腾讯应酬管理制度规范

PAGE腾讯应酬管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范腾讯员工在工作过程中的应酬行为，确保应酬活动符合公司利益、法律法规及行业标准，维护公司良好形象，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于腾讯全体员工，包括正式员工、实习生及外包人员等参与公司应酬活动的相关人员。（三）基本原则1.合规性原则应酬活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规定，确保所有行为合法合规。2.必要性原则应酬活动应基于工作需要，具有明确的业务目的，避免不必要的应酬行为，杜绝铺张浪费。3.适度性原则应酬活动的规模、形式和费用应与业务需求相匹配，注重实效，避免过度应酬对公司资源造成不合理消耗。4.廉洁自律原则员工在应酬过程中应保持廉洁自律，严禁接受不正当利益，不得利用应酬之便谋取私利，损害公司利益。二、应酬活动分类及规范（一）商务宴请1.定义商务宴请是指因业务洽谈、合作签约、客户关系维护等工作需要，与合作伙伴、客户等进行的聚餐活动。2.适用场景接待重要客户来访，增进双方了解与合作意向。庆祝业务合作成功签约，表达合作诚意与感谢。定期与合作伙伴沟通业务进展，加强合作关系。3.规范要求活动安排提前制定宴请计划，明确宴请目的、对象、时间、地点及预算等信息，并报上级领导审批。根据宴请对象的文化背景、饮食习惯等因素选择合适的餐厅，确保环境舒适、菜品质量符合要求。合理安排宴请座位，遵循主宾有序、便于交流的原则。费用标准商务宴请费用应严格控制在预算范围内，根据宴请规模和性质设定合理的人均标准。一般情况下，人均费用不得超过[X]元。费用报销时需提供详细的消费清单，包括菜品、酒水、服务费等明细，确保费用支出真实、合理、合规。行为规范员工应准时到达宴请地点，如有特殊情况需提前告知组织者。注重餐桌礼仪，文明用餐，避免大声喧哗、酗酒等不当行为。交谈内容应围绕工作业务展开，避免涉及敏感话题或个人隐私，不得在宴请过程中进行任何有损公司形象或利益的行为。（二）商务会议餐饮1.定义商务会议餐饮是指在公司组织的各类商务会议、培训活动、研讨会等期间，为参会人员提供的餐饮服务。2.适用场景举办大型业务会议，为参会人员提供午餐或晚餐。组织内部培训课程，为学员提供课间餐饮。召开行业研讨会，为与会嘉宾提供茶歇、工作餐等。3.规范要求餐饮安排根据会议规模、时长及参会人员构成等因素，合理选择餐饮形式，如自助餐、桌餐、茶歇等。确保餐饮质量和卫生，选择具有良好信誉的餐饮供应商，提前对菜品进行审核，避免提供变质、不洁食物。合理安排餐饮时间，避免与会议议程冲突，确保参会人员能够在适当的时间享用餐饮，不影响会议进程。费用标准商务会议餐饮费用应纳入会议预算统一管理，严格控制成本。根据会议类型和规模设定不同的费用标准，如大型会议自助餐人均费用不超过[X]元，小型会议桌餐人均费用不超过[X]元等。费用报销时需提供餐饮服务合同、发票及详细的费用清单，注明用餐人数、菜品明细等信息。行为规范参会人员应按照规定的时间和地点有序用餐，不得随意浪费食物。在享用茶歇等简餐时，注意保持环境整洁卫生，不得在会议场地内乱扔垃圾。（三）礼品赠送1.定义礼品赠送是指在业务往来中，为表达对合作伙伴、客户等的感谢、慰问或节日祝福等，向对方赠送具有一定纪念意义或实用价值的物品。2.适用场景重要节日（如春节、中秋节等）向合作伙伴、客户赠送节日礼品。业务合作取得阶段性成果，向对方赠送感谢礼品。客户生日、纪念日等特殊日子，送上祝福礼品。3.规范要求礼品选择礼品应符合公司文化和品牌形象，具有一定的档次和品味，避免选择过于低俗或昂贵的礼品。根据对方的文化背景、兴趣爱好等因素，选择合适的礼品类型，如具有地方特色的工艺品、文化书籍、办公用品等。严禁赠送现金、有价证券、贵重珠宝首饰等可能构成贿赂的物品。礼品审批赠送礼品前，需填写礼品申请表，详细说明赠送对象、原因、礼品内容及预算等信息，并报上级领导审批。审批通过后，按照规定的流程进行礼品采购和赠送，确保礼品的来源合法合规。礼品登记建立礼品赠送登记台账，记录礼品赠送的时间、对象、礼品名称、数量、价值等信息，以便进行跟踪和管理。定期对礼品赠送情况进行统计分析，评估礼品赠送的效果和影响，为后续决策提供参考依据。（四）娱乐活动1.定义娱乐活动是指在工作之余，为丰富员工文化生活、促进团队凝聚力以及加强与合作伙伴、客户关系而组织或参与的各类娱乐项目，如团建活动、体育比赛、文艺演出等。2.适用场景定期组织公司内部团建活动，增强团队协作能力。与合作伙伴共同参与体育赛事，增进双方友谊与合作。举办文艺晚会，邀请客户、合作伙伴共同参与，营造良好的合作氛围。3.规范要求活动组织娱乐活动应提前制定详细的活动方案，包括活动主题、时间、地点、内容、参与人员等信息，并报上级领导审批。根据活动规模和性质，合理安排活动场地、设备、人员等资源，确保活动安全、有序进行。活动过程中应注重组织协调，引导员工积极参与，避免出现混乱或安全事故。费用标准娱乐活动费用应纳入公司相关预算进行管理，根据活动类型和规模设定合理的费用标准。如团建活动人均费用不超过[X]元，体育比赛、文艺演出等活动的费用根据实际情况另行核算。费用报销时需提供活动费用明细清单、发票等凭证，确保费用支出合理、合规。鼓励通过内部资源共享、合作赞助等方式降低娱乐活动成本，提高资源利用效率。行为规范员工应遵守活动规则和现场秩序，尊重他人，不得在活动中进行任何违反法律法规、道德规范或公司规定的行为。注重活动中的团队协作和沟通交流，展现公司良好的团队形象和员工素质。对于邀请合作伙伴、客户参与的娱乐活动，应提前沟通活动内容和要求，确保活动能够达到预期效果，增进双方关系。（五）其他应酬活动1.定义其他应酬活动是指除上述商务宴请、商务会议餐饮、礼品赠送、娱乐活动之外，因工作需要而进行的其他应酬行为，如接待来访人员的陪同参观、接送机等。2.适用场景接待外地来访客户，安排陪同参观公司办公区域、展示厅等。为重要客户或合作伙伴提供接送机服务，体现公司的周到安排。3.规范要求活动安排根据来访人员的身份、行程及需求，合理安排陪同参观的路线、内容及时间，确保能够全面展示公司形象和业务优势。对于接送机服务，应提前与对方确认航班、车次信息，安排合适的车辆和司机准时接送，确保接送过程顺利、安全。费用标准其他应酬活动费用应根据实际发生情况进行合理控制，如陪同参观的讲解费用、接送机的车辆租赁费用等，纳入公司相关费用科目进行核算。费用报销时需提供相关的发票及费用明细清单，证明费用支出的合理性和必要性。行为规范陪同参观人员应具备良好的沟通能力和专业素养，能够准确、清晰地介绍公司情况，解答来访人员的疑问。在接送机过程中，司机应保持良好的服务态度，确保乘车环境舒适、安全。同时，不得与来访人员进行不当交流，避免泄露公司机密信息。三、应酬活动审批流程（一）申请员工因工作需要组织或参与应酬活动，应提前填写应酬活动申请表，详细说明活动的类型、目的、时间、地点（如有）、参与人员、预算等信息，并附上相关的背景资料或说明。申请表应按照公司规定的格式和内容要求填写，确保信息准确、完整。（二）审批1.部门负责人审批申请表首先提交至员工所在部门负责人处进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，对活动的必要性、合理性及预算进行审核，判断是否符合公司利益和业务需求。如同意申请，应签署明确的审批意见，并注明是否需要进一步提交上级领导审批。2.上级领导审批对于涉及金额较大、重要客户或合作伙伴参与、具有重大业务影响等的应酬活动，部门负责人审批通过后，需提交至上级领导进行审批。上级领导应从公司整体战略、资源配置、风险控制等角度对活动进行全面评估，做出最终的审批决定。审批通过后，申请表应返回至员工或相关组织者手中，作为开展应酬活动的依据。（三）备案应酬活动申请表经审批通过后，相关信息应及时进行备案。备案内容包括活动名称、申请人、审批结果、活动时间、地点、参与人员、预算等详细信息。备案工作由公司行政部门或相关负责部门负责，建立专门的应酬活动备案台账，以便对公司应酬活动进行统一管理和跟踪查询。四、费用管理与报销（一）费用预算1.在组织应酬活动前，组织者应根据活动的规模、形式、预计参与人数等因素，合理编制费用预算。费用预算应涵盖活动的各项开支，如餐饮费用、礼品费用、场地租赁费用、设备道具费用、交通费用等，并明确各项费用的具体金额和总预算额度。2.费用预算应报上级领导审批，确保预算的合理性和可行性。审批通过后的预算作为应酬活动费用控制的依据，在活动实施过程中，原则上不得随意突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批流程重新进行申请和审批。（二）费用报销1.应酬活动结束后，参与人员应及时整理相关费用凭证，并按照公司财务报销制度的要求进行报销申请。费用凭证应包括发票、收据、消费清单、合同协议等有效票据，确保费用支出真实、合法、合规。2.报销申请应填写公司规定的报销表格，详细注明应酬活动的名称、时间、地点、参与人员、费用明细及报销金额等信息，并附上审批通过的应酬活动申请表复印件。报销表格应按照财务部门的要求进行填写，字迹清晰、内容完整。3.财务部门收到报销申请后，应认真审核费用凭证和报销表格的真实性、完整性、合规性。对于不符合报销要求的申请，应及时通知报销人员补充或更正相关材料。审核通过后的报销申请，按照公司财务流程进行款项支付。（三）费用审计与监督1.公司财务部门应定期对应酬活动费用进行审计，检查费用支出是否符合预算安排、公司制度及相关法律法规的要求。审计内容包括费用凭证的真实性、报销流程的合规性、费用标准的执行情况等。2.审计过程中如发现问题，应及时与相关部门和人员沟通核实，并根据情况提出整改意见。对于违规行为，应按照公司规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。3.公司内部审计部门或纪检监察部门应加强对应酬活动的监督检查，不定期抽查应酬活动的组织实施情况、费用使用情况等，确保应酬活动规范有序进行，维护公司利益。五、廉洁自律规定（一）严禁接受不正当利益1.员工在应酬过程中，严禁接受合作伙伴、客户等赠送的现金、有价证券、贵重礼品、回扣、佣金等不正当利益。不得利用职务之便为他人谋取私利，损害公司利益。2.对于无法拒绝的礼品或小额馈赠，员工应及时向公司报告，并按照公司规定进行处理。一般情况下，应将礼品上交公司统一管理，由公司根据实际情况进行处理，如回赠具有公司特色的纪念品或用于公司内部活动等。（二）杜绝商业贿赂行为1.员工应严格遵守法律法规，坚决杜绝在应酬活动中发生商业贿赂行为。不得通过宴请、送礼、娱乐等方式向对方行贿，以获取不正当的商业利益或业务机会。2.如发现任何涉及商业贿赂的线索或行为，员工应立即向公司报告，公司将及时进行调查处理。对于涉及商业贿赂的员工，公司将依法依规严肃追究其责任，情节严重的将移交司法机关处理。（三）廉洁自律教育与监督1.公司应定期组织员工开展廉洁自律教育活动，通过培训、讲座、案例分析等形式，提高员工的廉洁意识和法律意识，使员工深刻认识到廉洁自律的重要性，自觉遵守廉洁自律规定。2.加强对员工应酬活动的监督管理，建立健全监督机制。通过内部审计、举报投诉、定期检查等方式，及时发现和纠正员工在应酬过程中存在的违规行为，确保公司应酬活动在廉洁、规范的轨道上运行。六、附则（一）解释权本制度由腾讯公司[具体部门]负责解释。在制度执行过程中，如遇具体问题或需要进一