（一）值班人员构成办公厅值班人员由专职值班员和轮流值班的工作人员组成。专职值班员负责日常值班工作的组织和协调，轮流值班人员按照排班表依次参与值班。（二）值班时间实行全年365天24小时值班制度。值班班次分为白班（8:0017:00）、夜班（17:00次日8:00）。（三）排班方式1.专职值班员固定排班。2.轮流值班人员根据部门人员数量和工作实际情况，制定详细的排班表，确保每个工作日都有人员值班。排班表提前一周公布，并报办公厅负责人审核备案。3.遇法定节假日、重大活动等特殊时期，根据工作需要调整值班安排，确保值班力量充足。（四）值班交接1.值班人员应提前10分钟到达值班室，做好值班准备工作。2.上一班值班人员应在下班前30分钟与下一班值班人员进行交接，交接内容包括：值班记录、文件资料、设备设施、未处理完毕的事项等。交接双方应在值班交接记录上签字确认。3.如遇特殊情况无法按时交接，应提前与对方沟通，并委托他人代为交接，确保值班工作的连续性。三、值班职责（一）信息收集与报告1.密切关注公司/组织内外动态，及时收集各类信息，包括但不限于：上级指示、工作进展、突发事件、舆情信息等。2.对收集到的信息进行认真分析、整理，按照规定的程序和时限及时报告。一般性信息应在[X]小时内报告，紧急信息应立即报告，并持续跟踪反馈后续情况。3.报告方式可采用电话、短信、邮件、书面报告等，确保信息传递准确、及时、安全。（二）应急处置1.接到突发事件报告后，立即启动应急预案，按照规定的职责和程序进行处置。2.协调相关部门和人员迅速赶赴现场，组织开展应急救援、抢险救灾、秩序维护等工作，确保人员生命安全和公司/组织财产损失降到最低限度。3.及时向上级主管部门和相关领导报告事件处置情况，根据领导指示和现场实际情况调整处置措施。（三）文件处理1.负责接收、登记、传阅、保管各类文件、信件、传真等，确保文件传递及时、准确。2.对紧急文件和重要事项及时报告办公厅负责人，并按照领导批示进行处理。3.定期对文件进行整理、归档，妥善保管，以备查阅。（四）电话接听与记录1.认真接听值班电话，礼貌应答，准确记录来电内容。2.对于咨询类电话，应耐心解答；对于投诉类电话，应详细记录，并及时协调相关部门处理；对于紧急事项，应立即报告并按照应急预案进行处置。3.定期对值班电话记录进行整理、分析，总结工作中存在的问题和不足，提出改进措施。（五）来访接待1.负责接待来访人员，热情礼貌，做好登记和引导工作。2.对于一般性来访，应及时协调相关部门进行处理；对于重要来访，应立即报告办公厅负责人，并按照领导指示做好接待安排。3.维护值班室秩序，确保来访人员安全。（六）安全保卫1.负责值班室及周边区域的安全保卫工作，定期巡查，确保门窗、水电等设施设备正常运行。2.发现安全隐患及时报告并采取措施进行处理，确保值班工作环境安全。3.严格遵守安全保密制度，不得随意透露公司/组织内部信息和值班情况。四、值班纪律（一）坚守岗位值班人员必须严格遵守值班时间，不得迟到、早退、旷工，不得擅自离岗、脱岗。因特殊情况需要请假的，应提前向办公厅负责人报告，并安排好替班人员。（二）认真履职值班人员应认真履行值班职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。对各类信息和事务要及时、准确、妥善处理，不得延误、漏报、瞒报。（三）严格保密值班人员要严格遵守保密制度，妥善保管值班期间涉及的各类文件、资料、信息等，不得泄露给无关人员。对因工作需要知悉的公司/组织机密事项，要严格保密，不得擅自传播。（四）文明值班值班人员要文明礼貌，热情服务，使用文明用语，不得与来访人员发生争吵或冲突。保持值班室整洁卫生，爱护值班设备设施。（五）遵守规定值班人员要严格遵守公司/组织的各项规章制度，服从值班负责人的指挥和调度。不得在值班期间从事与值班工作无关的事情。五、值班记录与档案管理（一）值班记录1.值班人员应认真填写值班记录，记录内容包括：值班时间、值班人员姓名、值班情况（包括信息收集与报告、应急处置、文件处理、电话接听、来访接待等）、设备设施运行情况、未处理完毕的事项及交办情况等。2.值班记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，不得随意涂改。3.值班记录应妥善保管，存档期限为[X]年。（二）档案管理1.办公厅应建立值班值守档案，对值班工作中形成的各类文件、资料、记录等进行分类整理、归档保存。2.档案内容应包括：值班排班表、值班记录、应急处置预案及相关文件、信息报告及处理情况、电话记录、来访登记等。3.档案管理应做到规范、有序，便于查阅和使用。定期对档案进行清理和更新，确保档案的完整性和时效性。六、培训与考核（一）培训1.定期组织值班人员进行业务培训，培训内容包括：值班职责、信息报告流程、应急处置方法、文件处理规范、保密制度等。2.培训方式可采用集中授课、案例分析、模拟演练等多种形式，提高值班人员的业务水平和应急处置能力。3.鼓励值班人员自主学习，不断更新知识，提升综合素质。（二）考核1.建立值班人员考核制度，对值班人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括：值班纪律执行情况、值班职责履行情况、信息报告及处理质量、应急处置能力等。2.考核方式采用日常检查、定期抽查、群众评议相结合的方式进行。3.对考核优秀者给予表彰和奖励，对考核不合格者进行批评教育，