规范合同付款管理制度

PAGE规范合同付款管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同付款管理，规范付款流程，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同付款必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保付款行为合法有效。2.诚实守信原则：公司应按照合同约定履行付款义务，维护良好的商业信誉。3.风险控制原则：在付款过程中，要充分评估风险，采取有效措施防范资金风险。4.审批流程原则：所有合同付款均需按照规定的审批流程进行，确保付款决策科学合理。二、合同付款审批流程（一）付款申请1.合同执行部门在合同约定的付款期限前，填写《合同付款申请表》，详细说明付款事由、合同编号、付款金额、付款方式、收款单位等信息。2.附上合同副本、发票、验收报告等相关证明文件。（二）部门审核1.合同执行部门负责人对付款申请进行初审，核实付款事项的真实性、合理性和合规性，签署审核意见。2.财务部门对付款金额进行核对，审查发票的真实性、有效性，以及资金安排的合理性，签署审核意见。（三）分管领导审批分管领导根据合同执行情况和财务状况，对付款申请进行审批，签署审批意见。（四）总经理审批总经理对重大合同付款或涉及金额较大的付款申请进行最终审批，确保付款决策符合公司整体利益。（五）审批记录与存档所有付款申请的审批记录应进行详细登记，并存档保管，以备查阅。三、合同付款方式（一）现金付款1.一般情况下，公司尽量减少现金付款方式。如确需现金付款，应严格按照公司现金管理规定执行。2.现金付款应在规定的现金使用范围内，由财务部门专人办理，并做好现金收付记录。（二）银行转账1.银行转账是公司合同付款的主要方式。合同执行部门应在付款申请中明确收款单位的银行账户信息，确保转账准确无误。2.财务部门在办理银行转账时，应认真核对收款账户信息，确保资金安全。（三）票据支付1.对于符合条件的付款业务，可采用票据支付方式，如支票、汇票等。2.使用票据支付时，应严格按照票据管理规定填写票据内容，确保票据的真实性和有效性。四、合同付款时间节点(一)预付款1.预付款应按照合同约定的时间和比例支付。合同执行部门应在预付款支付前，对供应商的资质、信誉等进行再次核实。2.预付款支付后，应跟踪供应商的合同履行情况，确保预付款的合理使用。(二)进度款1.进度款的支付应根据合同约定的工程进度或服务完成情况进行。合同执行部门应提供相应的进度证明文件，如工程进度报告、服务完成确认单等。2.财务部门在审核进度款时，应严格按照合同条款和相关证明文件进行，确保进度款支付的准确性。(三)验收款1.验收款应在合同约定的验收合格后支付。合同执行部门应组织相关人员对合同标的进行验收，并出具验收报告。2.验收合格后，合同执行部门应及时提交验收款申请，财务部门审核无误后办理付款手续。(四)尾款1.尾款应在合同约定的质保期届满且无质量问题后支付。合同执行部门应在质保期内跟踪合同标的的质量情况。2.质保期届满后，如无质量问题，合同执行部门应及时提交尾款支付申请，经审批后办理付款手续。五、合同付款的风险防控（一）合同风险评估1.在签订合同前，业务部门应会同财务部门等相关部门对合同对方的信用状况、经营能力、财务状况等进行风险评估。2.根据风险评估结果，合理确定合同付款条款，如付款方式、付款期限、担保条款等。（二）资金预算管理1.财务部门应加强资金预算管理，根据合同付款计划合理安排资金，确保公司资金链的稳定。2.对于重大合同付款，应提前做好资金筹集和调配工作，避免因资金不足影响合同履行。（三）监督与审计1.公司内部审计部门应定期对合同付款情况进行审计监督，检查付款流程是否合规、付款金额是否准确、合同履行情况是否良好等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。六、合同付款的信息管理（一）付款台账建立1.财务部门应建立合同付款台账，详细记录每笔合同付款的相关信息，包括合同编号、付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等。2.付款台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（二）信息共享与沟通1.合同执行部门、财务部门等相关部门应建立信息共享机制，及时沟通合同付款进展情况。2.对于合同付款过程中出现的问题，应及时进行协调解决，确保合同顺利履行。七、合同付款的争议处理（一）争议协商1.在合同付款过程中，如发生争议，合同执行部门应首先与合同对方进行协商，寻求解决方案。2.协商过程中，应保持冷静、客观，尊重对方意见，通过友好协商解决争议。（二）争议调解1.如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，申请第三方调解机构进行调解。2.调解机构应公正、公平地进行调解，提出合理的调解方案，促使双方达成和解。（三）争议仲裁或诉讼1.如调解仍无法解决争议，可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在仲裁或诉讼过程中，公司