会议室规范管理制度范本

PAGE会议室规范管理制度范本一、总则（一）目的为了加强公司会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室等。（三）基本原则1.高效利用原则：充分发挥会议室的功能，提高使用效率，避免资源浪费。2.统一管理原则：会议室由公司行政部门统一管理，确保管理的规范性和一致性。3.服务至上原则：以服务公司各项工作为宗旨，为参会人员提供良好的会议环境和设施。二、会议室使用规定（一）预约流程1.各部门如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明会议时间、会议主题、参会人数等信息。2.《会议室使用申请表》提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行审核和安排。3.审核通过后，行政部门将以邮件或短信的形式通知申请部门，并告知会议室的具体使用信息。（二）使用时间1.会议室的使用时间为正常工作日的[具体时间段]，如需在非工作时间使用会议室，需提前向行政部门申请，并经相关领导批准。2.会议开始前[X]分钟，参会人员应到达会议室进行签到和准备工作；会议结束后，应及时清理会议室，保持会议室的整洁。（三）使用人数限制1.大型会议室可容纳[X]人，中型会议室可容纳[X]人，小型会议室可容纳[X]人。各部门应根据参会人数合理选择会议室，避免造成资源浪费。2.如因特殊情况需要超过会议室容纳人数使用，需提前向行政部门申请，并采取相应的安全措施。（四）会议主题及内容要求1.会议主题应明确、具体，与公司的工作相关。严禁在会议室召开与公司工作无关的会议或活动。2.会议内容应符合法律法规和公司的相关规定，不得涉及违法违规、商业机密等敏感信息。（五）设备使用规定1.会议室配备的设备包括投影仪、音响设备、麦克风、电脑等，各部门在使用过程中应爱护设备，如有损坏应及时向行政部门报告。2.使用投影仪时，应提前调试好设备，确保画面清晰、声音正常。如需使用外接设备，应提前告知行政部门，由行政部门安排专业人员进行连接和调试。3.使用音响设备和麦克风时，应注意音量适中，避免影响他人。使用完毕后，应及时关闭设备电源。三、会议室管理职责（一）行政部门职责1.负责会议室的日常管理工作，包括会议室的清洁、设备维护、物资配备等。2.审核各部门提交的《会议室使用申请表》，根据会议室的使用情况进行合理安排。3.定期检查会议室的设施设备，确保设备正常运行，及时发现并解决问题。4.负责会议室的钥匙管理，严格按照规定发放和回收钥匙。（二）使用部门职责1.按照本制度的规定，提前预约会议室，并填写《会议室使用申请表》。2.负责会议期间的组织和管理工作，确保会议的顺利进行。3.爱护会议室的设施设备，如有损坏应及时向行政部门报告，并承担相应的维修费用。4.会议结束后，及时清理会议室，保持会议室的整洁。（三）参会人员职责1.遵守会议室的使用规定，按时参加会议。2.爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或带走会议室的物品。3.保持会议室的安静，不得在会议期间大声喧哗、接听电话或从事与会议无关的事情。四、会议室清洁与维护（一）清洁标准1.会议室地面应保持干净、整洁，无杂物、无污渍。2.会议桌椅应摆放整齐，桌面、椅子表面应擦拭干净。3.会议室的门窗、玻璃应保持明亮，无灰尘、无污渍。4.会议室的垃圾桶应及时清理，保持垃圾桶内无垃圾溢出。（二）清洁频率1.每日会议结束后，使用部门应安排专人对会议室进行简单清洁，包括清理桌面、地面垃圾等。2.每周行政部门应安排专人对会议室进行全面清洁，包括擦拭桌椅、门窗、玻璃等，确保会议室的整洁卫生。（三）设备维护1.行政部门应定期对会议室的设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.对于出现故障的设备，行政部门应及时联系专业维修人员进行维修，并做好记录。3.各部门在使用设备过程中如发现问题，应及时向行政部门报告，不得擅自拆卸或维修设备。五、会议室安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.严禁在会议室吸烟和使用明火，不得在会议室堆放易燃、易爆物品。3.参会人员应熟悉会议室的安全出口和疏散通道，遇有紧急情况应按照应急预案迅速疏散。（二）用电安全1.会议室的电器设备应按照规定正确使用，不得超负荷运行。2.严禁私拉乱接电线，不得在会议室使用大功率电器。3.会议结束后，应及时关闭会议室的电器设备电源，避免发生火灾等安全事故。（三）其他安全事项1.会议室的门窗应保持关闭，防止无关人员进入。2.如有贵重物品或重要文件需要在会议室存放，应妥善保管，确保安全。六、违规处理（一）违规行为1.未按规定提前预约会议室，擅自使用会议室。2.未按规定使用会议室，如改变会议主题、超人数使用等。3.损坏会议室的设施设备，未及时报告或未承担相应的维修费用。4.在会议室吸烟、使用明火或堆放易燃、易爆物品。5.未遵守会议室的使用规定，影响会议正常进行。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求违规部门或个人立即改正。2.对于多次违规行为或情节严重的违规行为，行政部门将视情况给予