规范工厂公章管理制度

PAGE规范工厂公章管理制度一、总则（一）目的为加强工厂公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护工厂的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工厂内所有涉及公章使用的部门和人员。（三）定义1.公章：指工厂正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于企业公章、合同专用章、财务专用章等。2.使用部门：指工厂内需要使用公章的各个部门，如行政部、财务部、业务部等。3.使用人员：指经授权可以使用公章的工厂员工。二、公章的种类及用途（一）企业公章1.用于以工厂名义出具的各类文件、信函、证明等，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的年检、变更；对外签订的合同、协议等重要文件；向上级主管部门、政府部门报送的各类文件、报告等。2.代表工厂行使法定权利和履行法定义务，具有最高的法律效力。（二）合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务合同等，明确合同双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。（三）财务专用章1.用于办理工厂的财务收支业务，如开具发票、收据、支票等；进行银行账户的资金收付、结算等操作。2.是财务核算和财务管理的重要印鉴，代表工厂在财务领域的法定认可。（四）其他专用章根据工厂实际业务需要，可能还会设立其他专用章，如报关专用章、发票专用章等，各专用章具有特定的用途，应严格按照规定使用。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公章的刻制必须严格按照国家法律法规和相关行业标准进行。由行政部负责统一办理公章刻制手续，填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、用途等信息。2.申请表需经工厂法定代表人签字批准后，方可交由具有合法资质的印章制作单位刻制。3.在公章刻制过程中，行政部应全程跟踪，确保刻制质量和进度。收到新刻制的公章后，应及时进行验收，并填写《公章验收单》。验收内容包括公章的规格、材质、图案、文字等是否与申请表一致，印章是否清晰、完整，有无损坏等情况。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部应在《公章启用登记表》上详细登记公章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息，并由相关负责人签字确认。2.同时，行政部应将公章启用的相关信息以书面形式通知工厂内各相关部门，明确告知公章正式启用的时间、使用范围和注意事项等。3.对于重要的公章启用，如企业公章、合同专用章等，可考虑举行简单的启用仪式，以增强员工对公章管理的重视程度。（三）废止1.当公章因磨损、损坏、遗失或其他原因需要废止时，由保管人填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因，并提交行政部审核。2.行政部审核通过后，报工厂法定代表人批准。批准后，行政部应将废止的公章及时收回，并在《公章废止登记表》上进行登记。3.对于废止的公章，应采取适当的销毁措施，确保公章不再被非法使用。销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。销毁记录应至少保存[X]年，以备查阅。四、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全。2.公章保管人不得擅自将公章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带公章外出。（二）保管地点1.企业公章、合同专用章等重要公章应存放在专门的保险柜中，并放置在安全可靠的办公室内。保险柜应具备良好的防盗、防火、防潮等功能。2.财务专用章等与财务相关的公章应存放在财务部门的专用保险柜中，由财务负责人指定专人保管。（三）保管人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，随时能够找到。2.严格按照本制度规定的使用流程和审批程序，办理公章使用手续，对每一次公章使用进行详细登记。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等异常情况，应及时报告行政部，并采取相应的措施进行处理。4.在离职或岗位变动时，应将公章及相关使用记录交接给指定的接替人员，并办理交接手续。交接手续应包括公章实物、《公章使用登记表》、保险柜钥匙等物品的清点和签字确认。五、公章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门或使用人员如需使用公章，应填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、使用时间、使用范围、文件名称及份数等信息。申请表应由部门负责人签字审核，确保申请事项真实、合理、合法。2.审批：根据申请事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、信函等的盖章，由部门负责人审批后，报行政部备案。涉及经济合同、重大业务合作等重要事项的盖章，需经部门负责人、分管领导审核后，报工厂法定代表人批准。财务收支业务相关的盖章，由财务负责人按照财务审批流程进行审批。3.用印：审批通过后，使用人员持《公章使用申请表》到公章保管人处办理用印手续。保管人应认真核对申请表上的审批签字和相关信息，确保无误后，方可在文件或合同上加盖公章。盖章时应注意印章的位置、清晰度和端正度，保证盖章效果规范、清晰。4.登记：用印完成后，保管人应在《公章使用登记表》上详细记录用印时间、用印部门、用印人员、用印事由、文件名称及份数等信息，并由用印人员签字确认。登记表应妥善保存，以备查阅。（二）使用范围1.公章的使用必须严格限定在本制度规定的范围内，不得超出授权范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因特殊情况需要预先盖章的，必须经工厂法定代表人批准，并在盖章后对空白部分进行有效控制，防止他人擅自添加内容。（三）使用注意事项1.使用公章时，应确保盖章文件的内容真实、合法、有效，符合国家法律法规和工厂的相关规定。2.对于涉及重要事项的文件盖章，如合同签订、重大决策等，应在盖章前对文件内容进行仔细审核，确保无任何法律风险和漏洞。3.用印过程中，如发现文件内容存在疑问或不符合规定的情况，保管人应拒绝盖章，并及时向相关领导报告。4.盖章后的文件应妥善保管，按照档案管理规定进行归档保存。如需对外发送，应按照规定的程序进行登记、封装和邮寄，确保文件安全送达对方。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部负责定期对公章的使用情况进行检查，检查内容包括《公章使用登记表》的记录是否完整、准确，用印审批手续是否齐全，公章保管是否安全可靠等。检查频率为每月至少一次，并形成检查报告。2.财务部门应定期对财务专用章的使用情况进行自查，确保财务收支业务的印章使用符合财务管理制度和相关法律法规的要求。自查报告应报财务负责人审核，并提交行政部备案。3.各部门负责人应加强对本部门公章使用情况的日常监督，确保本部门员工严格按照规定使用公章。如发现违规使用情况，应及时制止并报告行政部。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门的监督检查，积极配合提供有关公章管理的资料和信息。2.对于涉及重大经济纠纷、法律诉讼等情况，应主动接受司法机关、审计部门等的监督检查，如实提供公章使用的相关证据和资料。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，一经发现，将视情节轻重给予严肃处理。2.情节较轻的，给予批评教育、警告处分，并责令立即改正；情节严重的，给予记过、记大过、降职降薪等处分；如因违规使用公章给工厂造成经济损失或其他严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。3.违规行为包括但不限于：未经审批擅自使用公章；超出授权范围使用公章；在空白纸张、合同等上加盖公章；伪造、变造公章使用记录等。七、附则（一）解释权本制度由行政部负责解释。在执行过程中，如有未