规范政府档案管理制度

PAGE规范政府档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政府工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本政府实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府各部门及所属单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和有序。2.真实性原则档案应如实反映政府各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理和保存政府工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹协调政府档案管理工作，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本政府档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本政府各部门及所属单位移交的档案。3.对档案进行鉴定、销毁和数字化处理，确保档案的质量和安全。4.开展档案利用服务工作，为政府各项工作提供档案信息支持。5.组织档案业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。6.参与政府重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门及所属单位档案管理职责1.各部门及所属单位应明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门及所属单位档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门及所属单位各类文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的齐全、完整。3.积极配合档案管理部门开展档案业务培训和指导工作，提高本部门及所属单位档案管理水平。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围政府档案的收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本政府工作相关的文件、指示、通知等。2.本政府制定的各类政策文件、法规规章、规划计划、会议纪要、工作简报等。3.本政府各部门及所属单位在履行职能过程中形成的业务文件、报表、合同、协议、项目资料等。4.本政府召开的各类会议的文件材料、记录、纪要等。5.本政府领导的重要讲话、批示、调研报告等。6.本政府开展的重大活动、重要项目的文件材料、照片、音像资料等。7.本政府与其他单位的往来文件、函件、合作协议等。8.本政府工作人员的人事档案、考核材料、奖惩记录等。9.反映本政府历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时将本部门及所属单位形成的档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，不得遗漏重要文件和信息。3.对收集的档案材料应进行分类、编号，确保档案材料的系统性和规范性。（三）整理方法1.分类根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，将档案分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索和利用档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的需要。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准范围（温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案的妥善存放。2.档案装具应分类存放档案，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对档案装具进行检查和维护，确保其完好无损。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本政府主要职能活动和历史面貌的，对本政府、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映本政府一般工作活动，在较长时间内对本政府工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对本政府工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定执行，并结合本政府实际情况进行合理界定。（四）档案保管要求1.建立健全档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。3.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失和损坏。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行逐一甄别，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案应编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应报本政府主管领导审批。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底和安全。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人，防止档案信息的泄露。（三）特殊档案的处理1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行处理，严禁擅自销毁。如需销毁，应报经保密部门批准，并采取相应的保密措施。2.对具有重要历史价值和文化价值的档案，应按照国家有关规定进行妥善保管，不得随意销毁。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.积极为政府各项工作提供档案信息支持，提高档案的利用效率和社会效益。（二）利用范围1.本政府各部门及所属单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本政府档案的，应持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途和归还日期等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。（四）档案信息开发1.档案管理部门应加强档案信息开发工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记等形式，为政府决策和社会公众提供有价值的档案信息。2.利用现代信息技术手段，对档案信息进行数字化处理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，实现档案信息资源的共享和高效利用。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立档案数字化副本。数字化扫描应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的质量和可读性。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本政府档案管理工作的信息化管理系统，实现档案信息的录入、存储、检索、统计、分析等功能。档案信息管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.档案数据库建设建立档案数据库，将数字化档案信息和档案管理业务数据进行集中存储和管理。档案数据库应具备数据完整性、一致性和准确性，便于档案信息的查询和利用。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息的泄露和被篡改。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。3.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。八、档案管理人员（一）人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备足够数量的专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，掌握相关法律法规和行业标准。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。培