房屋租借使用制度规范

PAGE房屋租借使用制度规范一、总则（一）目的为了规范本公司/组织房屋租借行为，保障房屋使用安全，维护公司/组织及房屋使用人的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有涉及房屋租借的活动，包括但不限于办公场所、员工宿舍、仓库等各类房屋的租借。（三）基本原则1.合法性原则：房屋租借活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保租借行为合法有效。2.安全性原则：提供安全可靠的房屋，保障使用人的人身和财产安全。3.公平公正原则：在房屋租借过程中，遵循公平公正的原则，维护双方的合法权益。4.合理使用原则：房屋使用人应按照约定的用途合理使用房屋，不得擅自改变用途或进行损害房屋结构及设施的行为。二、房屋租借管理机构及职责（一）管理机构设立房屋租借管理小组，负责公司/组织房屋租借的整体管理工作。管理小组由公司/组织相关部门负责人组成，设组长一名，副组长若干名。（二）职责分工1.组长职责全面负责房屋租借管理工作，制定管理策略和方针。协调各部门之间的工作关系，确保房屋租借管理工作顺利进行。审核重大房屋租借合同及相关事项。2.副组长职责协助组长开展工作，负责具体的管理事务。组织对房屋租借情况进行定期检查和不定期抽查。处理房屋租借过程中的一般性问题，及时向组长汇报重大问题。3.成员职责行政部门：负责房屋租借的日常事务办理，包括合同签订、备案、租金收缴等。财务部门：负责房屋租借费用的核算、支付及财务管理。安全管理部门：负责房屋的安全检查、消防设施维护等安全管理工作。使用部门：负责提出房屋使用需求，配合做好房屋交接及使用过程中的相关工作。三、房屋租借流程（一）需求申请1.使用部门根据工作需要，提前向行政部门提交房屋租借需求申请，说明租借房屋的用途、面积、期限等要求。2.申请应填写《房屋租借需求申请表》，经部门负责人签字确认后提交。（二）房源查找与评估1.行政部门接到申请后，根据公司/组织房屋使用情况及需求，通过多种渠道查找合适的房源。2.对查找的房源进行实地查看和评估，包括房屋的结构、设施设备、周边环境等，确保房源符合公司/组织的使用要求和安全标准。（三）谈判与合同签订1.与房屋出租方进行谈判，就租金、租赁期限、押金、维修责任、违约责任等条款达成一致意见。2.拟定房屋租借合同，合同应明确双方的权利和义务，符合法律法规及行业标准。3.合同经公司/组织法律顾问审核后，提交管理小组组长审批。4.审批通过后，由行政部门代表公司/组织与出租方签订房屋租借合同。（四）房屋交接1.合同签订后，行政部门组织使用部门与出租方进行房屋交接。2.交接内容包括房屋钥匙、设施设备清单、水电费表底数等，并填写《房屋交接清单》，双方签字确认。（五）备案与存档1.行政部门负责将房屋租借合同及相关资料进行备案，确保合同的合法性和有效性。2.对房屋租借过程中的所有文件、资料进行整理归档，以便日后查阅和管理。四、房屋使用规范（一）使用用途1.房屋使用人应按照合同约定用途使用房屋，不得擅自改变用途。如需改变用途，应提前书面申请，经公司/组织批准后方可实施。2.严禁在租借房屋内从事违法违规活动。（二）使用安全1.房屋使用人应遵守国家有关安全规定，做好房屋的安全防范工作，确保人身和财产安全。2.不得私拉乱接电线、违规使用电器设备，不得在房屋内使用明火（特殊情况需经批准）。3.定期检查房屋设施设备，发现问题及时通知行政部门或相关维修人员进行维修。使用维护1.房屋使用人应爱护房屋及附属设施设备，不得故意损坏。因使用不当造成损坏的，应承担维修或赔偿责任。2.保持房屋整洁卫生，不得在房屋内乱扔垃圾、堆放杂物。3.如需对房屋进行装修或改造，应提前向行政部门提交申请，经批准后方可进行。装修或改造应符合相关安全规范，不得影响房屋结构和整体安全。五、租金及费用管理（一）租金标准1.租金标准根据市场行情、房屋位置、面积、设施等因素综合确定。2.租金应在合同中明确约定，租金调整应按照合同约定的方式和时间进行。（二）租金支付1.房屋使用人应按照合同约定的时间和方式支付租金。2.行政部门负责租金的收缴工作，定期向房屋使用人发送租金催缴通知。3.如房屋使用人逾期支付租金，应按照合同约定承担违约责任。（三）其他费用1.房屋使用过程中产生的水电费、物业费、取暖费等其他费用，由房屋使用人按照相关规定自行承担。2.行政部门应定期与相关部门核对费用数据，确保费用结算准确无误。六、房屋维修与保养（一）维修责任划分1.出租方负责房屋主体结构及公共设施设备的维修保养。2.房屋使用人负责因自身使用不当造成的设施设备损坏的维修。3.对于日常的小维修，房屋使用人可自行联系维修人员进行维修，但应及时向行政部门报备维修情况。（二）维修流程1.房屋使用人发现房屋设施设备出现问题时，应及时填写《房屋维修申请表》，详细说明问题情况。2.行政部门接到申请后，对问题进行核实，属于出租方维修责任的，及时通知出租方安排维修；属于房屋使用人维修责任的，督促房屋使用人尽快维修。3.维修完成后，由行政部门组织相关人员进行验收，确保维修质量符合要求。（三）保养计划1.行政部门应制定房屋设施设备保养计划，定期对房屋进行全面检查和保养。2.保养计划应包括检查项目、保养周期、责任人等内容，确保房屋设施设备始终处于良好运行状态。七、房屋续租与退租（一）续租1.在房屋租借期限届满前，房屋使用人如需续租，应提前[X]个月向行政部门提出书面申请。2.行政部门根据公司/组织房屋使用情况及续租申请，与出租方协商续租事宜。如续租条件达成一致，双方重新签订房屋租借合同。（二）退租1.房屋租借期限届满或提前解除合同的，房屋使用人应按照合同约定办理退租手续。2.退租前，房屋使用人应将房屋腾空，并清理干净，恢复原状。3.行政部门组织相关人员对房屋进行验收，如发现房屋有损坏或未清理干净的情况，按照合同约定扣除相应押金。4.验收合格后，办理押金退还手续，双方签订《房屋退租确认书》。八、违约责任（一）出租方违约责任1.如出租方未按照合同约定提供房屋或房屋存在质量问题影响使用的，应承担相应的违约责任，赔偿房屋使用人的损失。2.出租方擅自解除合同或提前收回房屋的，应按照合同约定支付违约金，并赔偿房屋使用人的损失。（二）房屋使用人违约责任1.房屋使用人未按照合同约定支付租金或其他费用的，应按照合同约定承担违约责任，支付违约金，并补足费用。2.房屋使用人擅自改变房屋用途、损坏房屋设施设备、拖欠租金等违反合同约定的行为，出租方有权解除合同，并要求房屋使用人承担违约责任，赔偿损失。3.房屋使用人提前解除合同的，应按照合同约定支付违约金，并承担因