单位公司企业管理制度比价采购管理实施细则

单位公司企业管理制度比价采购管理实施细则一、总则1.目的为了规范公司的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，根据国家相关法律法规和公司的实际情况，特制定本比价采购管理实施细则。2.适用范围本细则适用于公司内所有需要进行采购的部门和项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购活动。3.基本原则比价采购应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，确保采购过程的透明度和合法性。同时，要以质量为前提，以价格为导向，综合考虑供应商的信誉、服务等因素，实现采购效益的最大化。二、比价采购组织与职责1.比价采购领导小组公司成立比价采购领导小组，由公司高层管理人员组成，组长由公司总经理担任。其主要职责包括：-制定和修订比价采购的相关政策和制度。-审定重大采购项目的采购方案和供应商选择。-协调解决比价采购过程中出现的重大问题。2.比价采购工作小组比价采购工作小组由采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，组长由采购部门负责人担任。其主要职责包括：-负责具体采购项目的比价采购工作，包括制定采购计划、发布采购信息、筛选供应商、组织比价、确定供应商等。-对采购项目进行全程跟踪和监督，确保采购项目按时、按质、按量完成。-收集和整理采购项目的相关资料，建立采购档案。3.各部门职责-采购部门：负责采购项目的策划、组织和实施，与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，处理采购过程中的问题。-使用部门：提出采购需求，参与供应商的选择和采购质量的验收，提供采购物品的技术要求和使用标准。-财务部门：负责审核采购预算和采购资金的支付，对采购成本进行控制和分析。-审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购过程的合法性、合规性和真实性，防范采购风险。三、采购需求管理1.需求申请各部门根据工作需要，应提前填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、用途、技术要求、预算金额等信息，并经部门负责人审批后提交给采购部门。2.需求审核采购部门收到《采购需求申请表》后，应及时进行审核。审核内容包括：-采购需求是否符合公司的业务发展需要和相关规定。-采购预算是否合理，是否在部门预算范围内。-采购物品或服务的技术要求和规格是否明确、可行。对于不符合要求的采购需求，采购部门应及时与使用部门沟通，提出修改意见，要求使用部门重新提交申请。3.需求汇总与平衡采购部门应定期对各部门的采购需求进行汇总和分析，根据公司的生产经营计划和资金状况，合理安排采购时间和采购顺序，避免重复采购和盲目采购。同时，要与使用部门进行沟通，协调解决采购需求之间的冲突和矛盾。四、供应商管理1.供应商选择标准-资质信誉：供应商应具有合法的经营资格，良好的商业信誉和信用记录，无重大违法违规行为。-产品质量：供应商提供的产品或服务应符合国家相关标准和公司的技术要求，具有可靠的质量保证体系。-价格优势：供应商应能提供具有竞争力的价格，在同等质量和服务的前提下，价格相对较低。-服务能力：供应商应具有良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，提供优质的售后服务。2.供应商开发与评估-供应商开发：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，邀请符合条件的供应商进行洽谈和合作。-供应商评估：采购部门应组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格、服务等方面。评估方式可以采用实地考察、问卷调查、样品检测等。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，建立合格供应商名录。3.供应商日常管理-合同管理：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。-绩效评估：采购部门应定期对供应商的绩效进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。根据评估结果，对供应商进行奖惩，对于表现优秀的供应商给予优先合作和奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰。-关系维护：采购部门应加强与供应商的沟通和合作，建立良好的合作关系。及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题，实现互利共赢。五、比价采购流程1.制定采购方案采购部门根据采购需求和供应商情况，制定具体的采购方案。采购方案应包括采购方式、采购时间、采购预算、供应商选择范围、比价方法等内容，并报比价采购领导小组审批。2.发布采购信息采购部门根据采购方案，通过公司内部公告、供应商信息库、网络平台等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与报价。采购信息应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间、交货地点、报价截止时间等内容。3.供应商报价供应商收到采购信息后，应按照要求在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、产品说明书、质量保证承诺、售后服务承诺等内容，并加盖供应商公章。4.比价与评估采购部门收到供应商的报价文件后，应组织相关部门进行比价和评估。比价方法可以采用最低评标价法、综合评分法等。评估内容包括价格、质量、服务、交货期等方面。根据比价和评估结果，列出供应商的排名顺序，推荐候选供应商。5.确定供应商比价采购工作小组根据比价和评估结果，提出供应商选择建议，报比价采购领导小组审批。经审批同意后，确定最终供应商。对于重大采购项目，还应组织相关部门进行集体决策。6.签订采购合同采购部门与确定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订后，采购部门应及时将合同副本发送给相关部门。7.采购执行与监督采购部门按照采购合同的要求，组织供应商按时、按质、按量交货。在采购过程中，采购部门应加强对供应商的监督和管理，及时解决采购过程中出现的问题。使用部门应参与采购物品或服务的验收，确保采购质量符合要求。8.付款结算采购物品或服务验收合格后，采购部门应按照合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。财务部门应严格审核付款申请，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购质量控制1.质量标准制定使用部门应根据采购物品或服务的实际需求，制定明确的质量标准和验收规范。质量标准和验收规范应包括产品的性能、规格、外观、包装等方面的要求，并经相关部门审核批准后执行。2.供应商质量保证采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确供应商的质量保证责任和义务。要求供应商提供产品质量检验报告、质量保证承诺等文件，并对供应商的生产过程进行监督和检查。3.采购物品验收使用部门收到采购物品后，应按照质量标准和验收规范进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等方面。对于不符合要求的采购物品，应及时与供应商沟通，要求供应商进行更换或处理。4.质量问题处理在采购过程中，如果发现采购物品存在质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决。对于严重质量问题，应追究供应商的责任，要求供应商承担相应的赔偿责任。同时，要对质量问题进行分析和总结，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险因素包括市场价格波动、供应商违约、质量问题、交货延迟等。根据风险的可能性和影响程度，对风险进行分类分级管理。2.风险应对措施针对不同的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。例如，对于市场价格波动风险，可以通过签订长期合同、锁定价格等方式进行规避；对于供应商违约风险，可以要求供应商提供履约保证金、增加违约责任条款等方式进行降低。3.应急处理机制采购部门应建立应急处理机制，制定应急预案。在采购过程中，如果发生突发情况，如供应商破产、自然灾害等，能够及时启动应急预案，采取有效的应对措施，确保采购项目的顺利进行。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购需求申请表、采购方案、采购信息发布记录、供应商报价文件、比价评估报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查询和使用。采购档案的保管期限应按照公司的档案管理规定执行。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案时，应按照公司的档案管理规定办理相关手续。未经批准，不得擅自查阅或借阅采购档案。九、监督与考核1.内部监督审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购过程的合法性、合规性和真实性。审计内容包括采购需求的合理性、供应商的选择、比价采购的程序、采购合同的签订和执行、采购资金的使用等方面。对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求采购部门进行整改。2.外部监督公司应接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，提供必要的资料和信息。同时，要加强与行业协会、消费者组织等的