规范归口费用管理制度

PAGE规范归口费用管理制度一、总则（一）目的为加强公司归口费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在归口费用管理方面的活动，包括但不限于办公用品、差旅费、业务招待费、车辆使用费等各类费用的管理。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：费用支出应与公司业务活动相关，具有合理的必要性和适度性。3.预算控制原则：严格执行费用预算，确保费用支出在预算范围内。4.审批规范原则：明确费用审批流程，各级审批人员应严格按照规定进行审批。二、归口费用管理职责分工（一）财务部门1.负责归口费用管理制度的制定、修订和解释。2.审核费用报销凭证，办理费用报销支付手续。3.定期对归口费用进行核算、分析和报告，为公司决策提供数据支持。4.监督检查各部门费用预算执行情况，对违规行为提出处理建议。（二）归口管理部门1.负责制定本部门归口费用的具体管理办法和实施细则。2.编制本部门归口费用预算，经审核后组织实施。3.审核本部门费用报销申请，确保费用支出的真实性、合理性和合规性。4.定期对本部门归口费用进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（三）其他部门1.严格按照归口费用管理制度和预算执行费用支出，确保费用使用的合理性和效益性。2.配合归口管理部门和财务部门做好费用管理相关工作，提供必要的资料和信息。三、费用预算管理（一）预算编制1.各归口管理部门应根据公司年度经营目标和业务发展计划，结合历史数据和实际需求，编制本部门归口费用预算草案。2.费用预算应明确费用项目、金额、支出时间等内容，并详细说明预算编制依据和理由。3.归口管理部门将编制好的费用预算草案提交财务部门进行汇总审核，财务部门根据公司整体预算安排和资金状况，对各部门预算进行综合平衡，提出调整意见。4.经调整后的费用预算草案报公司管理层审批后，下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的费用预算执行，不得擅自调整预算项目和金额。2.如因业务发展需要确需调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续，经审批后执行。3.财务部门应加强对费用预算执行情况的监控，定期通报各部门预算执行进度，对预算执行偏差较大的部门进行预警和督促。（三）预算调整1.预算调整的条件：国家政策法规发生重大变化，导致公司费用支出标准或范围改变。公司经营战略调整，引起费用预算项目和金额变动。不可抗力因素导致公司业务活动发生重大变化，原预算已无法满足实际需要。2.预算调整的程序：归口管理部门提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容及对预算执行的影响。财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见，并报公司管理层审批。经公司管理层批准后的预算调整方案，由财务部门下达各部门执行，并相应调整费用预算指标。四、费用报销管理（一）报销凭证要求1.费用报销必须取得合法有效的报销凭证，包括发票、收据、报销单等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期客户名称、服务内容、金额等要素，并加盖发票专用章。2.报销凭证应真实、完整、清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。3.除发票外，其他报销凭证应注明费用发生的时间、地点、事由及相关人员签字确认。（二）报销流程1.费用报销人应按照公司规定填写费用报销单，详细注明费用项目、金额、事由等信息，并附上相关报销凭证。2.将填写完整的报销单提交所在部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用支出的真实性、合理性和合规性，签署审核意见后报归口管理部门审核。3.归口管理部门根据本部门费用管理规定和审批权限，对报销申请进行审核，签署审核意见后报财务部门审核。4.财务部门对报销凭证的合法性、合规性及报销金额的准确性进行审核，审核无误后报公司领导审批。5.经公司领导审批同意的报销申请，财务部门按照规定办理报销支付手续。（三）报销标准1.办公用品：根据公司实际需求，合理控制办公用品采购数量和金额。办公用品应按照规定的采购流程进行采购，采购价格应符合市场行情。2.差旅费：严格执行公司差旅费管理办法，明确出差标准、住宿标准、交通补贴等。出差人员应按照规定的标准报销差旅费，超标准部分自理。3.业务招待费：业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，遵循必要、合理、适度的原则。招待费用应明确招待对象、事由、金额等信息，并附上相关证明材料。4.车辆使用费：车辆使用费包括车辆购置、维修保养、燃油费、保险费等。车辆购置应按照公司规定的审批程序进行，车辆维修保养应选择正规的维修厂家，确保维修质量和费用合理。燃油费和保险费应按照实际发生额报销。五、费用审批管理（一）审批权限1.公司实行分级审批制度，明确各级管理人员的费用审批权限。2.一般费用报销由部门负责人、归口管理部门负责人和财务部门审核后，报公司分管领导审批。3.重大费用支出或超出预算的费用报销，需经公司总经理审批或提交公司董事会审议。（二）审批流程1.费用报销人将报销申请提交所在部门负责人初审，部门负责人应在规定时间内完成初审，并签署意见。2.初审通过后，报销申请提交归口管理部门负责人审核，归口管理部门负责人应根据本部门管理规定进行审核，签署审核意见。3.归口管理部门审核通过后，报销申请提交财务部门审核，财务部门对报销凭证和金额进行审核，签署审核意见。4.财务部门审核通过后，报销申请报公司领导审批，公司领导应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。（三）审批责任1.各级审批人员应认真履行审批职责，对费用支出的真实性、合理性和合规性负责。2.在审批过程中，如发现费用支出存在问题，审批人员应及时提出意见并要求报销人补充相关资料或进行整改。3.对于因审批不严导致公司遭受损失的，将追究相关审批人员的责任。六业务招待费管理（一）招待原则1.业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待费用支出。2.招待活动应与公司业务相关，有助于促进业务合作、维护客户关系和提升公司形象。（二）招待范围1.主要包括接待来访客户、合作伙伴、上级领导及相关部门人员等。2.招待活动应严格控制在公司规定的范围内，不得用于与公司业务无关的活动。（三）招待标准1.根据招待对象和事由的不同，制定相应的招待标准。招待标准应明确用餐标准、住宿标准、娱乐标准等。2.招待费用应在预算范围内支出，不得超标准招待。如有特殊情况需要超标准招待的，应提前报公司领导审批。（四）招待审批1.业务招待前，应填写业务招待审批表，详细注明招待对象、事由、时间、地点、预计费用等信息。2.业务招待审批表经部门负责人、归口管理部门负责人和财务部门审核后，报公司领导审批。3.未经审批的业务招待费用，财务部门不予报销。七、差旅费管理（一）出差审批1.员工因工作需要出差，应提前填写出差申请表，注明出差事由、时间、地点、预计费用等信息。出差申请表经部门负责人审批后报归口管理部门备案。2.如因特殊情况需要临时出差的，应在出差前电话向部门负责人和归口管理部门报备，并在出差结束后及时补办出差审批手续。（二）出差标准1.明确出差人员的交通、住宿、餐饮等费用标准。交通标准应根据出差距离和出行方式确定，住宿标准应根据出差地区的经济水平和公司实际情况制定，餐饮补贴应按照规定的标准执行。2.出差人员应严格按照规定的标准报销差旅费，超标准部分自理。（三）报销规定1.出差人员应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销凭证应真实、完整、清晰。2.差旅费报销应按照公司规定的报销流程进行，经部门负责人、归口管理部门负责人和财务部门审核后报公司领导审批。3.对于未经审批的出差或超标准报销的差旅费，财务部门不予报销。八、办公用品管理（一）采购管理1.办公用品采购应遵循集中采购、统一管理的原则，由归口管理部门负责编制采购计划并组织实施。2.采购计划应根据公司实际需求和库存情况制定，确保办公用品的合理储备。3.办公用品采购应选择正规的供应商，签订采购合同，明确采购价格、质量标准、交货时间等条款。（二）领用管理1.各部门应指定专人负责办公用品的领用管理，建立办公用品领用台账。2.员工领用办公用品时，应填写领用申请表，注明领用物品名称、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。3.办公用品管理人员应根据领用申请表发放办公用品，并在领用台账上做好记录。（三）库存管理1.归口管理部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。2.对于长期积压或已损坏的办公用品，应及时进行清理和处理，避免浪费。3.根据库存盘点情况，及时调整办公用品采购计划，合理控制库存水平。九、车辆使用费管理（一）车辆购置1.公司车辆购置应按照规定的审批程序进行，由归口管理部门提出购置申请，经公司领导审批后实施。2.车辆购置应综合考虑公司业务需求、经济成本等因素，选择合适的车型和配置。3.车辆购置费用应纳入公司固定资产管理，按照规定进行折旧计提和账务处理。（二）车辆维修保养1.车辆维修保养应选择正规的维修厂家，签订维修合同，明确维修项目、价格、质量标准等条款。2.车辆维修保养前，应填写维修申请表，注明维修车辆信息、维修项目、预计费用等，并经归口管理部门负责人审批。3.维修厂家应按照维修合同进行维修，维修费用经归口管理部门审核后报财务部门报销。（三）燃油费和保险费1.车辆燃油费应按照实际发生额报销，加油时应取得正规发票。2.车辆保险费应按照公司规定的险种和保额进行投保，保险费用经归口管理部门审核后报财务部门报销。十、监督检查与考核（一）监督检查1.财务部门定期对各部门归口费用管理情况进行检查，重点检查费用预算执行情况、报销凭证的真实性和合规性、审批程序的执行情况等。2.审计部门不定期对归口费用管理进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应配合