企业合同档案管理规范与使用说明

企业合同档案管理规范与使用说明第一章总则1.1适用范围与核心价值本规范适用于企业各类经济合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、借款合同、保密协议等）的档案管理全流程，涉及业务部门、法务部门、档案管理部门、财务部门等相关主体。通过标准化管理，实现合同档案的完整性、安全性、可追溯性，有效防范经营风险，提升合同管理效率，为企业决策提供数据支持。1.2管理原则统一领导，分级负责：法务部门牵头制定规范，各部门按职责分工落实；完整准确，规范归档：保证合同及附件材料齐全，信息填写无误；安全保密，权限管控：涉密合同限制接触范围，电子档案采取加密措施；便捷高效，动态更新：优化借阅、查询流程，及时跟踪合同履行状态。第二章组织与职责2.1法务部门制定和完善合同档案管理制度及操作流程；审核合同条款合规性，指导业务部门规范合同签订；监督各部门合同档案归档情况，定期组织检查；负责合同变更、解除、纠纷处理等文件的归档管理。2.2业务部门负责合同起草、谈判、签订的前期准备工作；收集合同签订相关材料（如对方资质文件、审批单等），保证材料完整；在合同签订后3个工作日内向档案管理部门提交归档材料；跟踪合同履行情况，及时反馈合同变更、续签或终止需求。2.3档案管理部门接收、分类、编号、存储合同档案（含纸质与电子版）；建立合同档案台账，提供查询、借阅服务；定期对档案进行清点、维护，保证档案安全；按照规定程序办理合同档案的到期销毁。2.4财务部门审核合同金额、付款条款等财务相关内容；参与涉及资金收支合同的签订审批；配合档案管理部门核对合同履行中的财务数据。第三章合同档案分类与编码3.1分类标准按合同类型：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、借款合同、保密协议、劳动合同等；按业务板块：生产类、研发类、市场类、人力资源类、行政类等。3.2编号规则合同档案编号采用“年份-部门代码-合同类型代码-序号”格式，具体规则年份：签订年份的后2位（如2024年为“24”）；部门代码：业务部门拼音首字母（如市场部“SC”、采购部“CG”）；合同类型代码：用2位字母表示（如采购合同“CG”、销售合同“XS”、服务合同“FW”）；序号：当年部门该类合同的流水号，3位数字（从001开始）。示例：24-CG-CG-001，表示2024年采购部签订的第1份采购合同。第四章合同档案全生命周期管理流程4.1合同签订前准备资质审核：业务部门对合作方主体资格、履约能力进行核查，收集营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签订时）等材料；合同起草：根据业务需求填写合同模板，明确双方权利义务、标的、数量、价格、履行期限、违约责任等核心条款；内部审批：业务部门负责人审核合同内容，涉及金额较大或特殊条款的，需提交法务部门、财务部门会签，最终按权限报分管领导或总经理审批。4.2合同签订与审核法务审核：法务部门重点审核合同合法性、合规性、条款完整性，提出修改意见并反馈业务部门；最终定稿：业务部门根据审核意见修改合同，经各方确认后形成正式文本；签署盖章：合同文本由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（骑缝章）；文本留存：合同签订后，原件至少留存2份（正本1份、副本1份，可根据需要增加份数），业务部门、档案管理部门各执1份。4.3合同签订后归档材料整理：业务部门在合同签订后3个工作日内，将以下材料整理齐全：合同正本及副本；合同审批单（含各环节审核意见）；合作方资质文件（营业执照、授权委托书等复印件）；与合同签订相关的会议纪要、谈判记录、技术附件等；信息登记：填写《合同档案信息登记表》（见第五章），保证合同编号、名称、签订日期、金额、期限等信息准确无误；提交归档：将整理好的纸质材料及电子版档案提交至档案管理部门，档案部门核对无误后办理签收手续，并按分类规则入库存储。4.4合同档案日常管理4.4.1借阅与查阅借阅申请：因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》（见第五章），经借阅部门负责人审批，涉密合同需经法务负责人及分管领导*审批；借阅时限：一般合同档案借阅期限不超过5个工作日，特殊情况需续借的，需提前1天申请；归还与登记：借阅人需在规定期限内归还档案，档案管理员核对档案完整性后办理归还手续，并在借阅登记表中记录归还日期；查阅限制：仅限在工作时间内查阅，严禁涂改、抽取、撤换、勾画档案材料，严禁擅自复制（因工作需要复制的，需经档案管理部门批准）。4.4.2变更与续签变更流程：合同履行过程中需变更条款的，由业务部门拟定补充协议，按原审批流程审核、签订，补充协议与原合同具有同等效力；变更归档：补充协议签订后，业务部门及时将补充协议及变更审批材料提交档案管理部门，更新原合同档案信息，并在《合同变更/续签记录表》（见第五章）中记录；续签管理：合同到期需续签的，业务部门应在到期前1个月启动续签流程，新合同归档时注明“续签”字样及原合同编号。4.4.3到期与履行跟踪到期提醒：档案管理部门每月末梳理即将到期合同（提前1-3个月），向业务部门发送《合同到期提醒函》；履行反馈：业务部门在合同履行完成后1周内，向档案管理部门提交《合同履行情况报告》，说明是否按约定履行、是否存在违约等情况。4.5合同档案销毁鉴定与申请：保管期限届满（一般为合同履行完毕后5-10年，具体按企业档案管理规定执行）且无保存价值的合同档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，经法务部门、业务部门联合鉴定后，报分管领导*审批；监销与记录：档案管理部门会同法务部门、审计部门*共同监销，销毁时需核对档案信息，保证无遗漏；销毁后，监销人、经办人在《档案销毁记录表》上签字确认，档案永久保存销毁记录；电子数据销毁：电子档案销毁需采用专业数据销毁工具，保证数据无法恢复，销毁过程记录存档。第五章合同档案模板5.1《合同档案信息登记表》合同编号合同名称签订日期甲方名称乙方名称合同类型合同金额（元）履行期限归档日期存放位置（柜号/路径）备注24-CG-CG-001原材料采购合同2024-03-15XX科技有限公司XX材料厂采购合同500,0002024-04-01至2024-09-302024-03-18A-03-01/采购合同/2024预付30%24-XS-FW-002软件服务合同2024-05-20XX信息技术有限公司本公司服务合同120,0002024-06-01至2025-05-312024-05-22B-02-05/服务合同/2024分期付款5.2《合同借阅申请表》借阅部门借阅人借阅事由合同编号合同名称希望归还日期审批人*借阅日期归还日期经办人市场部张三项目投标文件编制24-XS-FW-002软件服务合同2024-06-10李四*2024-06-032024-06-08王五研发部赵六技术对接参考24-CG-CG-001原材料采购合同2024-06-15周七*2024-06-122024-06-14吴八5.3《合同变更/续签记录表》原合同编号合同名称变更/续签类型变更/续签内容签订日期审批流程生效日期备注24-CG-CG-001原材料采购合同变更交货时间延迟至2024-10-152024-09-10业务部门-法务-财务-分管领导*2024-09-15因供应商生产延期24-XS-FW-002软件服务合同续签服务期限延长1年，费用不变2025-04-20按原审批流程2025-06-01双方协商一致第六章附则6.1注意事项合规性要求：合同档案管理需严格遵守《_________档案法》《_________民法典》等法律法规，严禁伪造、篡改、毁损合同档案；完整性保障：合同签订及履行过程中形成的所有材料（包括邮件、函件、会议纪要等）均需作为附件归档，保证档案与合同内容一致；保密管理：涉及商业秘密、技术秘密的合同档案，需在档案封面标注“保密”字样，借阅权限严格限制，电子档案采用加密存储及访问权限控制；及时性要求：合同签订后必须在规定时间内归档，逾期未归档的，将纳入部门绩效考核；准确性