人事档案管理流程标准操作手册

人事档案管理流程标准操作手册为规范人事档案管理工作，确保员工档案信息真实、完整、安全，同时提升档案利用效率，服务企业人力资源管理决策，特制定本操作手册。本手册适用于企业（或单位）内部全体员工的人事档案管理工作，涵盖档案收集、整理、审核、保管、利用、转递、销毁等全流程操作规范。一、职责分工人事档案管理是多部门协同的系统性工作，各主体需明确职责、密切配合：（一）档案管理部门作为人事档案管理的核心责任主体，需统筹规划档案管理工作，制定并优化管理流程；指导各用人部门开展档案材料收集工作；负责档案的整理、审核、保管及安全防护；依规办理档案的借阅、转递、销毁等业务；定期对档案管理工作进行自查与优化，确保流程合规、档案安全。（二）用人部门配合档案管理部门完成员工档案材料的收集与初步审核，及时移交新产生的人事材料（如岗位变动通知、奖惩文件等）；在员工入职、异动、离职时，协助核实材料的真实性；向档案管理部门反馈员工档案相关的异常情况，配合处理档案管理中的问题。（三）员工本人需如实提供个人档案材料（如学历证明、工作经历证明等），确保材料真实有效；在个人信息发生变动时（如学历提升、婚姻状况变更等），及时向所在部门提交更新材料；配合档案管理部门完成档案信息的核对与补充工作，对本人档案材料的真实性负责。二、档案管理流程（一）档案收集人事档案需涵盖员工从入职到离职（或在职期间）的全周期材料，收集工作需遵循“及时、完整、真实”的原则：1.收集范围入职类：入职申请表、学历及学位证书复印件、身份证复印件、离职证明（或无业证明）、背景调查材料等；在职类：岗位变动通知、绩效考核材料、奖惩文件、培训记录、职称/职业资格证书复印件等；离职类：离职申请表、离职交接清单、竞业协议（如有）等。2.收集方式与要求员工提交：新入职员工需在指定时间内提交个人档案材料，材料需为原件或加盖公章的复印件；在职员工因个人信息变动提交的材料，需由本人签字确认真实性。部门移交：用人部门在产生人事相关材料后，需在3个工作日内移交至档案管理部门，移交时填写《材料移交清单》，双方签字确认。外部调取：如需从外部单位（如原工作单位、学校）调取档案材料，由档案管理部门出具《档案调取函》，专人负责对接，确保材料合法合规获取。收集过程中，需严格审核材料的完整性（如学历证书需包含毕业证、学位证，缺一不可）、真实性（通过学信网、背景调查等方式验证）及规范性（材料需清晰可辨，不得涂改、伪造）。（二）档案整理档案整理需遵循“分类清晰、排序规范、装订牢固”的原则，确保档案便于检索与保管：1.分类按材料性质或员工在职状态分类，常见分类方式：按材料类型：分为入职材料、合同协议、考核奖惩、培训发展、离职材料等类别；按员工状态：分为在职人员档案、离职人员档案（离职未满2年需单独保管，便于后续查阅）。2.排序与编号同一类别内的材料，按时间倒序（最新材料在前）或重要性顺序（如学历材料优先）排列；为每份材料编制唯一编号（编号规则：员工工号+材料类别代码+序号，如G001-RZ-001），并在档案目录中记录编号、材料名称、形成时间。3.装订与装盒将整理好的材料按编号顺序装订成册，使用无酸纸档案袋或档案盒存放，档案盒封面标注员工姓名、工号、部门、档案类别及保管期限；档案袋内需放置《档案材料目录》，便于快速检索。（三）档案审核档案审核是确保档案质量的关键环节，分为初审与复审：1.初审由档案管理部门专员对新收集或移交的材料进行初步审核，重点检查：材料是否完整（如入职材料是否包含所有必填项）；材料是否真实（如学历证书编号是否可通过学信网验证）；材料格式是否合规（如签字、盖章是否齐全，复印件是否清晰）。初审发现问题的，需在1个工作日内反馈至材料提交方（员工或用人部门），要求补充或更正；初审通过的，移交至复审环节。2.复审由档案管理部门负责人或指定专人进行复审，复审内容包括：初审问题的整改情况；材料与员工实际情况的一致性（如岗位变动材料与员工当前岗位是否匹配）；档案整体的逻辑性（如入职时间、离职时间与合同期限是否矛盾）。复审通过的，方可正式归档；复审未通过的，退回初审环节重新处理，直至符合要求。（四）档案保管档案保管需兼顾安全性与可及性，具体要求如下：1.保管场所档案存放场所需满足“五防”要求：防火（配备灭火器、烟感报警器）、防潮（安装除湿机，湿度控制在45%-60%）、防盗（安装门禁、监控）、防磁（远离强磁场设备）、防虫（定期投放防虫药，档案柜底部铺防虫垫）；同时，场所需通风良好，避免阳光直射。2.保管设备档案柜：采用铁皮柜或智能档案柜，分层存放档案，柜内放置干燥剂；特殊材料保管：涉密档案、电子档案（如扫描件）需存放在保险柜或防磁柜中，确保信息安全。3.保管期限与台账管理保管期限：根据材料性质确定，如员工劳动合同、离职证明等需永久保管；绩效考核材料、培训记录等按10年保管；台账管理：建立《人事档案管理台账》，记录档案编号、员工信息、保管位置、借阅记录、移交记录等；定期（每季度）对档案进行盘点，确保账实相符。（五）档案利用档案利用需在合规前提下开展，分为内部查阅、外部调阅与材料复制：1.内部查阅仅限企业内部因工作需要（如员工晋升背景调查、劳动纠纷取证）查阅档案，流程为：申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、所需材料；部门负责人审批（涉密档案需分管领导审批）；档案管理部门专员陪同查阅，查阅需在指定场所（如档案阅览室）进行，不得带离；查阅后，专员检查档案完整性，填写《查阅记录》。2.外部调阅外部单位（如人社局、法院）因公务需调阅档案的，需出具正式公函及经办人证件，流程为：档案管理部门审核公函内容及证件有效性；分管领导审批；专员复印所需材料（或出具证明），加盖公章后移交，严禁外单位直接接触原始档案。3.材料复制员工因个人原因（如办理公积金贷款、职称评审）需复制档案材料的，流程为：员工提交《材料复制申请表》，注明用途；部门负责人审批；档案管理部门专员复印材料，加盖“档案复制件与原件一致”章，原件归还，复制件交员工。利用过程中，需严格保护档案，不得涂改、抽取、污损；涉密档案的利用需遵守《保密管理制度》，严禁泄露敏感信息。（六）档案转递员工因调动、离职、退休等原因需转递档案的，按以下流程操作：1.转递条件员工调动至集团内其他单位：需凭《内部调动通知》办理；员工离职/退休：需凭《离职证明》《退休审批表》办理；外部单位调档：需凭对方单位出具的《调档函》（注明档案接收地址、联系人）办理。2.转递流程材料核对：档案管理部门专员核对档案材料是否完整（如离职员工需包含离职交接清单），填写《档案转递清单》，与档案一同密封；密封与邮寄：将档案放入密封袋，加盖骑缝章，通过机要通道或专人送递（仅限同城）转递至接收单位；严禁通过普通快递邮寄档案；回执确认：接收单位收到档案后，需在15个工作日内出具《档案接收回执》，档案管理部门将回执存档。转递过程中，需确保档案安全、完整，避免延误或丢失；如因特殊情况无法转递（如接收单位拒收），需及时与对方沟通，协调解决。（七）档案销毁档案销毁需严格遵循“鉴定先行、审批合规、全程记录”的原则：1.销毁条件档案保管期限届满；经鉴定确无保存价值（如重复材料、失效证明等）；销毁方案需经法律顾问审核，确保符合《档案法》等法规要求。2.销毁流程鉴定：成立档案鉴定小组（由档案管理部门、用人部门、法务部门代表组成），对到期档案进行逐一鉴定，填写《档案鉴定表》，明确销毁/续存意见；审批：鉴定结果报分管领导审批，重大销毁事项需提交总经理办公会审议；登记：对拟销毁档案建立《档案销毁清册》，记录档案编号、名称、形成时间、保管期限、销毁原因；销毁：选择合规的销毁机构（或企业内部销毁），由档案管理部门专员与监销人（双人）全程监督销毁过程，销毁后在《销毁清册》上签字确认；存档：《销毁清册》《鉴定表》《审批文件》需永久存档，以备查验。销毁过程需全程录像（或拍照），确保可追溯；涉及员工个人信息的档案，需采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，防止信息泄露。三、异常情况处理（一）档案丢失若发现档案丢失，需立即启动应急预案：1.档案管理部门出具《档案丢失情况说明》，报分管领导；2.联系相关方（如员工、原单位）补办材料，无法补办的，需出具《情况说明》并由相关方签字确认；3.对丢失责任人依规处理，完善档案保管流程，避免类似事件。（二）材料造假发现员工档案材料造假（如学历造假、工作经历造假），按以下处理：1.暂停该员工相关人事流程（如晋升、调薪）；2.会同用人部门核实造假事实，要求员工限期提供真实材料；3.依据《员工手册》对员工进行处理（如警告、解除劳动合同），并将造假材料归档（标注“造假”字样）。（三）借阅逾期员工或部门借阅档案逾期未归还的，处理流程为：1.档案管理部门发送《催还通知》，注明逾期时间、后果；2.逾期超过7个工作日的，报人力资源部，在员工绩效考核中扣分；3