规范协商场所管理制度

PAGE规范协商场所管理制度一、总则（一）目的为了加强公司协商场所的管理，确保协商活动的顺利进行，维护公司正常的工作秩序，保障员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有用于协商活动的场所，包括但不限于会议室、洽谈室等。（三）基本原则1.合法性原则：协商场所的管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.规范性原则：建立健全规范的管理制度和流程，确保协商活动有序开展。3.公正性原则：为协商双方提供公平、公正的环境，保障各方合法权益。4.服务性原则：以满足协商活动需求为出发点，提供优质的服务。二、协商场所的规划与建设（一）场所布局1.根据协商活动的类型和规模，合理规划协商场所的布局。应设置专门的会议区域、洽谈区域，确保空间宽敞、舒适，便于人员交流和沟通。2.会议区域应配备必要的桌椅、投影仪、音响设备、白板等设施，以满足协商过程中的信息展示和讨论需求。3.洽谈区域可根据实际情况设置不同规格的洽谈桌，提供舒适的座椅，并配备必要的茶水、咖啡等饮品供应设施。（二）设施设备配置1.按照协商活动的实际需求，配备先进、适用的设施设备。定期对设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。2.对于重要的协商场所，应配备视频会议系统、录音录像设备等，以便对协商过程进行记录和存档。3.设施设备的选型应符合节能环保要求，降低运营成本。（三）环境要求1.协商场所应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。保持室内通风良好，温度、湿度适宜，为协商人员提供舒适的环境。2.场所内的装饰应简洁大方，符合公司文化和形象，避免过度奢华或繁杂的装修。3.合理设置照明系统，确保协商区域光线充足、均匀，避免光线过强或过弱影响协商效果。三、协商场所的使用管理（一）使用申请1.公司内部各部门或员工如需使用协商场所，应提前向行政部门提交使用申请。申请应包括协商活动的主题、时间、参与人员、预计时长等信息。2.行政部门对申请进行审核，根据场所的使用情况和优先级进行安排。对于重要的协商活动，应优先保障。3.申请获得批准后，申请人应与行政部门签订使用协议，明确双方的权利和义务。（二）使用安排1.行政部门根据协商活动的需求，合理安排协商场所的使用时间和区域。如遇多个申请冲突，应根据实际情况进行协调，尽量满足各方需求。2.在协商场所使用前，行政部门应确保场所及设施设备处于正常状态，并安排专人进行现场服务，如协助布置场地、提供必要的文具等。3.对于临时增加的协商活动需求，行政部门应根据实际情况进行紧急调配，尽量缩短响应时间。（三）使用规范1.使用人员应遵守协商场所的管理制度，爱护场所内的设施设备。不得随意损坏、拆卸或移动设施设备，如有损坏应及时报告并照价赔偿。2.保持协商场所的安静，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人的行为。在协商过程中，如需使用电子设备，应注意控制音量，避免干扰他人。3.协商场所内禁止吸烟、饮食、乱扔垃圾等行为。使用完毕后，应将垃圾清理干净，保持场所整洁。4.未经行政部门许可，不得擅自更改协商场所的布局或用途。四、协商场所的安全管理（一）安全制度1.建立健全协商场所的安全管理制度，明确安全责任人和安全管理流程。加强对安全工作的监督检查，确保安全制度的有效执行。2.制定安全应急预案，针对可能出现的火灾、地震、突发疾病等紧急情况，制定详细的应对措施和疏散方案。定期组织安全演练，提高员工的应急处置能力。（二）设施设备安全1.定期对协商场所的设施设备进行安全检查，确保其符合安全标准。重点检查电气设备、消防设施、通风系统等，及时发现并排除安全隐患。2.对于存在安全风险的设施设备，应及时进行维修或更换。如遇重大安全问题，应立即停止使用，并采取相应的措施进行整改。（三）人员安全1.加强对进入协商场所人员的安全管理，禁止携带易燃易爆、危险化学品等违禁物品进入。对人员进行安全宣传教育，提高安全意识。2.在协商场所内设置明显的安全警示标识，提醒人员注意安全事项。如遇紧急情况，应及时组织人员疏散，确保人员生命安全。五、协商场所的卫生管理（一）卫生制度1.制定协商场所的卫生管理制度，明确卫生责任人和卫生标准。定期对协商场所进行清扫和消毒，保持场所整洁卫生。2.加强对卫生工作的监督检查，确保卫生制度的有效执行。对违反卫生规定的行为进行及时纠正和处理。（二）日常卫生维护1.每天对协商场所进行清扫，包括地面、桌面、座椅、门窗等的清洁。定期对地毯、窗帘等进行清洗，保持其干净整洁。2.及时清理协商场所内的垃圾和杂物，保持垃圾桶清洁，并定期更换垃圾袋。3.定期对协商场所的卫生间进行消毒，保持卫生间无异味、无污渍。（三）特殊时期卫生管理1.在传染病高发期等特殊时期，加强对协商场所的卫生管理。增加消毒频次，对重点区域进行重点消毒。2.提供必要的防护用品，如洗手液、消毒纸巾等，方便人员使用。加强通风换气，保持室内空气流通。六、协商场所的信息化管理（一）信息系统建设1.建立协商场所信息化管理系统，实现对场所使用情况、设施设备状态、安全卫生等信息的实时监控和管理。2.信息化管理系统应具备预约申请、审批、查询、统计等功能，方便行政部门和使用人员进行操作。3.与公司内部的办公系统、视频会议系统等进行对接，实现信息共享和协同办公。（二）数据管理1.对协商场所的相关数据进行分类整理和存储，建立完善的数据档案。数据应包括场所使用记录、设施设备维护记录、安全检查记录、卫生消毒记录等。2.定期对数据进行备份，防止数据丢失。加强数据安全管理，设置不同的用户权限，确保数据的保密性和完整性。（三）技术支持1.配备专业的技术人员，负责协商场所信息化管理系统的日常维护和技术支持。及时处理系统故障和问题，确保系统的正常运行。2.关注信息化技术的发展趋势，不断对协商场所信息化管理系统进行升级和优化，提高管理效率和服务质量。七、协商场所的服务管理（一）服务人员培训1.加强对协商场所服务人员的培训，提高其服务意识和专业技能。培训内容包括服务礼仪、设施设备操作、应急处理等方面。2.定期组织服务人员进行考核，确保其能够熟练掌握服务技能和流程，为协商人员提供优质的服务。（二）服务内容与标准1.为协商人员提供茶水、咖啡等饮品服务，确保饮品供应及时、质量良好。2.根据协商活动的需求，提供文具、纸张、投影仪等必要的物品支持。3.协助协商人员进行场地布置，如摆放桌椅、调整设备等，确保场地符合协商要求。4.服务人员应热情、周到地为协商人员提供服务，及时响应其需求，解决遇到的问题。（三）服务监督与改进1.建立服务监督机制，通过现场检查、用户反馈等方式，对协商场所的服务质量进行监督。及时发现服务过程中存在的问题，并采取措施进行改进。2.定期收集协商人员的意见和建议，对服务内容和标准进行调整和优化，不断提高服务水平。八、协商场所的费用管理（一）费用标准1.根据协商场所的使用情况和成本核算，制定合理的费用标准。费用标准应包括场地使用费用、设施设备租赁费用、服务费用等。2.费用标准应定期进行评估和调整，确保其合理性和公正性。（二）费用结算1.行政部门根据协商场所的使用记录，定期与使用部门进行费用结算。结算方式可采用月结、季结等方式，具体根据公司实际情况确定。2.使用部门应在规定的时间内完成费用支付，如逾期未支付，应按照相关规定收取滞纳金。（三）费用控制1.加强对协商场所费用的控制，严格按照费用标准进行收费。对费用支出进行审核和监督，确保费用使用合理、合规。2.通过优化设施设备配置、提高服务效率等方式，降低协商场所的运营成本，提高经济效益。九、协商场所的档案管理（一）档案分类1.协商场所的档案分为基础档案、使用档案、维护档案、安全档案、卫生档案等类别。2.基础档案包括协商场所的规划建设资料、设施设备清单等；使用档案包括使用申请、使用协议、使用记录等；维护档案包括设施设备维护计划、维护记录等；安全档案包括安全制度、应急预案、安全检查记录等；卫生档案包括卫生制度、消毒记录等。（二）档案整理与归档1.定期对协商场所的各类档案进行整理，确保档案资料完整、准确。按照档案分类进行归档，建立清晰的档案目录。2.档案整理应遵循便于查询、保管的原则，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。（三）档案查阅与利用1.建立档案查阅制度，明确查阅权限和流程。公司内部人员如需查阅协商场所档案，应填写查阅申请表，经批