规范档案归档移交制度

PAGE规范档案归档移交制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效整合与利用，规范档案归档移交工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.完整准确原则各部门及员工应确保档案内容的真实、完整、准确，如实反映工作活动的全过程，避免档案缺失、遗漏或虚假信息。3.及时归档原则档案形成后，应按照规定的时间和要求及时归档，不得拖延积压，确保档案的时效性。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索和利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。二、档案归档范围与分类（一）归档范围1.行政管理类公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、公司章程等。行政会议文件、纪要、决议等。工作计划、总结、报告、请示、批复等各类公文。人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关材料。财务预算、决算、审计报告等文件。固定资产台账、采购合同、设备清单等资产管理文件。2.业务经营类市场调研、分析报告、营销策划方案等市场业务文件。销售合同、订单、发货记录、客户信息等销售业务档案。采购合同、供应商信息、采购订单、验收记录等采购业务档案。生产计划、工艺流程、质量检验报告、生产记录等生产业务档案。研发项目立项报告、研究成果、专利申请文件等研发业务档案。3.项目管理类各类项目的立项申请、可行性研究报告、项目计划等文件。项目实施过程中的会议纪要、进度报告、变更记录等。项目验收报告、总结评估文件等。4.技术文档类产品设计图纸、技术规格书、操作手册等技术文件。工艺文件、技术标准、规范等。技术研发过程中的实验数据、研究报告、技术创新成果等。5.合同协议类各类合同、协议，包括合作协议、租赁合同、服务合同、借款合同等。合同的签订、履行、变更、终止等相关记录。6.声像电子类通过照片、录音、录像等方式记录公司/组织重要活动、工作场景、产品形象等形成的声像资料。电子文件，包括办公文档、业务数据、电子邮件等。（二）档案分类根据档案的来源、时间、内容等因素，对档案进行科学分类。具体分类如下：1.一级分类：按照档案的性质和用途，分为行政管理类、业务经营类、项目管理类、技术文档类、合同协议类、声像电子类六大类。2.二级分类：在一级分类基础上，根据档案的具体内容和特点进行进一步细分。例如，行政管理类可细分为公司文件、人事档案、财务档案等；业务经营类可细分为市场业务、销售业务、采购业务等；项目管理类可细分为项目立项、项目实施、项目验收等；技术文档类可细分为产品设计、工艺文件、技术研发等；合同协议类可按照合同类型进行细分；声像电子类可分为照片档案、音像档案、电子档案等。3.三级分类：在二级分类基础上，根据档案的形成时间、保管期限等因素进行更细致的分类。例如，人事档案可按照员工入职时间进行排序；合同协议类可按照签订时间进行编号等。三、档案归档要求（一）文件材料要求1.归档文件应原件齐全，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。2.文件材料应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章手续完备。3.禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具书写文件材料。（二）整理要求1.归档文件应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.每份文件应单独装订或装盒，并在首页右上角加盖档号章，注明全宗号、年度、保管期限、件号等信息。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保文件的可读性和可检索性。（三）时间要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交至档案管理机构。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[具体时间]内及时归档移交。3.日常工作中形成的零散文件，应定期（每月/每季度）进行整理归档，不得拖延。四、档案移交流程（一）部门内部整理各部门在档案形成后，应指定专人负责档案的收集、整理和初步分类工作。按照档案归档范围和整理要求，对本部门的文件材料进行全面清查，剔除无关材料，确保档案的完整性和准确性。（二）编制移交清单整理完成后，各部门应编制档案移交清单，详细列出移交档案的类别、名称、数量、起止时间等信息。移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案一同移交至档案管理机构。（三）部门间移交各部门在完成档案整理和清单编制后，将档案及移交清单一并提交至档案管理机构。档案管理机构接收人员应认真核对移交清单与档案内容，确认无误后，双方在移交清单上签字确认。（四）档案管理机构接收档案管理机构接收档案后，应按照档案分类方案对档案进行重新整理和编号，并将档案存入相应的档案库房或电子存储系统。同时，建立档案管理台账，记录档案的接收时间、来源、类别、数量等信息，以便于查询和管理。（五）特殊情况处理如遇档案移交过程中出现档案缺失、损坏、信息不符等特殊情况，移交部门应及时查明原因，并采取相应的补救措施。如无法补充或更正的，应在移交清单上注明情况，并由双方签字确认。对于因特殊原因暂时无法移交的档案，移交部门应向档案管理机构说明情况，并约定移交时间。五、档案保管期限（一）保管期限划分根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，将档案保管期限划分为永久、定期两种。1.永久保管公司/组织设立、变更、注销等重要文件。年度财务决算、审计报告等重要财务文件。涉及公司/组织重大权益、知识产权、法律纠纷等方面的文件。其他具有长期保存价值的重要档案。2.定期保管定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等，具体期限根据档案的性质和实际情况确定。一般来说，业务经营类、项目管理类等档案保管期限为[X]年；行政管理类、技术文档类等档案保管期限为[X]年；合同协议类档案保管期限根据合同履行期限及相关规定确定。（二）保管期限调整档案保管期限应根据公司/组织发展和档案利用情况适时进行调整。对于已到保管期限但仍有重要利用价值的档案，经档案管理机构审核并报公司/组织领导批准后，可适当延长保管期限。对于已无保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露、篡改或非法使用。同时，应充分考虑利用需求，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。（二）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续，并经公司/组织领导批准。（三）借阅手续1.内部借阅员工如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理机构。档案管理机构审核通过后，为借阅人员办理借阅手续，并提供相应的档案。2.外部借阅外部单位或个人如需借阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、范围、时间等信息。经公司/组织领导批准后，由档案管理机构与借阅方签订《档案借阅协议》，明确双方的权利义务，并按照协议要求提供档案。（四）借阅期限内部借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理机构申请并说明原因。外部借阅档案的期限根据具体情况由双方协商确定，但最长不得超过[X]天。（五）归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理续借手续。归还档案时，借阅人员应确保档案的完整性和准确性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换文件材料。档案管理机构接收人员应认真核对归还档案的数量和内容，确认无误后，办理归还手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。同时，应充分考虑档案对公司/组织历史研究、业务发展、文化传承等方面的重要价值，避免随意销毁档案。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容档案鉴定工作主要对档案的保管期限、保存价值、密级等进行审查。根据档案的形成时间、内容、来源、利用情况等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已到保管期限且无保存价值的档案，应予以鉴定销毁；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应提出调整建议。（四）销毁程序1.档案管理机构根据鉴定工作小组的鉴定结果，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的类别、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理机构负责人审核、公司/组织领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、环保且符合保密要求的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化扫描对纸质档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于[X]dpi。扫描后的电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立相应的索引目录，便于检索利用。（三）系统功能要求档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化。同时，系统应具备权限管理功能，根据用户角色和职责分配不同的操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与安全建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止数据泄露、篡改或遭受网络攻击。同时，定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。九、监督与考核（一）监督检查公司/组织定期对各部门档案归档移交工作进行监督检查，检查内容包括档案整理质量、移交时间、保管期限划分、利用与借阅管理等方面。档案管理机构应建立监督检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价将档案归档移交工作纳入公司/组织绩效