规范公司收款管理制度

PAGE规范公司收款管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司收款管理流程，确保公司资金及时、足额回收，防范收款风险，维护公司的合法权益，保障公司财务安全与稳定运营。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、项目部门、售后服务部门等在销售商品、提供劳务、项目结算等过程中产生的收款行为。（三）收款原则1.合法合规原则公司收款活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保收款行为的合法性、合规性。2.及时准确原则各部门应及时跟进收款事项，确保款项按时足额收回，并准确记录收款信息，保证财务数据的真实性和完整性。3.风险防范原则加强对收款风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范逾期收款、坏账等风险，保障公司资金安全。4.责任明确原则明确各部门和人员在收款过程中的职责和权限，做到责任清晰、分工明确，确保收款工作顺利进行。二、收款流程（一）收款前准备1.合同签订销售部门或项目部门在与客户签订销售合同或项目协议时，应明确收款条款，包括收款方式、收款时间、付款账号等内容。合同条款应符合公司利益和法律法规要求，避免模糊不清或存在歧义的表述。合同签订后，经办人员应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门掌握收款依据和时间节点。2.客户信息管理建立完善的客户信息档案，包括客户名称、联系人、联系方式、信用状况等。销售部门或相关业务部门应定期更新客户信息，确保信息的准确性和及时性。财务部门应根据客户信用状况评估收款风险，并制定相应的风险防范措施。对于信用状况不佳的客户，应加强收款监控，必要时采取特殊收款策略。3.收款通知准备在约定的收款时间前，财务部门应根据合同条款和客户信息，制作收款通知。收款通知应明确收款金额、收款时间、付款方式、付款账号等内容，并加盖公司财务专用章。收款通知可通过邮件、传真、书面函件等方式发送给客户。发送后，应及时跟踪客户接收情况，确保客户收到收款通知。（二）收款执行1.客户付款客户应按照合同约定的收款方式和时间进行付款。财务部门应及时关注银行账户到账情况，对于收到的款项，应认真核对付款单位、金额、付款时间等信息，确保款项与收款通知一致。如客户采用支票、汇票等票据方式付款，财务部门应按照相关票据管理规定进行审核和处理。审核无误后，及时办理票据入账手续，并妥善保管票据。2.收款记录与核对财务部门收到款项后，应及时进行收款记录。收款记录应包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式、款项来源等详细信息。收款记录应准确、完整，并与银行对账单、收款通知等原始凭证进行核对，确保账实相符。销售部门或相关业务部门应定期与财务部门核对收款情况，及时了解款项回收进度。如发现收款差异或问题，应及时查明原因并进行处理。（三）收款跟进与催款1.逾期收款跟进对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出催款通知。催款通知应明确逾期金额、逾期时间、催款原因等内容，并要求客户尽快付款。催款通知可通过电话、邮件、传真、书面函件等方式发送给客户。销售部门或相关业务部门应协助财务部门进行逾期收款跟进，及时与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并采取相应的措施促使客户尽快付款。2.催款措施根据客户逾期情况和信用状况，采取不同的催款措施。对于逾期时间较短、信用状况较好的客户，可通过电话沟通、邮件提醒等方式进行催款；对于逾期时间较长、信用状况不佳的客户，可采取书面函件催款、上门催款、法律诉讼等措施。在采取催款措施时，应注意方式方法，避免给客户造成不良影响，同时要确保催款行为的合法性和合规性。（四）收款核销1.核销流程财务部门在收到客户款项并核对无误后，应及时进行收款核销。收款核销应按照合同编号、客户名称等信息进行匹配，确保每一笔收款都能准确对应相应的合同或项目。收款核销完成后，应在相关财务凭证和系统中进行记录，注明核销日期、核销金额、核销合同等信息。核销记录应保存完整，以便日后查询和审计。2.核销差异处理在收款核销过程中，如发现收款金额与合同约定金额存在差异，应及时查明原因并进行处理。如因客户付款错误、销售折扣、退款等原因导致差异，应根据相关规定进行调整和记录；如因其他原因导致差异，应及时与销售部门或相关业务部门沟通，共同协商解决方案。三、收款风险控制（一）风险识别与评估1.风险识别财务部门应定期对公司收款业务进行风险识别，关注可能影响收款的各种因素，如客户信用状况变化、市场环境波动、法律法规调整等。销售部门或相关业务部门应及时反馈客户的异常情况和潜在风险，协助财务部门做好风险识别工作。2.风险评估根据风险识别结果，财务部门应采用适当的方法对收款风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、影响程度等。对于评估出的高风险收款业务，应制定专项风险应对措施，加强监控和管理。（二）风险应对措施1.客户信用管理建立客户信用评估体系，定期对客户信用状况进行评估和更新。根据客户信用等级，制定不同的信用政策，如信用额度、收款期限等。对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取特殊收款方式，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。2.合同管理加强合同签订环节的管理，确保合同条款明确、合法、有效。在合同中明确收款条款和违约责任，为收款提供有力的法律依据。定期对合同执行情况进行跟踪和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，避免因合同纠纷导致收款风险。3.收款监控建立收款监控机制，财务部门应定期对收款情况进行统计和分析，及时掌握收款进度和风险状况。对于逾期未付款的客户，应加强跟踪和催款力度，及时调整收款策略，确保款项尽快收回。4.内部沟通与协作加强销售部门、项目部门、财务部门等相关部门之间的沟通与协作，形成收款工作合力。各部门应及时共享客户信息、合同执行情况等，共同做好收款风险防范工作。建立收款工作协调会议制度，定期召开会议，分析收款工作中存在的问题，研究解决方案，部署下一阶段收款工作任务。四、收款相关岗位职责（一）销售部门职责1.负责与客户签订销售合同，明确收款条款，并确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。2.及时跟进销售业务进展情况，协助财务部门做好收款工作，提供客户相关信息和收款线索。3.负责对逾期未付款的客户进行沟通和催款，了解客户逾期付款原因，采取有效措施促使客户尽快付款。（二）项目部门职责1.负责与客户签订项目协议，明确收款条款，并确保协议条款符合公司利益和法律法规要求。2.按照项目进度及时办理项目结算手续，协助财务部门做好收款工作，提供项目相关信息和收款依据。3.负责对项目收款情况进行跟踪和分析，及时发现并解决项目收款过程中出现的问题。（三）财务部门职责1.负责制定公司收款管理制度和流程，并监督制度的执行情况。2.制作收款通知，及时准确记录收款信息，进行收款核销和账务处理。3.定期对收款情况进行统计和分析，评估收款风险，提出风险防范措施和建议。4.协助销售部门、项目部门进行逾期收款跟进和催款工作，必要时采取法律手段维护公司权益。（四）其他部门职责公司其他部门应根据各自职责，配合销售部门、项目部门和财务部门做好收款相关工作，如提供客户支持、协助办理相关手续等。五、收款监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对收款管理制度的执行情况进行审计监督，检查收款流程是否合规、收款记录是否准确、风险控制措施是否有效等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门应定期对收款业务进行自查，检查收款凭证、银行对账单、收款记录等是否齐全、准确，账实是否相符。2.对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告公司管理层。（三）绩效考核1.建立收款工作绩效考核制度，将收款指标纳入各部门和人员的绩效考核体系。考核内容包括收款金额、收款及时性、逾期收款率等