档案资料管理员制度规范

PAGE档案资料管理员制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案资料实行集中统一管理，由档案资料管理部门负责统筹协调，确保档案资料管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案资料应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保内容准确无误。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案资料管理部门及职责（一）档案资料管理部门设置公司设立专门的档案资料管理部门，负责公司档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案资料管理部门职责1.制定和完善档案资料管理制度根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定和完善档案资料管理制度，确保档案资料管理工作有章可循。2.档案资料的收集与整理负责收集公司各部门在业务活动中形成的各类档案资料，按照档案分类标准进行整理、编目和装订，确保档案资料的系统性和完整性。3.档案资料的保管建立健全档案资料保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案资料的安全存储。对档案资料进行定期检查和维护，及时发现并处理档案资料存在的问题。4.档案资料的鉴定与销毁定期对档案资料进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案资料的存毁意见。对确无保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁，确保档案资料的真实性和有效性。5.档案资料的统计与分析建立档案资料统计台账，对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司档案资料管理决策提供依据。6.档案资料的利用服务积极开展档案资料的利用服务工作，为公司各部门和员工提供档案资料查询、借阅等服务。根据公司业务需要，编制档案资料检索工具和参考资料，为公司领导决策和业务工作提供支持。7.档案资料管理信息化建设推进档案资料管理信息化建设，利用现代信息技术手段，实现档案资料的数字化管理和远程查询利用，提高档案资料管理工作的效率和水平。8.对公司各部门档案资料管理工作的指导与监督定期对公司各部门档案资料管理工作进行检查和指导，督促各部门严格按照档案资料管理制度开展工作，确保公司档案资料管理工作的整体质量。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类公司档案资料分为以下几大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、董事会决议、股东会决议等，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等，公司会议纪要、工作报告、工作计划等，公司资质证书、荣誉证书等。2.人力资源类包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、奖惩等相关文件，员工档案、劳动合同、社会保险缴纳记录等，人事任免文件、员工调动记录等。3.财务审计类包括公司财务预算、决算、报表等相关文件，财务凭证、账簿、审计报告等，税务申报、缴纳记录等。4.市场营销类包括市场调研、营销策划、广告宣传等相关文件，客户档案、销售合同、订单记录等，市场活动方案、促销活动记录等。5.生产管理类包括生产计划、生产工艺、质量控制等相关文件，生产设备台账、维护记录等，产品研发资料、技术文档等。6.项目管理类包括项目立项、可行性研究报告、项目预算等相关文件，项目进度报告、项目验收报告等，项目合同、协议等。7.法律事务类包括公司诉讼、仲裁案件相关文件，合同审查意见、法律意见书等，知识产权保护文件、商标注册资料等。8.其他类除上述各类档案资料外，公司在其他业务活动中形成的具有保存价值的文件资料。（二）档案资料编号档案资料编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码按照档案资料分类，为每大类档案资料设定一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01人力资源类：02财务审计类：03市场营销类：04生产管理类：05项目管理类：06法律事务类：07其他类：082.年度采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“2023”表示2023年。3.流水号按照档案资料形成的先后顺序，为每一份档案资料编制一个四位数字流水号，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案资料，其编号为“01230001”。四、档案资料的收集与整理（一）档案资料收集要求1.明确收集范围各部门应按照档案资料管理制度的要求，明确本部门在业务活动中形成的档案资料收集范围，并指定专人负责档案资料的收集工作。2.及时收集归档各部门应在业务活动结束后，及时将形成的档案资料收集齐全，并移交档案资料管理部门进行归档。对于重要的档案资料，应在形成之日起[X]个工作日内移交。3.确保资料完整收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、电子文档等。对于同一事项的不同版本或不同阶段的文件，应一并收集归档。（二）档案资料整理要求1.分类整理档案资料管理部门收到各部门移交的档案资料后，应按照档案资料分类标准进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.编目装订对整理好的档案资料进行编目，编制档案资料目录，包括档案资料编号、名称、日期、保管期限等信息。按照档案资料装订要求，将档案资料进行装订，确保档案资料的整齐美观。3.建立电子档案除纸质档案资料外，应同时建立电子档案，将纸质档案资料进行数字化扫描，形成电子文档，并按照电子档案管理要求进行存储和管理。电子档案应与纸质档案资料内容一致，确保档案资料的真实性和有效性。五、档案资料的保管（一）保管场所与设施1.保管场所选择档案资料应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案资料的安全存储。2.保管设施配备档案库房应配备必要的保管设施和设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿设备等，确保档案资料的正常保管。（二）档案资料存放方式1.分类存放档案资料应按照档案资料分类进行存放，同一类别的档案资料应存放在同一档案架或档案柜内，便于查找和管理。2.编号标识在档案架或档案柜上应标明档案资料的类别、编号、名称等信息，便于快速定位和查找档案资料。3.电子档案存储电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保电子档案的安全存储。电子档案应按照电子档案分类要求进行存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。（三）档案资料保管期限档案资料的保管期限根据国家有关法律法规和公司实际情况确定，具体如下：1.永久保管涉及公司重大权益、重要历史事件、核心业务等具有长期保存价值的档案资料，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案资料分为[X]年、[X]年、[X]年等不同期限，具体保管期限根据档案资料的重要程度和实际需要确定。（四）档案资料定期检查与维护1.定期检查档案资料管理部门应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的保管状况、数量、完整性等。每年至少进行[X]次全面检查，并做好检查记录。2.维护处理对于检查中发现的问题，应及时进行处理。如档案资料出现破损、霉变、褪色等情况，应及时进行修复或复制；如发现档案资料丢失或被盗，应立即采取措施进行查找和补救，并及时向上级报告。3.温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。应配备温湿度调节设备，定期对库房温湿度进行监测和调节。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.鉴定组织成立档案资料鉴定工作小组，由档案资料管理部门负责人担任组长，成员包括档案资料管理部门工作人员、相关业务部门负责人等。2.鉴定程序档案资料鉴定工作小组定期对档案资料进行鉴定，根据档案资料的保存价值和保管期限，提出档案资料的存毁意见。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）销毁审批与实施1.销毁审批经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁审批表》，详细说明档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案资料管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁实施档案资料销毁工作应指定专人负责，按照批准的销毁清单进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保档案资料无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，并做好销毁记录。（三）销毁记录与档案1.销毁记录销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁人员、监销人员等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查阅。2.档案留存对于已销毁的档案资料，应在档案资料管理部门留存一份《档案资料销毁审批表》和销毁记录，作为档案资料管理工作的重要依据。七、档案资料的利用（一）利用申请与审批1.利用申请公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案资料的，应填写《档案资料利用申请表》，详细说明利用目的、利用档案资料的名称、编号等信息，并提交所在部门负责人审核。2.利用审批档案资料管理部门收到《档案资料利用申请表》后，应按照规定进行审批。对于涉及公司机密或重要事项的档案资料，应经公司分管领导批准后方可查阅、借阅。（二）查阅与借阅规定1.查阅规定经批准查阅档案资料的人员，应在档案资料管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案资料带出指定场所。查阅档案资料时，应保持档案资料的整洁和完好，不得在档案资料上涂改、标记、污损。如需摘录或复制档案资料，应经档案资料管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。2.借阅规定经批准借阅档案资料的人员，应按照规定的借阅期限归还档案资料，不得逾期借阅。借阅期间应妥善保管档案资料，不得转借他人或擅自扩大利用范围。如发现档案资料丢失或损坏，应及时向档案资料管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）利用登记与统计1.利用登记档案资料管理部门应建立档案资料利用登记台账，对档案资料的查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案资料名称、编号等信息。2.利用统计定期对档案资料利用情况进行统计分析，编制档案资料利用统计报表，为公司档案资料管理决策提供依据。统计内容包括档案资料的查阅人次、借阅人次、利用目的分布等情况。八、档案资料管理信息化（一）信息化建设目标与规划1.建设目标推进档案资料管理信息化建设，实现档案资料的数字化管理和远程查询利用，提高档案资料管理工作的效率和水平，为公司各项工作提供有力支持。2.规划制定根据公司档案资料管理工作实际需要，制定档案资料管理信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施等内容。（二）档案资料数字化处理1.扫描录入按照档案资料整理要求，对纸质档案资料进行数字化扫描，形成电子文档。扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保电子文档清晰可读。扫描后的电子文档应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.数据录入对扫描后的电子文档进行数据录入，建立电子档案目录，包括档案资料编号、名称、日期、保管期限、密级等信息。数据录入应准确无误，确保电子档案与纸质档案资料内容一致。（三）档案管理信息系统建设1.系统选型与实施根据公司档案资料管理工作实际需要，选择合适的档案管理信息系统，并进行系统实施。档案管理信息系统应具备档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能，实现档案资料的信息化管理。2.系统功能模块档案管理信息系统应包括以下功能模块：档案资料录入模块：用于录入档案资料的基本信息和电子文档。档案资料查询模块：提供多种查询方式，方便用户快速查找所需档案资料。档案资料借阅模块：实现档案资料的在线借阅申请、审批和归还等功能。档案资料统计分析模块：对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成统计报表。档案资料安全管理模块：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等功能，确保档案资料的安全。（四）信息化安全保障1.安全制度建设建立健全档案资料管理信息化安全制度，明确信息化安全管理职责，规范信息化操作流程，确保档案资料管理信息化系统的安全运行。2.安全技术措施采用先进的安全技术措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障档案资料管理信息化系统的网络安全和数据安全。定期对信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。3.人员安全培训加强对档案资料管理信息化工作人员的安全培训，提高工作人员的安全意识和操作技能，防止因人员操作失误导致档案资料泄露或丢失。九、监督与考核（一）监督检查1.内部监督档案资料管理部门应定期对公司各部门档案资料管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并督促各部门限期整改。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合外部单位的工作，及时整改存在的问题，不断提高公司档案资料管理工作水平。（二）考核评价1.考核指标设定制定档案资料管理工作考核评价指标体系，明确考核内容和标准，包括档案资料的完整性、准确性、安全性、利用效率等方面。2.考核方式与周期考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，定期考核每年进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。3.