规范印章使用管理制度

PAGE规范印章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项。3.财务专用章：专门用于公司财务相关业务，如开具支票、汇票等。4.合同专用章：用于签订各类经济合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准进行。2.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。3.行政部门审核通过后，统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关部门及人员进行验收。验收内容包括印章的规格、材质、文字、图案等是否符合要求。2.验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息，并经公司法定代表人签字批准。3.印章启用前，行政部门应将印章印模留档保存，并在公司内部进行公示，确保全体员工知晓。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用规定。（二）保管职责1.公司公章：由公司法定代表人或其授权的专人保管。2.法定代表人章：由法定代表人本人保管或指定专人保管。3.财务专用章：由公司财务部门负责人或其授权的专人保管。4.合同专用章：由公司合同管理部门负责人或其授权的专人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司或交予他人使用，如因特殊情况需要带出公司，必须经公司法定代表人书面批准，并做好登记备案。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的用途和范围使用印章，不得擅自扩大使用范围或用于其他非法目的。2.印章使用必须经过严格的审批程序，确保使用的合法性、真实性和有效性。（二）使用流程1.填写申请表：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交后，根据印章的种类和用途，分别由相关部门进行审核。涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经公司法定代表人或其授权的高级管理人员审核批准。一般业务事项的用印，由相关部门负责人审核批准。部门章的使用，由各部门负责人审核批准。3.用印：审核通过后，印章保管人员按照申请表上的要求进行用印，并在用印文件上加盖清晰、端正的印章。4.登记：用印完成后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记备案，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印申请人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如来不及履行正常审批程序，需使用印章时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要，需在空白纸张、合同文本等文件上预先加盖印章的，必须经公司法定代表人书面批准，并严格控制用印数量和范围。用印后，使用部门或个人应及时将用印文件收回，并妥善保管。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经公司法定代表人签字批准。2.印章停用后，行政部门应及时通知各部门及相关人员，并收回印章。（二）销毁理由1.对于已停用的印章，除公司法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章需留存一定期限备查外，其他印章应及时进行销毁。2.印章销毁的原因主要包括印章损坏无法使用、印章使用期限届满、公司业务调整不再需要使用等。（三）销毁流程1.行政部门负责组织印章的销毁工作，并填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，经公司法定代表人签字批准。2.销毁印章时，应选择在公司内部进行，并由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员共同监督。3.印章销毁后，监督人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报公司领导备案。六、印章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章使用监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、检查方式、检查频率等要求。（二）检查内容1.印章使用是否符合规定的用途和范围。2.印章使用审批程序是否严格执行。3.印章保管是否安全可靠。4.《印章使用登记簿》登记是否完整、准确。（三）违规处理1.对于发现的印章使用违规行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，如未经审批擅自使用印章、用印文件内容与申请表不符等，责令相关责任人立即改正，并给予批评教育。3.对于情节严重的违规行为，如伪造、变造印章，利用印章进行违法犯罪活动等，依法追究相关责任人的法律责任，并