带量药品采购制度规范

PAGE带量药品采购制度规范一、总则（一）目的为进一步规范药品采购行为，提高药品采购透明度，保障药品供应质量，降低药品采购成本，根据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本带量药品采购制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及药品采购的部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保药品采购活动合法合规。2.质量优先原则：把药品质量放在首位，优先采购质量可靠、疗效确切的药品。3.公平公正原则：建立公平公正的采购机制，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.信息公开原则：采购过程中的相关信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应定期对药品需求进行分析和预测，结合临床用药情况、患者数量变化、疾病流行趋势等因素，制定合理的药品需求计划。2.建立药品需求动态监测机制，及时掌握药品需求的变化情况，对需求计划进行适时调整。（二）计划制定1.根据需求预测结果，由采购部门牵头，会同相关部门共同制定年度、季度和月度药品采购计划。2.采购计划应明确药品的品种、规格、数量、采购时间等详细信息，并确保计划的合理性和可行性。3.在制定采购计划时，应充分考虑药品的库存情况，避免盲目采购导致库存积压或缺货现象。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，应提交至公司/组织内部的审批流程。审批部门应包括采购部门、财务部门、质量部门等相关部门。2.各审批部门应根据职责对采购计划进行审核，重点审核计划的合法性、合理性、必要性以及资金预算等方面。3.经审批通过的采购计划方可作为正式采购的依据，未经审批的采购计划不得执行。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括药品生产企业或经营企业的许可证、营业执照、药品质量认证证书、产品注册批件等相关资质文件。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资质要求的供应商中选择优质供应商。在选择过程中，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、物流配送能力等情况，确保供应商具备稳定供应药品的能力。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对供应商的表现进行评估。评估内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行评分。根据评估结果，将供应商分为不同等级，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰。3.评估结果应作为供应商后续合作的重要依据，对于连续评估不合格的供应商，应终止合作关系。（三）供应商关系维护1.与供应商保持密切沟通，及时了解药品供应情况、质量问题以及市场动态等信息。对于供应商提出的问题和建议，应及时给予反馈和处理。2.建立供应商培训机制，定期组织供应商参加相关培训，提高其质量管理水平和服务意识。3.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保合作关系的稳定和可持续发展。四、采购流程管理（一）采购申请与审批1.各部门根据药品需求计划，填写采购申请表，详细说明药品的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表应提交至本部门负责人进行初审，初审通过后提交至采购部门。3.采购部门对采购申请进行审核，审核内容包括申请的合理性、必要性、库存情况等。审核通过后，提交至财务部门进行资金预算审核。4.财务部门根据公司/组织的资金状况和预算安排，对采购申请进行资金预算审核。审核通过后，提交至公司/组织领导进行最终审批。（二）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，按照既定的采购方式和流程，向选定的供应商发出采购订单。2.在采购订单中，应明确药品的品种、规格、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保药品按时、按质、按量供应。（三）验收与入库1.药品到货后，质量部门应按照相关标准和规范对药品进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等。2.验收合格的药品，由仓库管理人员办理入库手续，按照规定的存储条件进行存放。验收不合格的药品，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。3.建立药品验收记录档案，详细记录药品的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录应保存至少规定年限，以备查阅。（四）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收合格的发票，按照规定的付款方式和时间，办理药品采购付款手续。2.在付款前，财务部门应核对采购订单、验收报告、发票等相关凭证的一致性和真实性，确保付款的准确性和合理性。3.建立采购付款台账，详细记录每一笔采购付款的情况，包括付款日期、付款金额、供应商名称等信息。付款台账应定期进行核对和清理，确保账目清晰。五、质量控制与风险管理（一）质量控制1.建立药品质量管理制度，明确药品采购过程中的质量控制要求和措施。2.质量部门应加强对采购药品的质量监督，定期对采购药品进行抽检，确保药品质量符合国家相关标准和规定。3.要求供应商提供药品质量保证协议，明确供应商对药品质量承担的责任。在采购合同中，应约定质量问题的处理方式和违约责任。（二）风险管理1.识别采购过程中可能存在的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、药品质量风险、政策法规风险等。2.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。例如，通过建立价格预警机制应对市场价格波动风险；加强供应商管理和合同管理应对供应商违约风险；强化质量控制措施应对药品质量风险；密切关注政策法规变化应对政策法规风险等。3.定期对采购风险进行评估和监控，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。六、信息管理与监督（一）信息管理1.建立带量药品采购信息管理系统，及时记录和更新采购计划、采购订单、验收报告、付款记录等相关信息。2.采购信息管理系统应具备信息查询、统计分析、报表生成等功能，为采购决策和管理提供数据支持。3.定期对采购信息进行整理和归档，确保信息的完整性和准确性。采购信息应按照规定的期限进行保存，以备查阅。（二）监督检查1.建立内部监督机制，定期对带量药品采购制度的执行情况进行监督检查。监督检查内容包括采购计划的执行情况、供应商管理情况、采购流程的合规性、质量控制情况等。2.成立专门的监督检查小组，由采购部门、财务部门、质量部门等相关人员组成。监督检查小组应定期开展检查工作，并形成检查报告。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。七、附则（一）解释