2026年合同发票管理实施细则

2026年合同发票管理实施细则总则为了加强公司合同与发票的管理，规范业务流程，防范法律风险和财务风险，保障公司的合法权益，根据国家相关法律法规以及公司的实际情况，特制定本实施细则。本细则适用于公司及下属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的合同签订、履行、变更、终止以及发票开具、取得、保管等相关管理活动。公司合同与发票管理遵循合法合规、全面管理、风险防控、责任明确的原则。合法合规是指严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；全面管理是指对合同与发票管理的各个环节进行全程监控和管理；风险防控是指通过有效的管理措施，识别、评估和控制合同与发票管理过程中的各类风险；责任明确是指明确各部门、各岗位在合同与发票管理中的职责和权限，确保管理工作落实到位。合同管理合同签订前管理各业务部门负责合同项目的前期调研和评估工作，收集和分析与合同相关的市场信息、对方当事人的主体资格和资信状况等资料。在进行重要合同项目的洽谈前，业务部门应组织相关人员对合同的可行性、合法性和效益性进行论证，形成书面报告。法务部门负责对合同的合法性进行审查，重点审查合同条款是否符合国家法律法规的规定，是否存在潜在的法律风险。同时，法务部门应对业务部门提出的法律问题提供专业意见和建议。财务部门负责对合同的财务条款进行审查，包括价格、付款方式、结算时间等，确保合同的财务条款符合公司的财务管理制度和预算要求。财务部门还应对合同的资金安排进行评估，提出合理的资金筹措和使用建议。合同文本原则上应采用公司统一制定的标准合同文本，如无适用的标准合同文本，业务部门应参照相关法律法规和行业惯例起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款内容应清晰、准确、无歧义。合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本连同相关资料一并提交法务部门和财务部门进行审查。法务部门和财务部门应在规定的时间内完成审查工作，并提出审查意见。业务部门应根据审查意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合公司的要求。合同签订管理合同签订前，业务部门应要求对方当事人提供加盖公章的营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等相关资料，核实对方当事人的主体资格和授权范围。对于重要合同，业务部门应通过实地考察、查询工商登记信息等方式对对方当事人的资信状况进行调查，了解其经营状况、财务状况和信誉情况。合同应由法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章或合同专用章。授权代表签订合同时，应出具法定代表人的授权委托书。授权委托书应明确授权的范围和期限，确保授权代表在授权范围内签订合同。合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交公司档案室存档，一份交财务部门作为付款的依据，一份留业务部门自行保管。合同履行管理业务部门是合同履行的责任部门，负责按照合同约定全面履行自己的义务，同时监督对方当事人履行合同义务。在合同履行过程中，业务部门应建立合同履行台账，记录合同履行的进度、质量、付款等情况，及时发现和解决合同履行中出现的问题。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行付款，付款前应审核相关的发票、验收报告等资料是否齐全、合规。对于不符合合同约定或公司财务制度的付款申请，财务部门有权拒绝付款。在合同履行过程中，如出现对方当事人违约的情况，业务部门应及时采取措施，要求对方当事人承担违约责任。同时，业务部门应及时将违约情况报告法务部门和公司领导，共同研究解决方案。如因不可抗力或其他客观原因导致合同无法履行或部分无法履行的，业务部门应及时书面通知对方当事人，并收集和提供相关证明材料。双方应根据合同约定和相关法律法规的规定协商解决合同的变更或终止问题。合同变更与终止管理在合同履行过程中，如因业务需要或其他原因需要变更合同条款的，业务部门应与对方当事人进行协商，达成一致意见后签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限等条款。合同变更协议签订前，业务部门应按照合同签订前的审查程序将变更协议提交法务部门和财务部门进行审查，经审查通过后方可签订。在合同履行过程中，如出现合同约定的终止条件或法律规定的终止情形，业务部门应及时书面通知对方当事人，终止合同的履行。合同终止后，业务部门应会同财务部门对合同的履行情况进行清算，确保双方的权利义务得到妥善处理。同时，业务部门应将合同终止的情况报告公司领导和相关部门。合同变更或终止后，业务部门应及时将变更或终止协议原件交公司档案室存档，并通知财务部门调整相关的财务账目。发票管理发票开具管理在销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外收取款项时，业务部门应及时向财务部门提供开票信息，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容。财务部门负责根据业务部门提供的开票信息和实际业务情况开具发票。开具发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。对于增值税专用发票的开具，财务部门应严格按照国家税务总局的相关规定进行操作，确保发票信息的准确性和合规性。开具发票后，财务部门应及时将发票交给业务部门，业务部门应将发票及时送达客户，并取得客户的签收确认。如因客户原因需要退换发票的，业务部门应及时与财务部门沟通，按照相关规定办理退换发票手续。发票取得管理各业务部门在采购商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应向收款方索取发票。取得的发票应符合国家法律法规的规定，发票内容应与实际业务相符，发票的开具方应与实际收款方一致。业务部门取得发票后，应及时对发票的真实性、合法性、有效性进行初步审核，重点审核发票的票面信息、发票的开具时间、发票的金额等内容。如发现发票存在问题，业务部门应及时与开票方联系，要求其重新开具发票。业务部门将审核无误的发票连同相关的业务凭证一并提交财务部门进行审核。财务部门应按照国家税法和公司财务制度的规定对发票进行严格审核，重点审核发票的合规性、与业务的相关性、发票的抵扣联是否符合抵扣条件等内容。对于不符合要求的发票，财务部门有权拒绝接收，并要求业务部门重新取得合规发票。发票保管管理财务部门应设置专门的发票保管岗位，负责发票的保管工作。发票保管人员应建立发票保管台账，记录发票的领购、开具、作废、缴销等情况，确保发票的安全和完整。对于空白发票，发票保管人员应按照国家税务总局的相关规定进行保管，存放在专门的保险柜中，确保发票不被盗用、丢失或损坏。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在发票保管过程中，如发生发票被盗、丢失等情况，发票保管人员应及时向财务部门负责人和公司领导报告，并按照国家税务总局的相关规定向税务机关报失，同时采取相应的措施进行补救。发票认证与抵扣管理对于取得的增值税专用发票，财务部门应在规定的期限内进行认证。认证方式可选择网上认证或到税务机关办税服务厅进行认证。财务部门应建立增值税专用发票认证台账，记录发票的认证情况，包括发票代码、发票号码、认证时间、认证结果等内容。对于认证不符或无法认证的发票，财务部门应及时与开票方联系，查明原因并要求其重新开具发票。经认证相符的增值税专用发票，财务部门应按照国家税法的规定进行抵扣。在进行抵扣时，应确保发票的抵扣联与发票联内容一致，抵扣金额与实际业务相符。同时，财务部门应按照税务机关的要求，按时报送增值税纳税申报表和相关附表，准确计算应纳税额。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门应定期对合同与发票管理情况进行审计监督。审计内容包括合同的签订、履行、变更、终止是否符合公司的规定和相关法律法规的要求；发票的开具、取得、保管、认证与抵扣等环节是否规范、合规；合同与发票管理过程中是否存在风险隐患等。内部审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，明确审计的范围、方法和程序。在审计过程中，应收集充分的审计证据，形成审计工作底稿，并对发现的问题进行深入分析和评估。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，提出改进建议和意见。对于审计发现的问题，相关部门应在规定的时间内进行整改，并将整改情况书面报告内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。日常监督检查各部门应定期对本部门的合同与发票管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，各部门应积极配合公司组织的监督检查工作，提供相关的资料和信息。财务部门应加强对合同与发票的日常审核和监督，定期对合同执行情况和发票使用情况进行统计分析，及时发现异常情况并进行处理。法务部门应加强对合同的法律风险防范和监督，定期对合同的合法性进行检查，为公司的合同管理提供法律支持和保障。公司应建立合同与发票管理的监督检查机制，定期或不定期地对各部门的合同与发票管理情况进行检查。检查内容包括合同与发票管理制度的执行情况、合同与发票管理档案的完整性、合同与发票管理流程的规范性等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。对违反合同与发票管理制度的行为，应按照公司的相关规定进行严肃处理。责任追究合同管理责任追究在合同签订、履行、变更、终止等过程中，因业务部门或相关人员的故意或重大过失，导致合同出现纠纷、公司遭受经济损失的，应追究相关人员的责任。责任追究方式包括警告、罚款、降职、辞退等，具体责任追究措施根据情节轻重和损失大小确定。业务部门未按照规定进行合同前期调研和评估，导致合同风险无法及时识别和防范的；未按照规定对合同文本进行起草和审核，导致合同条款存在重大漏洞或法律风险的；未按照合同约定全面履行自己的义务，导致对方当事人追究违约责任的；未及时发现和处理合同履行中出现的问题，导致合同纠纷扩大化的等情况，相关人员应承担相应的责任。发票管理责任追究在发票开具、取得、保管、认证与抵扣等过程中，因财务部门或相关人员的故意或重大过失，导致发票管理出现问题、公司遭受税务风险或经济损失的，应追究相关人员的责任。责任追究方式包括警告、罚款、降职、辞退等，具体责任追究措施根据情节轻重和损失大小确定。财务部门未按照规定开具发票，导致公司面临税务处罚的；未按照规定对发票进行审核和认证，导致不符合规定的发票进行抵扣，给公