扫码进场制度规范标准

PAGE扫码进场制度规范标准一、总则（一）目的为了加强公司/组织的人员进出管理，确保场所安全有序，提高管理效率，特制定本扫码进场制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有办公区域、生产车间、仓库、活动场地等场所的人员进出管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保人员进出安全，防止未经授权人员进入，保障公司/组织财产和人员安全。2.便捷高效原则：在保证安全的前提下，尽量简化扫码流程，提高人员进出效率，减少拥堵。3.规范统一原则：制度执行要严格规范，标准统一，确保所有人员都能按照相同的要求进出。二、扫码进场设备及系统要求（一）设备选型1.应选用符合国家相关标准的扫码设备，如二维码扫描枪、人脸识别设备等，确保设备的稳定性和准确性。2.设备应具备良好的兼容性，能够与公司/组织现有的门禁系统、考勤系统等进行无缝对接。（二）系统功能1.扫码进场系统应具备人员信息录入、查询、修改等功能，能够准确记录人员进出时间、地点等信息。2.系统应具备权限管理功能，根据人员的工作职责和岗位需求，设置不同的扫码权限，如普通员工、访客、临时工作人员等。3.系统应具备数据备份和恢复功能，确保人员进出数据的安全性和完整性。（三）网络要求1.扫码进场系统应采用稳定可靠的网络连接方式，如有线网络、无线网络等，确保数据传输的及时性和准确性。2.网络带宽应满足系统运行的需求，避免因网络拥堵导致扫码失败或数据传输延迟。三、人员信息管理（一）员工信息录入1.新员工入职时，人力资源部门应及时将员工的基本信息（姓名、性别、身份证号码、部门、岗位等）录入扫码进场系统。2.员工信息如有变更，如岗位调动、离职等，人力资源部门应及时更新系统中的相关信息。（二）访客信息管理1.访客来访前，接待部门应提前收集访客的基本信息（姓名、性别、身份证号码、来访单位、来访事由等），并通过扫码进场系统进行预约登记。2.访客预约成功后，系统应生成唯一的访客二维码，访客凭二维码在规定时间内到达公司/组织。（三）临时工作人员信息管理1.临时工作人员进入公司/组织前，使用部门应向人力资源部门提交临时工作人员的基本信息，人力资源部门录入扫码进场系统。2.临时工作人员工作结束后，使用部门应及时通知人力资源部门删除其在系统中的信息。四、扫码进场流程（一）员工扫码进场1.员工到达办公区域、生产车间、仓库等场所入口时，应主动出示本人的工作证件或手机中的电子工作证件。2.使用扫码设备扫描工作证件上的二维码或手机中的电子工作证件二维码，系统验证通过后，门禁自动开启，员工方可进入。（二）访客扫码进场1.访客到达公司/组织入口时，应向门卫出示本人身份证和预约成功的二维码。2.门卫使用扫码设备扫描访客身份证和二维码，系统验证通过后，为访客发放临时通行证，并指引访客前往接待部门。3.访客在接待部门办理完相关手续后，接待人员应在系统中确认访客已到达，并告知访客在离开时需将临时通行证交还给门卫。（三）临时工作人员扫码进场1.临时工作人员到达工作场所入口时，应向门卫出示本人身份证和系统生成的临时二维码。2.门卫使用扫码设备扫描临时工作人员身份证和二维码，系统验证通过后，门禁自动开启，临时工作人员方可进入。五、特殊情况处理（一）扫码设备故障1.当扫码设备出现故障无法正常使用时，门卫应立即通知系统管理员进行维修。2.在设备维修期间，门卫应采用手工登记的方式记录人员进出信息，待设备恢复正常后，及时将手工记录信息录入系统。（二）人员忘记携带工作证件或二维码1.员工忘记携带工作证件或二维码时，应向门卫说明情况，门卫通过系统查询员工信息，确认身份后，手动开启门禁，允许员工进入。2.访客忘记携带身份证或二维码时，应向门卫说明情况，门卫通过系统查询访客预约信息，确认身份后，为访客发放临时通行证，允许访客进入。（三）门禁系统故障1.当门禁系统出现故障无法正常开启时，门卫应立即通知系统管理员进行维修。2.在门禁系统维修期间，应安排专人负责看守入口，确保人员进出安全。六、数据统计与分析（一）数据统计1.扫码进场系统应定期生成人员进出数据报表，报表内容应包括人员姓名、进出时间、进出地点、部门等信息。2.人力资源部门应每月对人员进出数据进行统计分析，掌握员工的出勤情况、工作时长等信息。（二）数据分析1.通过对人员进出数据的分析，发现异常情况，如某个部门人员进出频繁、某个时间段人员进出数量异常等，及时进行调查核实。2.根据数据分析结果，优化人员进出管理流程，提高管理效率。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应设立监督小组，定期对扫码进场制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门负责人应负责本部门人员扫码进场制度的执行情况，确保本部门人员严格按照制度要求进出。（二）外部检查1.积极配合相关政府部门、行业协会等的检查，及时整改存在的问题。2.对于外部检查提出的意见和建议，应认真研究，制定切实可行的改进措施，并将改进情况及时反馈。八、培训与宣传（一）培训1.人力资源部门应定期组织员工进行扫码进场制度培训，使员工熟悉制度内容和扫码流程。2.系统管理员应定期对门卫、接待人员等相关岗位人员进行设备操作和系统使用培训，确保其能够熟练掌握设备和系统的使用方法。（二）宣传1.通过公司/组织内部宣传栏、邮件、微信群等渠道，宣传扫码进场制度的重要性和必要性，提高员工的知晓率和遵守制度的自觉性。2.在公司/组织入口等显著位置张贴扫码进场制度的相关规定和操作流程，方便员工和访客查看。九、附则（