机械钥匙保管制度规范

PAGE机械钥匙保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司机械钥匙的管理，确保机械钥匙的安全、规范使用，保障公司财产安全和正常生产经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及机械钥匙管理的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保机械钥匙在保管、使用过程中不发生丢失、被盗等安全事故，防止因机械钥匙管理不善导致公司财产遭受损失或生产经营活动受到影响。2.规范操作原则：明确机械钥匙的保管、领取、使用、归还等流程，严格按照规定的程序进行操作，确保各项工作有序开展。3.责任明确原则：对机械钥匙管理过程中的各个环节明确责任主体，做到责任到人，便于监督和考核。二、机械钥匙的分类与标识（一）分类1.生产设备机械钥匙：用于开启和操作公司各类生产设备，如机床、生产线等。2.办公区域机械钥匙：包括办公室、仓库、机房等办公场所的门锁钥匙。3.特殊区域机械钥匙：如配电室、消防设备房、贵重物品存放室等特殊场所的机械钥匙。（二）标识1.对每一把机械钥匙进行编号，并在钥匙上粘贴带有编号的标识牌，标识牌应清晰、牢固，不易脱落。2.根据机械钥匙的分类，在标识牌上注明所属类别，如“生产设备[设备名称]钥匙”、“办公区域[房间号]钥匙”、“特殊区域[区域名称]钥匙”等。3.对于重要设备或特殊区域的机械钥匙，可在标识牌上添加特殊标识，如警示标志、颜色区分等，以便于识别和管理。三、保管职责（一）保管部门1.生产部门：负责本部门生产设备机械钥匙的保管，确保设备正常运行所需的钥匙齐全、完好。2.行政部门：负责办公区域机械钥匙的保管，包括办公室、会议室、公共区域等门锁钥匙的管理。3.安全管理部门：负责特殊区域机械钥匙的保管，如配电室、消防设备房等，确保特殊区域的安全防范措施有效落实。（二）保管人员1.各保管部门应指定专人负责机械钥匙的保管工作，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等素质。2.保管人员应熟悉所保管机械钥匙的种类、数量、用途及对应的设备或区域，确保能够准确、及时地提供所需钥匙。（三）保管要求1.机械钥匙应存放在专门的钥匙柜或钥匙箱内，钥匙柜或钥匙箱应具备良好的防盗、防潮、防火性能。2.钥匙柜或钥匙箱应设置明显的标识，注明所存放机械钥匙的类别、范围等信息，便于查找和管理。3.保管人员应定期对机械钥匙进行清点和检查，确保钥匙数量准确、无损坏、无丢失。如发现钥匙有损坏或丢失情况，应及时报告并采取相应措施。4.对于长期闲置或不再使用的机械钥匙，保管人员应及时清理并妥善保管，防止混淆或丢失。四、领取与归还（一）领取流程1.内部使用公司员工因工作需要领取机械钥匙时，应填写《机械钥匙领取申请表》，注明领取钥匙的类别、用途、领取时间等信息。申请表经所在部门负责人审批同意后，员工持申请表到相应保管部门领取机械钥匙。保管人员在发放钥匙时，应与申请表进行核对，确认无误后将钥匙发放给领取人，并在申请表上签字确认。2.外部人员借用因工作需要外部人员借用公司机械钥匙时，需由公司相关部门或人员填写《机械钥匙借用申请表》，详细说明借用原因、借用时间、归还时间等内容。申请表经公司主管领导审批同意后，方可办理借用手续。外部人员借用机械钥匙时，应向保管人员提供有效身份证明，并在《机械钥匙借用登记表》上签字登记。保管人员应告知借用人员钥匙的使用注意事项和归还要求。（二）归还流程1.内部使用归还员工使用完毕机械钥匙后，应及时归还至相应保管部门。保管人员在收回钥匙时，应检查钥匙是否完好无损，如有损坏应查明原因并要求领取人说明情况。确认无误后，保管人员在《机械钥匙领取申请表》上签字注明归还时间。2.外部人员归还外部人员借用的机械钥匙到期后，应按时归还至公司。归还时，保管人员应核对借用登记表和钥匙，确认无误后收回钥匙，并在借用登记表上注明归还时间。如外部人员未能按时归还钥匙，保管人员应及时与借用人员联系，了解原因并催促其尽快归还。如借用人员无法联系或拒不归还，应及时报告公司相关领导，并采取相应措施。五、使用规范（一）使用人员要求1.机械钥匙的使用人员必须经过相关培训，熟悉所使用钥匙对应的设备或区域的操作流程和安全注意事项。2.使用人员应妥善保管机械钥匙，不得随意转借他人或带出公司规定的使用范围。如因工作需要转借他人，必须经保管部门负责人同意，并办理相关手续。3.使用人员在使用机械钥匙时，应严格按照操作规程进行操作，不得违规使用或损坏钥匙。如发现钥匙存在故障或无法正常使用，应及时报告保管人员进行维修或更换。（二）使用记录1.对于重要设备或特殊区域的机械钥匙使用情况，应进行详细记录。使用记录应包括使用时间、使用人员姓名、使用目的、设备运行状况等信息。2.使用记录可采用纸质表格或电子文档的形式进行保存，保存期限应符合公司档案管理规定。通过使用记录，便于对机械钥匙的使用情况进行追溯和查询，及时发现问题并采取措施解决。六、盘点与清查（一）定期盘点1.公司应定期对机械钥匙进行盘点，盘点周期为每季度一次。盘点工作由各保管部门负责组织实施，保管人员具体执行。2.盘点时，保管人员应按照机械钥匙的编号逐一核对，确保钥匙数量准确、标识清晰、无损坏丢失等情况。同时，要检查钥匙柜或钥匙箱的安全状况，确保其正常使用。3.盘点结束后，保管人员应填写《机械钥匙盘点表》，详细记录盘点情况。如发现问题，应在盘点表中注明问题所在，并及时报告部门负责人进行处理。部门负责人应根据盘点结果，对保管工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）不定期清查1.除定期盘点外，公司还应不定期对机械钥匙进行清查。清查工作可根据实际情况由公司安全管理部门或其他相关部门组织实施。2.不定期清查的重点是对特殊区域、重要设备的机械钥匙进行检查，确保其保管和使用情况符合规定要求。清查过程中，如发现存在安全隐患或违规行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。3.清查结束后，清查组织部门应编写清查报告，总结清查工作情况，提出存在的问题及改进措施。清查报告应报送公司领导审阅，并作为公司机械钥匙管理工作的重要参考资料。七、应急处理（一）钥匙丢失或被盗1.如发现机械钥匙丢失或被盗，保管人员应立即报告所在部门负责人，并及时采取措施防止损失扩大。2.部门负责人接到报告后，应迅速组织人员进行查找，并向公司安全管理部门报告。安全管理部门应根据情况启动应急预案，配合相关部门进行调查和处理。3.如果丢失或被盗的机械钥匙涉及重要设备或特殊区域，应及时评估可能造成的安全风险，并采取相应的防范措施，如更换门锁、加强安全监控等。同时，要对丢失或被盗钥匙的情况进行详细记录，以便后续调查和处理。（二）钥匙损坏1.当发现机械钥匙损坏时，使用人员应及时将损坏的钥匙交回保管部门。保管人员对损坏的钥匙进行确认后，应登记在册，并注明损坏原因。2.对于一般性损坏的钥匙，保管部门应安排维修人员进行维修或更换。维修或更换后的钥匙应进行质量检验，确保能够正常使用。3.如果钥匙损坏严重无法修复，保管部门应及时向公司相关部门申请重新配制钥匙，并按照规定的程序进行审批和备案。重新配制的钥匙应进行编号和标识，与原钥匙进行区分管理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司安全管理部门负责对机械钥匙保管制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各保管部门的机械钥匙管理工作进行抽查。2.监督检查内容包括钥匙的保管情况、领取与归还流程执行情况、使用规范情况、盘点与清查工作落实情况等。检查过程中，如发现存在问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。3.各保管部门应积极配合安全管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得隐瞒或虚报情况。对于监督检查提出的整改意见，应认真落实，确保机械钥匙管理工作规范、有序。（二）考核机制1.公司建立机械钥匙管理工作考核机制，将机械钥匙管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。考核内容包括制度执行情况、工作质量、安全责任落实等方面。2.对于在机械钥匙管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对于违反本制度规定，导致机械钥匙管理出现问题的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、绩效扣分等。3.考核结果将作为公司对部门和个人进行评先评优、晋升晋级等的重要依据之一，以激励各部门和人员严格遵守机械钥匙保管制度，做好机械钥匙管理工作。九、附则（一）