承接活动开展制度规范

PAGE承接活动开展制度规范一、总则（一）目的为了规范公司承接活动的开展流程，确保活动的顺利进行，提高活动质量，保障各方权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类商业活动、文化活动、社交活动等。（三）基本原则1.合法性原则：活动开展必须符合国家法律法规以及相关行业标准，不得从事违法违规活动。2.质量第一原则：始终将活动质量放在首位，确保活动达到预期效果，满足客户需求。3.安全保障原则：高度重视活动安全，采取有效措施预防和应对各类安全风险，保障参与人员的生命财产安全。4.诚信守约原则：秉持诚信理念，严格履行与客户签订的合同约定，维护公司良好信誉。二、活动承接流程（一）项目洽谈1.业务部门与客户进行初步沟通，了解活动的基本信息，包括活动主题、时间、地点、规模、预算等。2.向客户介绍公司承接活动的优势、经验和服务内容，解答客户疑问。3.根据客户需求，评估项目的可行性和风险，形成初步的项目方案。（二）项目立项1.业务部门将初步项目方案提交至公司管理层进行审核。2.管理层对项目的可行性、预算、收益等进行综合评估，决定是否立项。3.若项目立项，确定项目负责人及团队成员，明确各成员的职责和分工。（三）合同签订1.项目负责人与客户就活动的具体内容、要求、价格、付款方式、违约责任等进行详细洽谈，达成一致意见后签订合同。2.合同签订前，必须对合同条款进行严格审核，确保合同内容合法、合规、明确、完整。3.合同签订后，由专人负责合同的保管和跟进，确保合同的有效执行。（四）活动策划1.项目团队根据合同要求和客户需求，制定详细的活动策划方案，包括活动流程、场地布置、人员安排、宣传推广、餐饮安排、安全保障等。2.活动策划方案需经客户审核确认，如有修改意见，及时进行调整和完善。3.根据活动策划方案，制定详细的活动执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。（五）资源筹备1.根据活动执行计划，筹备活动所需的各类资源，包括场地租赁、设备器材租赁、人员招聘、物料采购、宣传资料制作等。2.对筹备的资源进行严格的质量检验和数量核对，确保资源符合活动要求。3.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保资源供应的及时性和稳定性。（六）活动执行1.按照活动执行计划，有序开展各项活动筹备工作，确保活动按时、按质、按量完成。2.在活动执行过程中，严格遵守活动策划方案和相关操作规程，确保活动的顺利进行。3.加强现场管理，及时处理活动中出现的各种问题和突发情况，确保活动安全、有序进行。（七）活动验收1.活动结束后，组织客户对活动进行验收，向客户提交活动总结报告和相关资料。2.客户根据合同要求和验收标准，对活动进行评估验收，提出意见和建议。3.对客户提出的问题及时进行整改，确保活动达到客户满意。三、活动策划管理（一）策划团队组建1.根据活动规模和要求，组建专业的活动策划团队，团队成员应具备丰富的活动策划经验、创意能力、沟通协调能力和组织管理能力。2.明确策划团队成员的职责和分工，确保各项策划工作有序开展。（二）策划方案制定1.策划团队深入了解客户需求和活动目标，进行充分的市场调研和分析，制定具有针对性和创新性的活动策划方案。2.活动策划方案应包括活动主题、目的、时间、地点、规模、流程、场地布置、人员安排、宣传推广、餐饮安排、安全保障等内容。3.策划方案需经项目负责人审核、客户确认后实施。（三）策划方案审核1.公司内部成立策划方案审核小组，由管理层、业务部门、策划团队等相关人员组成。2.审核小组对策划方案的可行性、合理性、创新性、安全性等进行全面审核，提出修改意见和建议。3.策划团队根据审核意见对策划方案进行修改和完善，确保策划方案符合要求。（四）策划方案调整1.在活动筹备过程中，如因客户需求变更、市场情况变化、突发因素等原因需要对策划方案进行调整，应及时与客户沟通协商，并报公司管理层批准。2.对策划方案的调整应进行详细记录，确保调整后的方案得到有效执行。四、活动资源管理（一）场地管理1.根据活动规模和要求，选择合适的活动场地，场地应符合安全、卫生、交通等要求。2.与场地所有者签订场地租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、场地使用范围、场地维护责任等条款。3.在场地使用前，对场地进行实地勘察和布置，确保场地符合活动要求。4.活动期间，加强对场地的管理和维护，确保场地设施设备正常运行，环境卫生良好。（二）设备器材管理1.根据活动需要，租赁或采购所需的设备器材，设备器材应符合质量标准和安全要求。2.对设备器材进行登记造册，建立设备器材档案，记录设备器材的型号、规格、数量、购买时间、维修保养情况等信息。3.在设备器材使用前，进行调试和检查，确保设备器材正常运行。4.活动期间，安排专人负责设备器材的操作和管理，严格按照操作规程使用设备器材，确保设备器材安全使用。5.活动结束后，及时对设备器材进行清理、保养和归还，如有损坏或丢失，应及时查明原因并进行处理。（三）人员管理1.根据活动需要，招聘或调配所需的工作人员，包括活动策划人员、执行人员、安保人员、服务人员等。2.对工作人员进行培训和考核，确保工作人员具备相应的专业知识和技能，熟悉活动流程和要求。3.明确工作人员的职责和分工，签订工作协议，确保工作人员遵守公司规章制度和工作纪律。4.活动期间，加强对工作人员的管理和监督，及时处理工作人员的违规行为和工作失误。5.活动结束后，对工作人员进行绩效评估和总结，表彰优秀工作人员，对表现不佳的工作人员进行批评教育或辞退处理。（四）物料管理1.根据活动策划方案，采购所需的物料，物料应符合质量标准和活动要求。2.对物料进行分类存放，建立物料台账，记录物料的名称、规格、数量、采购时间、使用情况等信息。3.在物料使用前，进行检验和核对，确保物料质量合格、数量准确。4.活动期间，合理安排物料的使用和发放，避免物料浪费和丢失。5.活动结束后，及时清理剩余物料，对可回收利用的物料进行回收处理，对废弃物料进行妥善处置。五、活动安全管理（一）安全制度制定1.建立健全活动安全管理制度，明确安全管理职责、安全操作规程、安全检查制度、安全应急预案等内容。2.安全管理制度应符合国家法律法规和相关行业标准，确保活动安全管理有章可循。（二）安全培训教育1.对活动工作人员进行安全培训教育，培训内容包括安全法律法规、安全操作规程、安全应急知识等。2.安全培训教育应覆盖所有活动工作人员，确保工作人员具备必要的安全知识和技能。3.定期组织安全演练，提高工作人员的安全应急能力和自我保护意识。（三）安全检查与隐患排查1.活动前，对活动场地、设备器材、物料等进行全面的安全检查，排查安全隐患。2.安全检查应包括场地设施设备的安全性、电气线路的安全性、消防设施的有效性、食品卫生的安全性等方面。3.对检查中发现的安全隐患，及时进行整改，确保活动安全无事故。（四）安全应急预案制定1.根据活动特点和可能出现的安全事故类型，制定详细的安全应急预案，包括火灾、地震、踩踏、食品中毒等事故的应急处置措施。2.安全应急预案应明确应急救援组织机构、应急救援人员职责、应急救援物资保障、应急救援程序等内容。3.定期对应急预案进行演练和修订，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。（五）安全事故处理1.一旦发生安全事故，应立即启动安全应急预案，迅速组织救援，保护事故现场，及时向上级主管部门报告。2.配合相关部门进行事故调查和处理，查明事故原因，分清事故责任，依法依规对事故责任单位和责任人进行处理。3.对安全事故进行总结分析，吸取教训，采取有效措施防止类似事故再次发生。六、活动质量管理（一）质量目标设定1.根据客户需求和活动特点，设定明确的活动质量目标，质量目标应具体、可衡量、可实现、有时限。2.活动质量目标应包括活动效果、服务质量、客户满意度等方面。（二）质量计划制定1.根据活动质量目标，制定详细的活动质量计划，质量计划应包括质量控制标准、质量控制措施、质量检验方法、质量改进措施等内容。2.质量计划应明确各阶段的质量控制重点和责任人，确保质量控制工作有序开展。（三）质量控制与检验1.在活动筹备和执行过程中，严格按照质量计划进行质量控制，确保活动各项工作符合质量标准。2.建立质量检验制度，对活动场地布置、设备器材使用、人员服务、物料质量等进行定期检验和抽查，及时发现和纠正质量问题。3.对活动效果进行评估和检验，收集客户反馈意见，及时调整和改进活动质量。（四）质量改进措施1.根据质量检验结果和客户反馈意见，分析活动质量存在问题的原因，制定针对性的质量改进措施。2.质量改进措施应明确改进目标、改进方法、改进责任人、改进时间等内容，确保质量改进工作取得实效。3.定期对质量改进措施的实施效果进行评估和总结，不断完善活动质量管理体系。七、活动成本管理（一）成本预算编制1.根据活动策划方案和资源筹备计划，编制详细的活动成本预算，成本预算应包括场地租赁费用、设备器材租赁费用、人员费用、物料采购费用、宣传推广费用、餐饮费用、交通费用、其他费用等。2.成本预算应进行详细的分类和明细核算，确保成本预算的准确性和完整性。3.成本预算编制完成后，报公司管理层审核批准。（二）成本控制措施1.在活动筹备和执行过程中，严格按照成本预算进行成本控制，确保各项费用支出不超过预算。2.优化资源配置，合理安排场地、设备器材、人员等资源，避免资源浪费和闲置。3.加强对物料采购、设备器材租赁、人员招聘等环节的成本控制，通过招标、询价、谈判等方式降低采购成本。4.严格控制活动宣传推广费用，根据活动目标和实际效果制定合理的宣传推广方案，避免不必要的宣传推广支出。（三）成本核算与分析1.活动结束后，及时对活动成本进行核算，对比成本预算和实际支出情况，分析成本差异原因。2.成本核算应包括各项费用的实际发生额、成本节约或超支情况、成本费用占比等内容。3.通过成本分析，总结成本控制经验教训，为今后的活动成本管理提供参考。八、活动风险管理（一）风险识别与评估1.对活动可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、自然风险、政策风险、法律风险、安全风险、质量风险、成本风险等。2.采用科学的风险评估方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。3.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点风险和一般风险。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于重点风险，应制定详细的风险应对预案，明确应对责任人和应对程序，确保风险得到有效控制。3.在活动筹备和执行过程中，密切关注风险变化情况，及时