企业申购流程管理

企业申购流程管理演讲人：日期:CONTENTS目录01申购需求发起02预算审核控制03供应商评估选定04合同签订执行05采购执行验收06档案管理审计01申购需求发起需求部门申请路径编制申购清单审核通过后，由需求部门编制申购清单，并提交至采购部门。03需求部门负责人对申购信息进行初步审核，确保申购合理性和必要性。02初步审核提交申购申请需求部门通过企业内部管理系统提交申购需求，包括物品名称、规格、数量、需求时间等信息。01技术规格确认标准技术部门根据需求部门的要求，制定详细的技术规格和参数。制定技术规格技术部门负责人对技术规格进行审核，确保其符合企业标准和实际需求。技术规格审核技术规格审核通过后，将申购清单与技术规格书进行匹配，确保采购物品符合技术要求。申购清单和技术规格书匹配内部审批流转机制申购审批流程申购清单和技术规格书经过审批流程，包括需求部门、技术部门、财务部门等相关负责人的审批。01审批结果通知审批结果及时通知需求部门和采购部门，以便进行后续的采购操作。02申购变更处理若申购需求发生变更，需重新提交申购申请，并按照新的审批流程进行审批。0302预算审核控制预算科目匹配规则预算科目与费用类型匹配根据企业预算制定的科目，将实际发生的费用与之匹配，确保费用归类正确。预算科目与部门匹配预算科目与项目匹配将预算科目分配到相应部门，确保各部门在预算范围内使用资金。针对特定项目或活动，制定相应预算科目，实现专项费用管理。123费用额度核查流程各部门或个人在发生费用前，需提交费用申请，并注明费用用途、金额等信息。提交费用申请审核费用申请批准或驳回费用申请财务部门或预算管理部门对费用申请进行审核，核对费用是否在预算范围内，并考虑费用申请的合理性。根据审核结果，批准或驳回费用申请，并给出明确理由。超支预警处理方案设定超支预警阈值采取应对措施发出超支预警信号根据企业实际情况，设定超支预警阈值，当费用达到或超过该值时触发预警机制。当费用达到或超过预警阈值时，系统自动发出预警信号，提醒相关部门或人员注意费用控制。接到预警信号后，相关部门或人员需及时采取措施，如调整预算、优化费用结构等，以降低费用支出。03供应商评估选定营业执照和税务登记证资质证书和行业标准检查供应商的营业执照和税务登记证是否齐全、有效，并核实其经营范围是否与采购需求相符。核实供应商的资质证书和行业标准是否达到采购要求，如质量管理体系认证、行业许可证等。供应商资质审查维度历史业绩和信誉评估供应商的历史业绩和信誉，包括交货及时性、产品质量、售后服务等，以了解其商业信誉和综合能力。财务状况和资金实力评估供应商的财务状况和资金实力，确保其具备履行合同的能力和风险承担能力。明确报价方式，如招标、询价、竞争性谈判等，并确保报价的公平、透明。将不同供应商的报价进行逐一比较，综合考虑质量、服务、售后等因素，确定最优价格。制定谈判策略，明确谈判目标、底线和策略，确保在谈判中取得有利地位。设立严格的审批程序，对谈判结果进行审批和确认，确保采购决策的合法性和合规性。比价议价程序规范报价方式价格比较谈判策略审批程序合作风险预判要点质量风险交货风险售后服务风险财务风险评估供应商的产品质量是否稳定可靠，是否存在质量隐患，并制定相应的风险防范措施。评估供应商的交货能力和交货时间是否可靠，是否存在延迟交货或无法交货的风险。评估供应商的售后服务体系是否完善，能否及时响应并解决问题，避免因售后服务不到位而产生的纠纷。评估供应商的财务状况是否稳健，是否存在破产、倒闭等风险，并制定相应的财务风险控制措施。04合同签订执行合同条款合规性审核审查合同条款是否明确清晰确保合同中的各项条款明确、具体，避免模糊不清导致后续执行过程中产生争议。03检查合同内容是否符合相关法律法规的要求，确保合同具有法律效力。02核查合同条款是否合法审核合同条款是否符合公司政策确保合同中的各项条款与公司内部政策、规定保持一致，避免违规风险。01法律风控节点确认针对合同中可能涉及的法律风险点进行识别和分析，确保公司在签订合同时能够充分预见并规避潜在的法律风险。识别法律风险点根据识别出的法律风险点，制定相应的风险应对措施和预案，以便在风险发生时能够迅速应对、妥善处理。制定风险应对措施在合同签订前、履行过程中以及履行后进行全程法律风险评估与监控，确保合同执行过程中的法律风险得到有效控制。法律风险评估与监控用章备案管理流程用章申请与审批制定用章申请和审批流程，确保每次用章都经过授权和审批，避免用章不当导致合同无效或产生法律纠纷。用章记录与追踪用章保管与交接建立完善的用章记录制度，记录每次用章的日期、用途、经手人等关键信息，以便在需要时进行追踪和查证。指定专人负责用章的保管和交接工作，确保用章的安全性和完整性，避免因用章丢失、被盗用等导致的不必要法律风险。12305采购执行验收订单进度跟踪体系实时更新订单状态确保订单执行过程中的信息畅通，及时发现并解决问题。01关键节点预警对订单执行过程中的关键节点进行监控，提前预警，降低风险。02异常情况处理针对订单执行过程中出现的异常情况，制定相应处理方案，确保订单顺利完成。03到货质量检验标准检验结果处理对检验结果进行记录和分析，对不合格品进行退货或要求供应商整改。03配备专业的检验设备和工具，提高检验效率和准确性。02检验设备和工具质量检验流程制定详细的检验流程和标准，确保到货产品质量符合企业要求。01入库单据归档规范对入库单据进行整理，确保单据的完整性和准确性。入库单据整理将入库单据信息录入管理系统，实现库存信息的实时更新。单据信息录入制定单据归档和保管制度，确保单据的安全性和可追溯性。单据归档和保管06档案管理审计采购资料完整性标准申购单信息完整供应商资料齐全采购合同规范审批流程完整包括申购的物资名称、规格、数量、单价、总价、申购人、审批人等信息。包括供应商的名称、地址、联系方式、资质证明等。合同内容应包含双方权利义务、交货方式、验收标准、付款方式等条款。从申购到审批、采购、验收等环节均有相应单据和签字。对重要操作进行记录，如修改、删除、审批等，以便追溯。记录操作日志将相关资料按照一定规则进行归档整理，便于查阅和审计。定期归档整理01020304如申购单、合同、验收单等，需保存原始纸质或电子版文件。保留原始记录确保审计资料的保密性，防止信息泄露给无关人员。严格保密措施审计痕迹保留要求数据安全防护措施数据备份与恢复