规范不良信息告知制度

PAGE规范不良信息告知制度一、总则（一）目的为加强公司/组织管理，规范不良信息告知行为，保障公司/组织及相关人员的合法权益，维护正常的工作秩序和社会秩序，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工。同时，对于与公司/组织有业务往来的合作伙伴、客户等相关方，在涉及不良信息告知事宜时，参照本制度执行。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规以及行业主管部门的相关规定，确保不良信息告知行为合法、合规。2.及时准确原则对于发现的不良信息，应及时进行收集、整理和分析，并准确告知相关人员，不得延误或隐瞒重要信息。3.客观公正原则不良信息告知应基于客观事实，不得夸大或歪曲事实，确保告知内容公正、公平。4.保密原则在不良信息告知过程中，涉及到的商业秘密、个人隐私等信息应严格保密，防止信息泄露。二、不良信息的定义与分类（一）定义不良信息是指在公司/组织内部管理、业务运营、对外交往等活动中，出现的违反法律法规、公司/组织规章制度、职业道德规范，或者对公司/组织形象、利益造成损害的各类信息。（二）分类1.法律法规类不良信息包括但不限于违反国家法律法规、行业监管要求的行为信息，如违法经营、偷税漏税、侵犯知识产权等。2.公司/组织制度类不良信息违反公司/组织内部制定的各项规章制度，如考勤制度、财务制度、保密制度、廉洁制度等方面的违规行为信息。3.业务运营类不良信息在业务开展过程中出现的问题信息，如产品质量不合格、服务投诉、合同违约、业务数据造假等。4.职业道德类不良信息员工违反职业道德规范的行为信息，如贪污受贿、挪用公款、泄露商业机密、不正当竞争等。5.舆情类不良信息来自外部媒体、网络平台等渠道，对公司/组织产生负面影响的舆情信息，如负面新闻报道、网络谣言、客户投诉曝光等。三、不良信息的收集与识别（一）收集渠道1.内部自查各部门定期开展内部自查工作，对本部门的业务活动、员工行为等进行检查，及时发现潜在的不良信息。2.员工举报鼓励全体员工积极参与不良信息监督，对发现的不良行为及时向公司/组织相关部门举报。设立专门的举报邮箱、举报电话等举报渠道，并对举报人信息严格保密。3.客户反馈通过客户投诉、意见反馈等方式，收集客户对公司/组织产品或服务的不满信息，从中识别可能存在的不良信息。4.合作伙伴反馈与合作伙伴保持密切沟通，及时了解合作过程中出现的问题或异常情况，获取相关不良信息反馈。5.媒体监测安排专人负责监测各类媒体平台，关注与公司/组织相关的新闻报道、评论文章、社交媒体动态等，及时发现舆情类不良信息。（二）识别方法1.数据分析对收集到的各类业务数据、财务数据、运营数据等进行分析，通过数据比对、趋势分析等方法，发现数据异常情况，识别可能存在的不良信息。2.行为观察观察员工在工作中的行为表现、工作态度、业务操作流程等，发现不符合公司/组织规定或职业道德规范的行为迹象。3.风险评估运用风险评估工具和方法，对公司/组织面临的内外部风险进行评估，识别可能引发不良信息的风险因素。4.舆情分析对监测到的舆情信息进行深入分析，判断其性质、影响范围和严重程度，确定是否属于不良信息范畴。四、不良信息的评估与分级（一）评估指标1.违法违规程度根据不良信息所涉及的法律法规、公司/组织制度的违反情况，评估其违法违规的严重程度。2.损害后果考量不良信息对公司/组织形象、声誉、经济利益、业务运营等方面造成的损害大小。3.影响范围评估不良信息在公司/组织内部、外部的传播范围和影响人群数量。4.持续时间分析不良信息的持续存在时间以及对公司/组织产生影响的持续时长。（二）分级标准1.一级不良信息涉及严重违法违规行为，对公司/组织形象和声誉造成重大损害，导致经济损失巨大，影响范围广泛且持续时间较长的不良信息。例如，严重的商业贿赂行为、重大产品质量安全事故等。2.二级不良信息违反法律法规或公司/组织制度较为严重，对公司/组织利益造成较大损害，影响范围较广，持续时间较长的不良信息。如较大金额的财务造假、多次出现的服务质量投诉等。3.三级不良信息存在一定程度的违法违规行为或违反公司/组织制度，对公司/组织形象和业务有一定影响，影响范围有限，持续时间较短的不良信息。例如，一般性的员工违纪行为、个别产品质量瑕疵等。4.四级不良信息轻微违反法律法规或公司/组织制度，对公司/组织影响较小，传播范围较窄，持续时间较短的不良信息。如偶尔的迟到早退、一般性的业务流程失误等。五、不良信息的告知流程（一）告知准备1.信息核实对收集到的不良信息进行进一步核实，确保信息的真实性、准确性和完整性。核实内容包括事件发生的时间、地点、经过、涉及人员、造成后果等详细情况。2.制定告知方案根据不良信息的评估分级结果，制定相应的告知方案。告知方案应明确告知对象、告知方式、告知内容、告知时间等关键要素。对于一级、二级不良信息，应制定详细的专项告知计划。（二）告知对象确定1.内部告知对象根据不良信息的性质和影响范围，确定内部告知对象。一般包括涉及部门的员工、相关业务流程的责任人、上级领导、公司/组织管理层等。对于可能引发公司/组织整体风险的不良信息，应向全体员工进行通报。2.外部告知对象对于需要向外部告知的不良信息，根据具体情况确定告知对象。如涉及客户的不良信息，应及时告知受影响的客户；涉及合作伙伴的不良信息，应向相关合作伙伴进行通报；对于舆情类不良信息，可能需要向媒体、公众等进行回应和说明。（三）告知方式选择1.内部告知方式会议通报对于较为重大的不良信息，通过召开专门会议的方式，向相关人员进行通报，详细说明事件情况、处理措施和后续要求。文件传达以正式文件的形式，将不良信息传达给相关部门和人员，文件应明确不良信息的内容、性质、影响以及公司/组织的态度和处理意见。内部邮件对于一般性的不良信息，可通过内部邮件的方式，向相关人员进行告知，邮件内容应简洁明了，重点突出。2.外部告知方式函件通知对于需要向客户、合作伙伴等外部相关方告知的不良信息，采用函件的形式进行通知，函件应加盖公司/组织公章，确保告知的正式性和严肃性。媒体公告对于舆情类不良信息，根据事件的严重程度和影响范围，适时通过媒体发布公告，向公众公开说明情况，回应社会关切。公告内容应客观、准确、全面，避免引发公众误解。电话沟通在必要时，可通过电话与外部告知对象进行直接沟通，进一步解释不良信息的相关情况，解答疑问，争取理解和支持。（四）告知内容撰写1.内部告知内容不良信息详情详细描述不良信息的发生过程、具体情况和造成的后果。原因分析对不良信息产生的原因进行分析，明确责任主体和相关责任人。处理措施说明公司/组织针对不良信息已采取或即将采取的处理措施，包括整改措施、处罚措施等。警示要求对全体员工提出警示，强调遵守法律法规、公司/组织制度和职业道德规范的重要性，要求员工引以为戒，避免类似问题再次发生。2.外部告知内容诚恳道歉对于给外部相关方造成损失或影响的不良信息，首先表达诚恳的歉意。不良信息说明客观、准确地说明不良信息的具体情况，不隐瞒、不回避问题。处理措施及进度向外部告知对象介绍公司/组织针对不良信息所采取的处理措施以及目前的处理进度，展示积极解决问题的态度。后续承诺作出相应的后续承诺，如加强管理、改进产品或服务质量、保障客户权益等，以增强外部相关方对公司/组织的信任。（五）告知实施1.按照告知方案执行严格按照制定好的告知方案，选择合适的告知方式和时间，将不良信息准确无误地告知相关对象。在告知过程中，要确保告知内容清晰、明确，易于理解，避免引起不必要的误解或恐慌。2.记录告知情况对每次不良信息告知的时间、方式、对象、内容等详细情况进行记录，形成完整的告知档案。告知档案应妥善保存，以备后续查阅和追溯。（六）反馈与跟踪1.收集反馈意见在不良信息告知后，及时收集内部员工、外部相关方的反馈意见，了解他们对告知内容的理解程度、接受情况以及对公司/组织处理措施的看法和建议。2.跟踪处理进度对不良信息的处理情况进行跟踪，确保各项处理措施得到有效执行，问题得到妥善解决。及时向相关人员反馈处理进度和结果，做到信息透明。六、不良信息告知的监督与管理（一）监督机制1.内部监督公司/组织内部设立专门的监督部门或岗位，对不良信息告知制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。监督内容包括不良信息的收集是否全面、准确，评估分级是否合理，告知流程是否规范，告知内容是否符合要求等。2.外部监督主动接受行业主管部门、监管机构以及社会公众的监督。对于涉及重大不良信息的情况，及时向相关部门报告，并按照要求配合做好调查处理工作。同时，关注社会舆论动态，根据公众反馈及时调整和完善不良信息告知工作。（二）责任追究1.对违反制度行为的处理对于在不良信息告知过程中，违反本制度规定，存在故意隐瞒、延误告知、虚假告知等行为的部门或个人，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。2.造成损失的赔偿责任因不良信息告知不当或未及时告知，给公司/组织或相关方造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，并按照公司/组织相关规定执行。（三）制度修订与完善1.