工程档案管理制度规范

PAGE工程档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修、技术改造以及项目竣工验收、结算审计等提供可靠依据，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于工程项目的前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图以及与工程相关的其他文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类文件资料，保证档案的全面性和系统性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字、图表等应清晰、规范，符合工程实际。4.及时性原则：工程文件资料应随工程进度同步整理、归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司机密、商业秘密以及国家机密的工程档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各工程项目部门的档案管理工作，对档案管理工作进行培训和考核。3.参与工程项目的重要会议和活动，及时收集、整理与工程相关的文件资料。4.负责对工程项目档案进行集中统一管理，包括档案资料的接收、整理、分类、编目、存储、保管和利用等工作。5.定期对工程档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。6.按照国家和地方有关规定，办理工程档案的移交手续。（二）工程项目部门职责1.负责本部门工程项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确和及时。2.明确本部门档案管理人员，负责具体的档案管理工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.在工程建设过程中，督促各参建单位做好各自范围内的档案管理工作，确保工程档案符合要求。4.配合公司档案管理部门做好工程档案的审核、验收和移交工作。（三）参建单位职责1.各参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等单位）应建立健全本单位的工程档案管理制度，明确专人负责档案管理工作。2.按照合同要求和国家、行业标准，负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的各类文件资料，并确保档案资料的质量。3.在工程竣工验收前，将整理好的工程档案提交给工程项目部门审核，经审核合格后，按照规定向公司档案管理部门移交。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业的竣工图，应与工程实际相符，并加盖竣工图章。6.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等。7.其他与工程相关的文件资料：如工程合同、协议、往来信函、会议纪要、工程照片、录像等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集各类文件资料，确保档案资料的齐全、完整。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式存储，并保证其真实性和可读性。3.对于外来文件，如上级部门的批复、设计单位的图纸等，应及时登记、签收，并妥善保管。（三）整理原则1.遵循工程建设的自然规律和文件形成的特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照工程项目的不同阶段、不同专业进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序排列。3.工程档案应采用纸质档案与电子档案同步整理的方式，确保两种载体档案的一致性和完整性。（四）整理方法1.分类：按照工程项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件等类别进行一级分类，然后在每一类别下再根据具体内容进行二级分类。例如，施工文件可分为施工管理文件、施工技术文件、施工物资文件、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程验收记录、施工试验记录及检测报告、分项分部工程质量验收记录等。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组成案卷。案卷内的文件应按照一定的顺序排列，一般应遵循批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后，主件在前、附件在后等原则。卷内文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。3.编目：编制案卷封面、卷内目录、备考表等。案卷封面应填写工程名称、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容；卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等栏目；备考表应填写卷内文件的缺损、修改情况及其他需要说明的事项。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程项目部门应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案向公司档案管理部门归档。2.归档的工程档案应编制档案移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。移交清单应包括档案的类别、案卷题名、数量、移交日期等内容。3.档案管理部门应对接收归档的工程档案进行认真核对，如发现档案资料不完整、不准确或不符合要求的，应及时退回工程项目部门补充完善。（二）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要包括工程项目的立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、工程竣工验收备案表等重要文件。长期保存的档案保管期限为[X]年，主要包括工程设计文件、施工文件、监理文件、竣工图等与工程建设密切相关的文件。短期保存的档案保管期限为[X]年，主要包括工程建设过程中的一般性文件，如施工组织设计、施工方案、施工日志等。2.档案保管期限应根据国家和地方有关规定以及公司实际情况进行确定，并在档案整理过程中明确标注。（三）保管方式1.纸质档案保管：采用专用档案柜存放，按照档案类别、保管期限等进行分类排列，便于查找和利用。档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的库房内，并定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等。2.电子档案保管：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。五、档案利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工程建设、运营管理、维护维修、技术改造、项目竣工验收、结算审计等工作需要，可查阅、利用工程档案。外部单位因工作需要查阅公司工程档案时，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案时，应在档案查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息，并在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅电子档案时，应在档案管理人员的指导下进行操作，不得对电子档案进行修改、删除等操作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，并经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、涂改档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用审批1.公司内部人员查阅、借阅工程档案，由所在部门负责人审批。2.外部单位查阅、借阅工程档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等，并加盖单位公章。经公司分管领导审批同意后，方可办理查阅、借阅手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、借阅日期、借阅人姓名、所在单位、归还日期等信息。登记台账应定期进行整理和归档，以便查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已超过保管期限的工程档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，既要保证档案的安全保管，又要合理剔除失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，结合公司实际情况和国家有关规定，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于涉及重要工程信息、技术秘密、知识产权等的档案，应进行重点鉴定，确保档案的安全性和保密性。3.征求相关部门和人员的意见，对档案的鉴定结果进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案的类别、案卷题名、数量、保管期限等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、监销人等信息。记录应与档案销毁清单一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的工程档案信息化管理系统，实现工程档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对工程档案的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现工程档案纸质文件和电子文件的数字化录入，支持批量录入和单个录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案存储：对录入的工程档案数据进行分类存储，建立电子档案数据库，支持多种存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，确保数据的安全性和可靠性。3.档案检索：提供灵活多样的检索方式，如按工程名称、项目名称、档案类别、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。4.档案利用：支持档案的在线查阅、借阅、下载等功能，用户可根据权限进行操作，同时系统记录档案利用情况，便于统计和管理。5.档案管理：实现对工程档案的分类管理、编目管理、保管期限管理、鉴定销毁管理等功能，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。6.安全管理：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等功能，保障工程档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和软件，确保信息化管理系统的正常运行。2.加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和管理水平。3.建立健全信息化管理制度，规范档案信息化管理流程，确保档案信息的安全和有效利用。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各工程项目部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立工程档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各工程项目部门和参建单位的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等方面。考核评价结果作为公司对各部门和参建单位奖惩的重要依据。（三）奖惩措施1.对于档案管理工作成绩突出