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文档简介

管理文件管理制度一、目的本制度旨在建立并维护一套完整、规范的安全生产文件与档案管理体系，确保主要安全生产过程、事件、活动及检查记录得到妥善保存与有效利用。通过加强安全记录的管理，充分发掘文件和档案的信息资源价值，为公司的安全生产提供坚实支撑，并规范文件的保管、借阅、销毁等流程，保障信息安全与合规性。二、适用范围本管理制度适用于公司内部所有部门及员工的文件与档案管理活动，包括但不限于安全生产相关的文件、记录、档案等资料的生成、收集、整理、归档、借阅、保密、修改、补充及销毁等全过程。三、规范性引用文件1.《中华人民共和国安全生产法》2.《中华人民共和国档案法》四、职责分工1.行政人事处：负责公司安全文件和档案的日常管理，包括档案室的维护、档案分类存储、借阅审批与监督等工作。2.公司各部门：负责本部门生成的安全记录与档案的初步整理、提交归档及本部门档案的借阅申请等工作。五、管理要求1.档案管理范围-1.1定期对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料进行归档，实施专业档案管理。-1.2一般性安全记录按照公司《记录控制程序》执行，确保记录的完整性与可追溯性。2.保管事项-2.1符合国家档案管理要求，使用专用文件柜、文件夹、档案袋分类存储，确保防火、防潮、防鼠、防蛀、清洁通风干燥。-2.2重要文件档案及时归档至公司档案室，由专人管理。-2.3一般文件、记录由各分厂、处室自行按规定保管。-2.4档案保管场所配备灭火器材，标示严禁烟火，钥匙专人保管，限制无关人员进入。-2.5完善安全措施，防止档案损坏，确保档案存放科学、规范，便于查找。3.归档时间-3.1根据工作阶段性完成归档。-3.2年度文件于次年上半年归档。-3.3法律效用文件识别后立即归档。-3.4机密性文件随时形成，随时归档。4.保存形式-主要以纸张形式保管，逐步探索并实施电子化档案管理。5.安全档案的借阅-严格借阅审批制度，分类设置借阅权限，确保借阅过程可追溯。-原件不外借，复制需经审批。-外单位借阅需高级别领导批准。-借阅期限最长半个月，可续借，到期催还。-借阅者需爱护档案，严禁涂改、抽取等行为。6.保密事项-档案管理人员严格遵守保密纪律，确保档案内容不外传。-保密文件与会议材料妥善保管，登记管理。-复制保密文件须履行审批手续，按原密级管理。-绝密文件特殊管理，严格借阅审批，定期检查保密工作。7.修改、补充事项-修改、补充档案需填写申请单，经领导审批后实施。-档案室对修改进行监督和检查。8.销毁-保管期满档案提出销毁意见，经专业人员鉴定、领导审批后执行。-销毁过程需监销，确保档案不流失、不泄露。-销毁清单归档，记录详细。

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