报销财务制度规范

PAGE报销财务制度规范最新一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，确保公司资金安全、合理使用，提高财务管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本报销财务制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关凭证应真实、合法、有效。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务活动的需要，具有合理性和必要性。3.审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，确保审批环节合法、合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销种类及规范（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.报销标准城市间交通费：根据公司规定的交通等级标准乘坐相应交通工具，凭有效票据报销。如因特殊情况需要乘坐高于标准的交通工具，需提前经上级领导批准。住宿费：按照出差目的地的实际情况，分不同级别城市设定相应的住宿标准。员工应选择符合标准的住宿酒店，并提供正规发票报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放，包干使用。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销市内交通费用。3.报销流程员工填写差旅费报销单，详细注明出差事由、起止时间、地点、各项费用明细等。附上相关交通票据、住宿发票、出差审批单等原始凭证。部门负责人审核签字，确认出差事由及费用合理性。财务部门审核票据的真实性、合法性及报销金额的准确性。分管领导审批，如涉及金额较大或特殊情况，需总经理审批。审批通过后，财务部门予以报销。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。2.报销标准业务招待应严格遵循必要性、合理性原则，不得铺张浪费。单次业务招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；超过[X]元的，需提前经总经理审批。3.报销流程员工填写业务招待费报销单，注明招待对象、事由、时间、费用明细等。附上发票、消费清单、招待审批单等原始凭证。部门负责人审核签字，说明招待的必要性和合理性。财务部门审核票据及报销金额，对不符合规定的不予报销。分管领导审批，如有特殊情况需总经理最终审批。审批通过后报销。（三）办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司日常办公所需的各类文具、耗材等；低值易耗品是指单位价值较低、使用年限较短的办公设备及用品。2.采购规定办公用品及低值易耗品由公司统一采购，采购部门应根据各部门需求制定采购计划。采购应选择正规供应商，确保商品质量，并取得合法有效的发票。3.领用及报销各部门设立办公用品领用台账，员工领用办公用品时需签字确认。领用后，凭发票及领用清单填写报销单，由部门负责人审核签字，财务部门审核后报销。对于金额较大的低值易耗品采购，需按照固定资产采购流程进行审批和管理。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具产生的费用。2.报销标准根据员工岗位及工作需要设定不同的通讯费报销标准，分为[具体标准档次1]、[具体标准档次2]等。员工需提供正规的通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。3.报销流程员工填写通讯费报销单，注明手机号码、费用期间、报销金额等。附上通讯费发票。部门负责人审核签字，确认费用合理性。财务部门审核发票及报销金额，按标准予以报销。（五）车辆费用1.定义：车辆费用包括车辆购置及购置附加费、燃油费、维修保养费、保险费、停车费、过路费等。2.报销规定公司车辆的购置及购置附加费需按照公司固定资产管理规定进行审批和入账。燃油费、维修保养费、保险费等凭有效发票报销，报销时应注明车辆用途。停车费、过路费等凭票据实报销。3.报销流程员工填写车辆费用报销单，详细记录费用明细、车辆信息等。附上发票及相关凭证。部门负责人审核签字，确认费用与工作相关。财务部门审核票据及报销金额，按规定报销。三、报销凭证要求1.发票：所有报销费用必须取得合法有效的发票，发票应具备税务监制章、发票专用章、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等完整要素。发票不得涂改、伪造，否则不予报销。2.其他凭证：除发票外，涉及差旅费中的交通票据、住宿清单、出差审批单，业务招待费中的消费清单、招待审批单，办公用品及低值易耗品的领用清单等，均作为报销的必要凭证。凭证应真实、清晰、完整，能够证明费用发生的真实性和合理性。四、报销审批流程1.员工填写报销单：员工应按照要求如实填写费用报销单，详细注明费用类别、金额、事由、报销期间等信息，并附上相关原始凭证。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认费用与业务相关、金额合理、凭证齐全，签字批准后提交财务部门。3.财务部门审核：财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性及报销金额的准确性进行审核。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。审核通过后提交分管领导审批。4.分管领导审批：分管领导根据公司财务政策和业务情况，对报销申请进行审批。对于金额较大或特殊情况的报销，需报总经理审批。5.总经理审批（如有需要）：总经理对重大或特殊的费用报销进行最终审批。6.报销支付：经各级审批通过后，财务部门按照公司财务流程进行报销支付，将款项支付到报销人指定的账户。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单并提交审批，对于因特殊原因未能及时报销的，需提前向财务部门说明情况。2.每月[具体日期]为集中报销时间，财务部门集中处理当月报销申请。如遇节假日，报销时间顺延。六、财务监督与检查1.财务部门定期对公司报销情况进行检查，核对报销凭证的真实性、合法性、合规性，以及报销流程的执行情况。2.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并责令相关责任人限期整改。情节严重的，将按照公司规定进行处罚。3.公司鼓励员工对报销过程中的违规行为进