规范境外财务管理制度

PAGE规范境外财务管理制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司境外财务活动的管理与监督，规范财务行为，防范财务风险，确保公司境外业务的稳健运营，维护公司的合法权益，保障财务信息的真实、准确、完整，促进公司境外业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司在境外设立的子公司、分支机构以及参与的境外项目（以下统称“境外机构”）。（三）基本原则1.合法性原则境外机构的财务活动必须遵守中国及业务所在国家（地区）的法律法规、税收政策以及相关国际会计准则和惯例。2.合规性原则严格按照公司内部的财务管理制度和审批流程执行各项财务操作，确保财务活动的合规性和规范性。3.风险防控原则识别、评估和应对境外财务活动中的各类风险，包括汇率风险、税务风险、资金风险等，采取有效的风险防控措施，保障公司财务安全。4.效益性原则在合规的前提下，优化财务资源配置，提高资金使用效率，实现公司境外业务的经济效益最大化。二、财务管理职责（一）公司总部财务管理部门职责1.制度制定与完善负责制定和完善境外财务管理制度，明确境外机构财务管理的各项要求和规范。2.指导与监督对境外机构的财务工作进行指导、监督和检查，确保境外机构严格执行公司财务制度。3.预算管理组织编制境外机构年度财务预算，审核预算执行情况，对重大预算调整事项进行审批。4.资金管理统筹安排境外机构的资金，制定资金管理制度，监控资金流动，保障资金安全和合理使用。5.财务报告与分析定期收集、审核境外机构的财务报告，进行财务分析，为公司决策提供依据。6.税务管理指导境外机构进行税务筹划，协调解决税务问题，确保境外机构依法纳税。7.人员培训组织开展境外财务人员培训，提高其业务素质和财务管理水平。（二）境外机构负责人职责1.组织实施负责组织境外机构贯彻执行公司财务管理制度，确保各项财务工作的顺利开展落实。2.财务管理对境外机构的财务工作全面负责，制定内部财务管理办法，加强财务管理和内部控制。3.预算执行组织实施境外机构年度财务预算，确保预算的严格执行，及时分析预算差异原因并采取措施加以解决。4.资金管理合理安排和使用资金，保障境外机构业务的正常运转，控制资金风险。5.财务报告定期向公司总部报送财务报告，如实反映境外机构的财务状况和经营成果。6.税务管理负责境外机构的税务申报和缴纳工作，配合公司总部做好税务管理相关工作。7.人员管理负责境外机构财务人员的管理和考核，提高财务人员的工作效率和业务能力。（三）境外机构财务人员职责1.日常核算按照财务制度和相关会计准则，负责境外机构的会计核算工作，确保财务数据的准确、及时。2.财务报告编制定期编制财务报告，真实、完整地反映境外机构的财务状况和经营成果，并及时报送公司总部。3.预算管理协助境外机构负责人编制财务预算，跟踪预算执行情况，提供预算执行分析报告。4.资金管理负责境外机构资金的收付、结算和账户管理，确保资金安全和正常流转。5.税务申报与缴纳按照当地税收法规，及时、准确地进行税务申报和缴纳工作，协助做好税务筹划。6.内部控制建立健全境外机构内部控制制度，防范财务风险，堵塞管理漏洞。7.档案管理负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案资料的完整和安全。三、会计核算与财务报告（一）会计核算原则1.会计期间境外机构应采用公历年度为会计年度，即每年1月1日起至12月31日止。2.记账本位币境外机构原则上以当地法定货币作为记账本位币。如因特殊情况需要采用其他货币记账的，应报公司总部批准，并在财务报告中进行折算说明。3.会计政策与估计境外机构应遵循中国企业会计准则及业务所在国家（地区）的相关会计准则，结合实际情况制定会计政策和会计估计，并保持一致性和稳定性。如因会计准则变更或其他原因需要调整会计政策和估计的，应报公司总部备案。（二）会计核算流程1.原始凭证审核财务人员应认真审核各项原始凭证，确保其真实性、合法性、完整性。对于不符合要求的原始凭证，应及时要求经办人员补充、更正或重新开具。2.记账凭证编制根据审核无误的原始凭证，按照会计制度和会计准则的规定编制记账凭证。记账凭证应注明经济业务内容、会计科目、金额、记账方向等，并由制单人、审核人、记账人等签字确认。3.账簿登记按照记账凭证的内容及时登记各类账簿，包括总账、明细账、日记账等。账簿登记应做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。4.成本核算境外机构应根据业务特点和管理要求，合理确定成本核算对象和成本项目，采用适当的成本核算方法进行成本核算。成本核算应准确、及时，为经营决策提供可靠依据。5.财产清查定期对境外机构的财产物资进行清查盘点，确保账实相符。财产清查中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定进行处理，并调整账簿记录。（三）财务报告编制与报送1.月度财务报告境外机构应在每月终了后的规定时间内编制月度财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。月度财务报告应经财务负责人审核签字后报送公司总部。2.季度财务报告在季度终了后的规定时间内，编制季度财务报告，除包括月度财务报告的内容外，还应增加财务情况说明书，对本季度财务状况和经营成果进行简要分析和说明。季度财务报告应经境外机构负责人审核签字后报送公司总部。3.年度财务报告年度终了后，境外机构应按照中国企业会计准则及业务所在国家（地区）的相关会计准则编制年度财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注，并进行审计。年度财务报告应经境外机构负责人、财务负责人签字，会计师事务所出具审计报告后，报送公司总部。4.报告内容要求财务报告应内容完整、数据真实、计算准确、说明清晰，能够准确反映境外机构的财务状况、经营成果和现金流量。财务报告附注应详细披露重要会计政策、会计估计变更、重大事项说明等信息，确保财务信息的透明度。四、资金管理（一）资金预算管理1.预算编制境外机构应根据年度业务计划和财务状况，编制年度资金预算，包括资金收入预算和资金支出预算。资金收入预算应涵盖销售回款、投资收益、融资收入等；资金支出预算应包括采购支出、人员薪酬、费用支出、投资支出等。资金预算应细化到季度、月度，并明确资金收支的时间节点。2.预算审核与调整境外机构编制的资金预算应报公司总部财务管理部门审核。公司总部根据境外机构的业务发展规划、资金状况等因素进行审核，并提出意见和建议。如因业务变化等原因需要调整资金预算的，境外机构应提前向公司总部提交书面申请，说明调整原因、调整内容及对财务状况的影响，经公司总部批准后执行。（二）资金收支管理1.收入管理境外机构应加强资金收入管理，确保各项收入及时、足额入账。对于销售回款，应建立有效的应收账款管理制度，加强客户信用管理，及时催收账款。对于投资收益、融资收入等其他收入，应按照合同约定及时收取，并进行准确核算。2.支出管理境外机构应严格执行资金支出审批制度，所有资金支出必须经过授权审批。支出审批应明确审批流程、审批权限和审批责任，确保资金支出的合理性、合规性。重大资金支出应实行集体决策或联签制度。资金支出应按照预算安排执行，如遇特殊情况需要超预算支出的，应报公司总部审批。3.资金结算境外机构应根据业务需要选择合适的资金结算方式，确保资金结算的安全、快捷。对于大额资金结算，应采用银行转账等安全可靠的方式，并严格遵守银行结算规定。同时，应加强与银行等金融机构的沟通与合作，及时掌握资金结算动态，防范资金结算风险。（三）资金账户管理1.账户开设与撤销境外机构如需开设银行账户，应报公司总部批准，并按照当地法律法规和银行要求办理相关手续。银行账户的开设应遵循必要性、合理性原则，避免多头开户。如因业务调整等原因需要撤销银行账户的，应提前向公司总部报告，并按照银行规定办理销户手续。2.账户使用与监控境外机构应加强银行账户的使用管理，严格按照账户用途使用资金，不得出租、出借银行账户。公司总部财务管理部门应定期监控境外机构银行账户的资金余额、资金流向等情况，确保资金安全可控。如发现异常情况，应及时查明原因并采取措施加以解决。3.银行存款管理境外机构应定期对银行存款进行清查盘点，确保银行存款账实相符。同时，应关注银行存款利率变动情况，合理安排银行存款结构，提高资金收益。对于闲置资金，可根据公司资金管理规定进行适当的短期投资，但应确保投资风险可控。（四）融资管理1.融资计划境外机构应根据业务发展需要和资金状况，制定合理的融资计划。融资计划应包括融资方式、融资金额、融资期限、融资成本等内容，并报公司总部审核。公司总部根据境外机构的实际情况和公司整体融资策略，对融资计划进行审批。2.融资方式选择境外机构可根据当地金融市场情况和自身需求，选择合适的融资方式，如银行贷款、债券发行、股权融资等。在选择融资方式时，应充分考虑融资成本、融资风险、融资期限等因素，确保融资方案的可行性和合理性。3.融资风险管理境外机构应加强融资风险管理，建立健全融资风险预警机制。密切关注融资市场动态和自身财务状况变化，及时评估融资风险。对于可能出现的融资风险，应提前制定应对措施，如调整融资结构、增加抵押物、寻求其他融资渠道等，确保融资活动的顺利进行和资金链的稳定。五、税务管理（一）税务登记与申报1.税务登记境外机构应按照业务所在国家（地区）的法律法规规定，及时办理税务登记手续，取得税务登记证件。税务登记内容发生变化的，应在规定时间内办理变更税务登记。2.纳税申报境外机构应按照当地税收法规规定的纳税期限和申报方式，准确、及时地进行纳税申报。纳税申报应包括各类税种的申报，如企业所得税、增值税、营业税、印花税等。同时，应报送相关纳税资料，如财务报表、纳税申报表附表等。（二）税务筹划1.合法合规境外机构的税务筹划应在合法合规的前提下进行，充分利用业务所在国家（地区）税收政策中的优惠条款和税收协定，降低税务成本。税务筹划方案应报公司总部备案，并经公司总部审核同意后实施。2.风险评估在进行税务筹划时，应充分评估税务风险，避免因税务筹划不当引发税务纠纷或增加税务成本。对于重大税务筹划事项，应咨询专业税务顾问或税务机关意见，确保税务筹划方案的可行性和安全性。（三）税务风险管理1.风险识别与评估境外机构应建立税务风险识别和评估机制，定期对税务风险进行排查。识别税务风险点，如税收政策变化风险、税务申报错误风险、税务争议风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的税务风险，境外机构应制定相应的风险应对措施。如加强税务政策学习和研究，提高财务人员税务业务水平；建立健全税务内部控制制度，规范税务申报流程；加强与税务机关的沟通与协调，及时解决税务问题等。对于重大税务风险事项，应及时向公司总部报告，并采取有效措施加以应对。六、内部控制与审计监督（一）内部控制制度1.制度建设境外机构应建立健全内部控制制度，涵盖财务管理的各个环节，包括资金管理、会计核算、财务报告、税务管理等。内部控制制度应明确各部门和人员的职责权限，规范业务流程，确保财务管理活动的规范有序进行。2.风险评估与控制定期对境外机构面临的财务风险进行评估，识别风险因素，评估风险程度，并采取相应的风险控制措施。风险评估应贯穿于财务管理活动的全过程，及时发现潜在风险并加以防范。3.内部监督与检查加强内部监督与检查，定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评价。内部监督检查应包括财务收支审计检查、会计核算规范性检查、资金安全检查等。对于发现的问题，应及时整改，确保内部控制制度的有效执行。（二）审计监督1.内部审计公司总部应定期对境外机构进行内部审计，审计内容包括财务收支审计、内部控制审计、经济效益审计等。内部审计应按照审计计划和审计程序进行，确保审计工作的独立性、客观性和公正性。审计报告应及时反馈给境外机构，并提出整改意见和建议。境外机构应按照审计意见进行整改，并将整改情况及时报告公司总部。2.外部审计境外机构应按照业务所在国家（地区）的法律法规要求，聘请具有资质的会计师事务所进行年度财务审计。外部审计报告应及时报送公司总部。公司总部应关注外部审计意见，对涉及公司财务状况和经营成果的重大问题进行研究和处理。七、财务档案管理（一）档案范围境外机构的财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、合同协议、银行对账单、审计报告等与财务活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.分类整理财务人员应按照档案类别和时间顺序对财务档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.装订成册会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年装订成册，其他财务档案应根据实际情况进行装订或整理归档。装订成册的档案应加具封面、封底，并注明档案名称、年度、月份、册数等信息。3.归档保管整理好的财务档案应及时归档保管，存放地点应安全、干燥、通风，便于查阅。同时，应建立财务档案目录，便于查找和管理。（三）档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员查阅境外机构财务档案，应填写查阅申请表，经境外机构负责人或财务负责人批准后，在指定地点查阅。查阅时不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。2.借阅规定因工作需要借阅境外机构财务档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经境外机构负责人和公司总部财务管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。（四）档案保管