档案移交制度规范要求

PAGE档案移交制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位进行档案移交的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映公司/组织各项业务活动的实际情况，保持档案的原始性和完整性。3.及时准确原则：档案移交应按照规定的时间节点和要求进行，确保信息传递的及时性和准确性。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议记录、纪要以及重要活动的相关文件材料。（二）业务档案1.合同档案，包括各类业务合同、协议等。2.项目档案，涵盖项目立项、实施、验收等各个阶段形成的文件资料。3.财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。（三）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关手续文件。2.员工考核、培训、奖惩等记录。（四）其他档案1.声像档案，包括照片、录音、录像等资料。2.电子档案，如各类电子文档、数据库等。三、档案移交的流程（一）移交准备1.整理档案：移交部门应按照档案管理的要求，对拟移交的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料齐全、有序。2.编制清单：根据整理后的档案，编制详细的档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、起止时间、保管期限等信息。3.审核档案：移交部门负责人应对拟移交的档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整，符合移交要求。（二）移交申请1.移交部门填写档案移交申请表，注明移交档案的类别、数量、移交原因等信息，并提交给档案管理部门。2.档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，如审核通过，确定移交时间和地点。（三）档案移交1.在规定的移交时间和地点，移交部门与档案管理部门共同办理档案交接手续。2.双方按照档案移交清单逐一核对档案，确认无误后，在清单上签字确认。3.对于电子档案，应进行数据迁移或存储介质交接，并确保数据的完整性和可读性。（四）移交登记1.档案管理部门对接收的档案进行详细登记，记录档案的名称、数量、移交时间、移交部门等信息。2.将档案移交清单及相关资料存入档案管理系统，建立档案移交档案，以便查询和追溯。四、档案移交的责任分工（一）移交部门责任1.负责按照本制度的要求，对拟移交的档案进行整理、审核和编制清单。2.确保移交档案的真实性、完整性和准确性，对移交档案的质量负责。3.在档案移交过程中，配合档案管理部门做好交接工作，提供必要的协助和说明。（二）档案管理部门责任1.审核移交申请，确定移交时间和地点，并组织实施档案交接工作。2.对接收的档案进行认真核对和登记，确保档案妥善保管。3.指导和监督移交部门的档案整理工作，提供档案管理方面的咨询和服务。（三）监督部门责任1.对档案移交工作进行监督检查，确保移交过程符合制度要求。2.受理有关档案移交的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。五、档案移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交至档案管理部门。2.对于一些具有固定周期的业务档案，如年度财务报表、项目年度总结等，应在规定的时间内按时移交。（二）即时移交1.当某项工作结束或某个项目完成后，相关部门应及时整理档案并移交至档案管理部门。2.涉及公司/组织重大事项、突发事件的档案，应在事件处理完毕后[规定时间]内移交。六、档案移交的质量要求（一）内容完整移交的档案应涵盖该业务活动或项目的各个方面，包括前期调研、方案制定、实施过程、总结评估等环节形成的文件资料，不得遗漏重要信息。（二）格式规范档案的格式应符合公司/组织统一规定或行业通行标准，如文件的字体、字号、排版格式等应保持一致，确保档案的规范性和可读性。（三）签字盖章齐全涉及重要文件、合同、协议等，相关人员的签字和单位盖章应完整、清晰，以保证档案的法律效力和真实性。（四）电子档案与纸质档案一致性电子档案应与纸质档案内容一致，电子档案的存储格式应便于长期保存和查阅，同时应做好备份工作，防止数据丢失。七、档案移交的保密要求（一）人员保密参与档案移交工作的人员应严格遵守公司/组织的保密制度，签订保密协议，对在工作中知悉的档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。（二）交接场所保密档案移交应在相对独立、安全的场所进行，避免无关人员在场，防止档案信息被不当获取。（三）存储介质保密对于电子档案存储介质，应采取加密、物理隔离等措施，确保数据安全。在存储介质交接过程中，应进行严格的登记和签收，防止存储介质丢失或信息泄露。八、档案移交的培训与宣传（一）培训1.档案管理部门定期组织档案移交相关知识和技能的培训，提高员工对档案移交工作的认识和操作水平。2.培训内容包括档案整理规范、移交流程、质量要求、保密规定等方面，培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式。（二）宣传1.通过公司/组织内部刊物、宣传栏、网络平台等渠道，宣传档案移交制度的重要性和相关要求，增强员工的档案意识。2.及时发布档案移交工作的动态信息，解答员工在档案移交过程中遇到的问题，营造良好的档案管理氛围。九、档案移交的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案移交工作进行监督检查，检查内容包括档案整理情况、移交时间、移交质量等方面。2.对于发现的问题，及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将档案移交工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案移交工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对未按时、按要求完成档案移交工作或移交档案质量不符合