档案室手机管理制度规范

PAGE档案室手机管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和安全性，规范进入档案室人员的手机使用行为，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有进入档案室的员工、访客及其他相关人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案室档案资料不受手机使用带来的安全威胁，包括但不限于信息泄露、电磁干扰等。2.合规合法原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业关于档案管理的标准规范，确保制度的合法性和有效性。3.统一管理原则：对进入档案室人员的手机使用进行统一要求和管理，避免出现管理漏洞。二、档案室手机使用规定（一）进入档案室前1.所有进入档案室的人员，应在档案室入口处主动将手机关机或调至静音状态，并放入专门设置的手机存放柜。2.存放手机时，需确保手机处于关机或静音状态，且不得携带任何可能对档案资料造成损害的物品，如具有拍照、录像功能的外接设备等。（二）档案室期间1.在档案室工作期间，严禁任何人私自开启手机或使用与工作无关的电子设备。2.如有紧急情况需要使用手机，必须经档案室负责人批准，并在指定的区域内使用，使用完毕后立即关机并归还存放柜。3.禁止在档案室使用手机进行拍照、录像、录音、传输文件等任何可能涉及档案资料泄露的操作。（三）离开档案室后离开档案室时，应到手机存放柜处取回手机，确认手机状态正常后离开。三、监督与检查（一）定期检查1.档案室管理人员应定期对手机存放柜进行检查，确保手机存放规范，无异常情况。2.每周至少进行一次全面检查，包括检查手机存放数量、是否有违规开启手机的迹象等。（二）不定期抽查1.档案室负责人或公司相关管理部门可对进入档案室人员的手机使用情况进行不定期抽查。2.抽查方式包括但不限于现场查看手机存放柜、询问相关人员等，对于发现的违规行为及时进行处理。（三）违规处理1.对于违反本手机管理制度规范的人员，将视情节轻重给予相应的处罚。2.初次违规者，给予警告处分，并进行全公司通报批评。3.再次违规者，扣除当月绩效奖金，并责令其在公司内部会议上作出检讨。4.对于因违规行为导致档案资料泄露或造成其他严重后果的，将依法依规追究其法律责任，并解除劳动合同。四、培训与宣传（一）入职培训1.新员工入职时，应将档案室手机管理制度规范纳入入职培训内容，确保新员工了解并遵守相关规定。2.培训内容包括制度的目的、适用范围、具体规定以及违规处理措施等，培训时间不少于[X]分钟。（二）定期宣传1.公司应定期通过内部公告、邮件、宣传栏等方式对档案室手机管理制度规范进行宣传，提高全体员工的知晓度和重视程度。2.每季度至少进行一次全面宣传，重点强调手机使用安全对档案管理的重要性以及违规行为的后果。五、特殊情况处理（一）手机故障1.若员工手机在进入档案室前出现故障无法关机或调至静音状态，应及时向档案室管理人员说明情况，并在档案室管理人员的监督下进行维修或更换电池等操作，确保手机不会对档案资料造成影响。2.如手机故障可能涉及信息安全问题，档案室管理人员有权禁止该手机进入档案室，并要求员工采取其他方式解决通讯问题。（二）紧急通讯需求1.如遇紧急情况，员工确需在档案室使用手机进行通讯，应立即向档案室负责人报告，并说明紧急情况的性质和通讯需求。2.档案室负责人在评估情况后，可批准员工在指定区域内使用手机，但使用时间应尽量缩短，并确保手机使用过程不会对档案资料造成任何安全威胁。六、附则（一）解释权本管理制度规范由公司档案室负责解释。（二）修订与更新1.本制度将根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况的变化适时进行修订