科技档案管理规范制度

PAGE科技档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在科技活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、知识产权档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则科技档案应全面、完整地反映公司科技活动的全过程，包括项目立项、研究开发、试验测试、成果鉴定、应用推广等各个环节。3.准确性原则科技档案的内容应真实、准确，数据可靠，图表清晰，签字盖章齐全。4.系统性原则科技档案应按照一定的分类标准和编号规则进行整理，保持档案之间的有机联系，便于查找、利用和管理。5.安全性原则加强科技档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门科技档案的形成、积累和归档工作，对归档文件的质量进行检查和验收。4.负责公司科技档案信息化建设，建立和维护科技档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。5.组织开展科技档案的编研工作，为公司的科研、生产、经营和管理提供档案信息服务。6.负责公司科技档案的安全管理，制定安全管理制度，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全。（二）各部门职责1.负责本部门科技档案的形成、积累和整理工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门形成的科技档案移交归档，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好科技档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.加强对本部门人员的档案管理知识培训，提高档案意识，确保档案工作的顺利开展。（三）项目负责人职责1.负责项目档案的全程管理，确保项目档案的完整、准确和系统。2.组织项目组成员按照档案管理要求，及时收集、整理项目过程中形成的各类文件资料，并进行分类、编号和装订。3.在项目结束后，督促项目组成员将项目档案移交归档，并配合档案管理部门做好档案的验收工作。4.对项目档案的真实性、完整性和准确性负责，如有问题及时整改。三、档案收集与整理（一）收集范围1.科研项目档案包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书、项目实施方案、研究实验记录、测试报告、技术总结、成果鉴定文件、知识产权文件等。2.产品研发档案包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告、产品说明书、用户手册等。3.技术合同档案包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等，以及合同履行过程中形成的相关文件资料。4.知识产权档案包括专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件、计算机软件著作权登记文件等，以及知识产权纠纷处理文件。5.其他科技档案包括科技会议文件、科技成果奖励文件、科技外事活动文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责科技档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.科技文件资料应随项目进展同步形成，项目负责人应定期检查文件资料的收集情况，发现问题及时督促整改。3.对重要的科技文件资料，应进行备份保存，防止丢失或损坏。4.收集的科技文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。（三）整理原则1.遵循科技档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照项目、专业、时间等分类标准进行整理，便于查找和利用。3.归档文件应齐全完整，符合质量要求，能够准确反映科技活动的全过程。（四）整理方法1.分类按照科技档案的类别，将归档文件分为科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、知识产权档案等大类，再根据具体情况进行细分。2.编号对每一份归档文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用项目编号、文件顺序号等方式。3.装订对纸张规格不一致、破损或折叠的文件进行整理和修复，然后按照一定的顺序进行装订，确保文件的整齐和牢固。4.编目编制科技档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和统计。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放科技档案。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。（三）保管期限科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定。1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理规定为依据，对档案的价值进行科学评估。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对公司科技档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其保存价值。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、利用情况、保管期限等因素，对档案的价值进行综合分析和评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全和保密。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由销毁人员和监销人员签字确认。六、档案统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立科技档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.定期对统计数据进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。（二）利用工作1.建立科技档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等。2.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案信息服务，根据利用需求，及时提供档案资料。3.利用档案时，应填写《档案利用登记表》，注明利用目的、利用时间、利用人等信息。4.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围和方式，确保档案信息的安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司科技档案数据库系统，实现档案信息的数字化存储、管理和共享。2.利用信息技术手段，提高档案管理的效率和质量，为公司提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的科技档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全保障建立档案信息安全管理制度，采取必要的安全防护措施，确保档案信息的安