规范工程合同管理制度

PAGE规范工程合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合同的管理，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程、水利工程等各类工程项目所涉及的合同。（三）基本原则1.依法合规原则工程合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益，保障双方的权利义务对等。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、胁迫对方。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.对合同对方的主体资格、资质等级、经营范围、信用状况等进行严格审查。要求对方提供营业执照副本、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。2.对于首次合作的合同对方，应通过实地考察、查询工商登记信息、信用评级机构报告等方式，全面了解其经济实力、经营状况和信誉情况。3.禁止与无合法经营资格、资质等级不符合要求、信誉不良的单位签订工程合同。（二）合同条款拟定1.合同条款应明确、具体、完整，包括工程概况、工程内容、工程期限、工程质量标准、工程造价、付款方式、结算办法、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.工程概况应详细描述工程名称、地点、规模、结构形式等基本情况；工程内容应明确具体的工作范围和要求；工程期限应明确开工日期、竣工日期和总工期；工程质量标准应符合国家和行业相关标准，并明确质量验收程序和标准。3.工程造价应明确计价方式（如固定总价、固定单价、可调价格等）、工程价款的组成和计算方法；付款方式应明确预付款、进度款、结算款的支付比例、支付时间和条件；结算办法应明确结算依据、结算程序和结算期限。4.双方权利义务应明确双方在工程建设过程中的权利和义务，包括但不限于发包人提供施工条件的义务、承包人按时完成工程的义务、工程质量保修义务等；违约责任应明确双方违反合同约定应承担的责任形式和赔偿范围；争议解决方式应明确双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼。（三）合同审批流程1.合同承办部门负责起草合同文本，并填写《工程合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要条款等内容，提交部门负责人审核。2.部门负责人对合同文本的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审查合同条款是否符合公司利益和要求，有无潜在风险。审核通过后，签字确认并提交法务部门审查。3.法务部门对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，有无法律风险。对合同中的法律问题提出修改意见和建议，并出具《法律审查意见书》。合同承办部门根据法务部门的意见对合同文本进行修改完善后，提交财务部门审核。4.财务部门对合同的付款方式、结算办法、资金安排等财务条款进行审核，重点审查合同的财务风险和资金保障情况。审核通过后，签字确认并提交公司分管领导审批。5.公司分管领导对合同进行全面审批，重点审查合同的必要性、可行性、经济合理性等。审批通过后，签字确认并提交公司总经理审批。6.公司总经理对合同进行最终审批。总经理根据公司的战略规划、经营目标和风险承受能力等因素，对合同进行综合评估和决策。审批通过的合同，加盖公司合同专用章；审批不通过的合同，由合同承办部门负责与合同对方协商修改或终止合同谈判。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方签订正式合同文本。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同文本的规范性和一致性。2.合同签字盖章应严格按照公司规定的程序进行。合同双方的法定代表人或授权代表应在合同文本上签字，并加盖双方单位的公章或合同专用章。签字盖章应清晰、完整，不得模糊不清或遗漏。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件一份交公司档案室存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留作为履行合同的凭证。同时，将合同签订情况录入公司合同管理系统，以便跟踪合同履行情况和进行统计分析。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，向项目负责人、技术负责人、质量管理人员、安全管理人员、财务人员等详细介绍合同的主要内容、双方权利义务、违约责任等条款，确保相关人员熟悉合同要求，明确各自的职责。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为项目实施过程中的重要参考文件。（二）合同执行跟踪1.项目负责人负责合同履行的具体组织和实施，按照合同约定的工程期限、工程质量标准、工程造价等要求，合理安排施工进度、调配资源、控制成本，确保合同顺利履行。2.质量管理人员应严格按照合同约定的工程质量标准进行质量控制，加强施工过程中的质量检查和验收，确保工程质量符合要求。3.安全管理人员应按照合同约定的安全生产要求，加强施工现场的安全管理，落实安全防范措施，确保施工安全。4.财务人员应按照合同约定的付款方式和结算办法，及时办理工程款的收付手续，做好财务核算和资金管理工作，确保公司资金安全。5.合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度、质量状况、付款情况等信息，发现问题及时协调解决。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向公司领导汇报，并采取有效措施加以防范和化解。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务的调整等事项，并按照合同签订的审批流程进行审批。3.合同变更后，合同承办部门应及时将变更协议原件交公司档案室存档，同时更新合同管理系统中的相关信息。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时与合同对方办理合同终止手续，进行工程结算、验收、交付等工作。2.工程结算应按照合同约定的结算办法进行，结算金额经双方确认后，作为支付工程款的依据。3.工程验收应按照合同约定的工程质量标准进行，验收合格后方可办理交付手续。4.合同终止后，合同承办部门应将合同履行情况进行总结分析，形成书面报告，提交公司领导审阅。同时，对合同执行过程中的资料进行整理归档，妥善保管。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查，识别合同签订、履行过程中可能存在的风险因素，如合同条款风险、对方违约风险、不可抗力风险、法律法规政策变化风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于合同条款风险，应在合同签订前进行严格审查，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞的条款。同时，在合同履行过程中，如发现合同条款存在问题，应及时协商修改或补充协议。2.对于对方违约风险，应在合同签订前对对方的信用状况进行充分调查和评估，选择信誉良好、实力较强的合作方。在合同履行过程中，应加强对对方履约情况的跟踪和监督，及时发现对方违约行为，并采取相应的措施追究其违约责任，如要求对方承担违约金、赔偿损失、解除合同等。3.对于不可抗力风险，应在合同中明确不可抗力的定义、范围、通知程序、责任承担等条款。在不可抗力事件发生后，应及时通知对方，并按照合同约定的程序进行处理，尽量减少损失。4.对于法律法规政策变化风险，应密切关注国家法律法规政策的变化，及时调整合同管理策略。如因法律法规政策变化导致合同无法履行或需要变更合同条款的，应及时与对方协商解决，并按照相关规定办理手续。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，定期对合同风险状况进行监控和分析，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取措施防范风险。3.对风险监控和预警过程中发现的问题，应及时进行总结分析，查找原因，采取针对性的措施加以改进，不断完善合同风险管理体系。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件、合同审批表、法律审查意见书、财务审核意见、合同变更协议、合同终止协议、工程结算报告、验收报告等相关资料收集齐全，移交公司档案室存档。2.档案室应指定专人负责合同档案的收集、整理和保管工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案室对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、项目名称、合同编号等顺序进行编号、装订，建立合同档案目录。2.合同档案资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理规定进行分类存放，便于查阅和检索；电子档案应进行备份存储，并建立电子档案索引，方便快速查找。（三）档案保管1.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案资料应按照档案保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，中期档案保管期限为10年，长期档案保管期限为永久。3.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于超过保管期限的合同档案，应按照档案销毁程序进行销毁，确保档案资料的保密性和安全性。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档