中学档案管理工作职责说明

中学档案管理工作职责说明中学档案管理工作是学校教学管理、历史传承与文化积淀的重要支撑，其职责围绕档案的“收、管、用”全流程展开，既需保障档案资源的完整性、安全性，又要通过高效利用服务于教育教学、学校发展与社会需求。以下从岗位核心任务、工作规范、协作要求及职业素养等维度，对中学档案管理工作职责进行系统说明。一、档案资源的系统归集与规范整理档案收集是管理工作的起点，需主动对接学校教务处、德育处、总务处、团委等职能部门，按学期、学年或项目周期，全面归集文书档案（如行政文件、会议记录、规章制度）、教学档案（如课程计划、教案、考试资料、教研成果）、学生档案（如学籍材料、综合素质评价、奖惩记录）、基建与设备档案（如校舍建设图纸、仪器采购与维修记录）、声像档案（如活动照片、视频、荣誉证书扫描件）等类型资料。收集过程中需严格审核材料的真实性、完整性，对缺失或不符合规范的档案，及时反馈相关部门补充完善，确保档案“应归尽归”。档案整理需遵循《归档文件整理规则》等行业规范，结合中学实际建立分类体系（如按“年度-机构-问题”分类）。对纸质档案进行编号、编目，制作案卷目录与文件级目录；对电子档案按格式、来源、密级分类存储，确保“件-卷-类”层级清晰、检索便捷。整理后需编制《档案分类方案》《档案保管期限表》，明确永久、长期、短期档案的划分标准，为后续保管与利用奠定基础。二、档案的安全保管与动态维护档案保管需构建“实体+数字”双安全体系。实体档案方面，需管理专用档案库房，控制温湿度（宜保持温度14-24℃、相对湿度45%-60%），配备防火、防盗、防虫、防光设备，定期检查档案霉变、虫蛀、破损情况，对受损档案及时修复。同时，按保管期限与分类体系有序排架，制作《档案存放示意图》，便于快速定位。数字档案方面，需搭建安全可靠的存储环境（如专用服务器或合规云平台），对电子档案进行加密、备份（至少双份异地备份），定期检测数据完整性与可读性，防止因技术迭代导致档案失效。档案鉴定与销毁是保管环节的重要补充。每5-10年（或按学校规定周期），联合学校相关部门对到期档案进行价值鉴定，对确无保存价值的档案，按《档案法》规定履行审批、登记、销毁手续，确保销毁过程合规可追溯。三、档案的高效利用与服务创新档案利用是管理工作的价值核心。需面向师生、上级部门及社会（如校友、教育研究机构）提供档案查阅、复制、证明出具等服务，制定《档案利用制度》，明确查阅流程（如填写申请表、出示有效证件、登记利用记录）。对教学科研需求，可主动梳理历史教学案例、考试数据等资源，形成专题档案汇编；对学校决策需求（如校庆筹备、校史研究），需系统整合历史档案，提供史料支撑。同时，推进档案利用的数字化转型，搭建校内档案查询平台（或嵌入学校OA系统），实现电子档案的在线检索、预览（涉密档案除外），提高利用效率。对高频利用的档案（如学籍证明、毕业档案），可制作标准化证明模板，减少重复劳动。四、跨部门协作与专业能力建设档案管理需深度融入学校管理体系：与教务处协作规范教学档案归档流程，与德育处对接学生成长档案的动态更新，与总务处协同管理基建、设备档案。定期参加学校行政会议、部门协调会，及时掌握工作重点，提前规划档案收集方向。对外需保持与地方档案行政管理部门、教育系统档案协作组的联系，参加业务培训、学术交流，学习最新政策（如《新时代爱国主义教育实施纲要》对校史档案利用的要求）与技术（如区块链存证、AI辅助档案整理），持续提升专业能力。五、职业素养与合规意识档案管理人员需具备强烈的责任意识，对待档案收集、整理、保管工作细致耐心，确保每一份档案“零差错”；具备保密意识，严格遵守《保密法》与学校保密制度，对涉密档案（如干部任免、学生隐私）实行专人、专库、专机管理，查阅需经严格审批；具备学习意识，主动研究教育政策、档案法规（如新版《档案法实施条例》）与数字化技术，适应“智慧校园”背景下档案管理的新要求。六、工作规范与风险防控档案管理需全程合规，从收集到利用的每个环节均需留存记录（如《档案收集登记表》《档案利用台账》），便于追溯与审计。定期开展档案安全自查，排查库房隐患、数据泄露风险，制定应急预案（如火灾、系统崩溃时的档案抢救方案）。同时，注重档案文化价值挖掘，通过校史展览、档案编研（如《学校年鉴》《档案中的教育故事》），将档案资源转化为校园文化建设的重要载体。中学档案管