文档资料归档管理制度文件分类索引表

文档资料归档管理制度文件分类索引表一、适用范围与使用场景本分类索引表适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）的文档资料归档管理工作，具体场景包括：日常文件归档：单位在运营过程中产生的各类制度、合同、报告、会议纪要等文件的系统性分类与登记；档案检索查询：为员工、审计人员或监管部门提供快速、准确的档案定位服务，提高工作效率；合规管理支撑：满足《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等法规对档案分类、保管的要求，规避合规风险；档案移交与交接：部门间档案移交、人员变动时档案交接的标准化流程管理。二、分类索引表编制流程（一）前期准备成立工作小组：由单位分管领导（如副总经理）牵头，行政部、档案室、各业务部门负责人（如财务部经理、*人力资源部经理）组成专项小组，明确职责分工。收集基础资料：梳理单位现有文件类型，包括但不限于管理制度、财务凭证、合同协议、会议纪要、人事档案、项目资料等，形成《待归档文件清单》。确定分类原则：结合单位业务特点，遵循“科学性、系统性、实用性”原则，优先采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。（二）分类标准制定一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2023年”“2024年”，跨年度文件归入主要形成年度。二级分类（部门）：按文件形成或所属部门划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”等，临时机构文件按归口部门划分。三级分类（文件类型）：按文件性质和用途划分，通用类型包括：管理制度类：章程、规定、办法、细则等；合同协议类：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等；报告总结类：年度工作报告、审计报告、项目总结、调研报告等；凭证票据类：财务凭证、发票、报销单、银行回单等；会议纪要类：董事会会议、总经理办公会、部门例会纪要等；人事资料类：员工简历、劳动合同、绩效考核、培训记录等；项目资料类：立项文件、可行性研究报告、验收报告等；其他类：无法归入上述类别的特殊文件，需注明具体特征。（三）索引表结构设计文件分类索引表应包含以下核心要素，保证信息完整、可追溯：序号文件分类编号文件名称文件类型所属部门密级归档日期存放位置保管期限责任人备注12024-行政-001公司档案管理制度管理制度类行政部内部2024-01-15档案柜A-01-01长期*某暂行版22023-财务-035年度财务审计报告报告总结类财务部秘密2024-02-20电子档案-财务-202310年*某含附表（四）数据录入与校对编号规则：文件分类编号采用“年度-二级分类代码-三级分类代码-流水号”格式，示例：年度：4位数字，如“2024”；部门代码：2位汉字简称，如“行政”“财务”；文件类型代码：3位数字，管理制度类“001”、合同协议类“002”、报告总结类“003”，以此类推；流水号：3位数字，按文件归档时间顺序从“001”开始编排。信息填写：由各部门档案管理员负责本部门文件信息录入，保证“文件名称”与原文一致、“存放位置”具体到档案柜编号或电子路径（如“服务器-档案部-2024年-市场部”）。校对审核：工作小组指定专人（如*档案主管）对录入数据进行交叉校对，重点检查分类准确性、编号唯一性、信息完整性，无误后签字确认。（五）发布与动态更新正式发布：校对通过的分类索引表经单位分管领导（如*总经理）审批后，以正式文件形式发布，同时在内部OA系统、档案管理系统同步公示。定期更新：每季度末由各部门档案管理员对本季度新增文件进行分类索引更新，年度12月进行全面梳理，保证索引表与实际档案库存一致。三、文件分类索引表示例2024年度公司文件分类索引表（部分）序号文件分类编号文件名称文件类型所属部门密级归档日期存放位置保管期限责任人备注12024-行政-001文档资料归档管理制度管理制度类行政部内部2024-03-01档案柜A-01-01长期*某版本号V1.022024-财务-0022024年第一季度财务报表报告总结类财务部内部2024-04-05电子档案-财务-2024Q110年*某含附表1-332024-市场-003产品市场推广协议合同协议类市场部秘密2024-02-20合同档案柜B-03-058年*某对方：公司42024-人力-004员工培训管理制度管理制度类人力资源部内部2024-01-10档柜柜C-02-02长期*某2024年修订版52024-研发-005项目立项申请书项目资料类研发部内部2024-03-15项目档案-研发-2024-0015年*某附件：可行性分析四、编制与管理注意事项（一）分类逻辑一致性严格遵循既定分类标准，不得随意变更“年度-部门-文件类型”三级分类框架，确需调整的，须经工作小组集体审议并书面备案。跨部门协作形成的文件，由主办部门负责归档，协办部门可留存复印件并在索引表中注明“主办部门：X”。（二）信息准确性与完整性文件名称需使用全称，简称需在备注中注明，如“《公司考勤管理规定》（简称《考勤规定》）”。密级划分依据单位《保密管理制度》，分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四级，不得擅自降低或提高密级。存放位置需具体到物理位置（如“3楼档案室-铁皮柜-第2列-第3层”）或电子路径（如“\服务器\2024年”），保证可快速定位。（三）动态管理与追溯电子档案与纸质档案索引信息必须同步更新，纸质档案需在档案袋/盒粘贴索引标签，标签内容包含“文件分类编号”“文件名称”“保管期限”等核心信息。文件销毁时，需在索引表中标注“销毁日期”“销毁依据”（如“保管期限已满，经*总经理审批”），并由经办人、监销人签字确认，保证销毁过程可追溯。（四）安全与保密索引表中涉及“秘密”“机密”级文件的存放位置、责任人等信息，仅限档案管理员、部门负责人及授权人员查阅，查阅需履行登记手续。电子索引表需定期备份（如每月1次），备份数据存储于独立存储设备，防止数据丢失或泄露。（五）培训与监督每年组织1次档案管理培训，重