规范委托外包管理制度

PAGE规范委托外包管理制度一、总则（一）目的为了加强公司委托外包业务的管理，规范委托外包行为，防范委托外包风险，提高委托外包业务的质量和效率，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有委托外包业务活动，包括但不限于生产加工外包、服务外包、技术研发外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：委托外包业务必须遵守国家法律法规和行业标准，确保业务活动的合法性和合规性。2.风险可控原则：在委托外包过程中，要充分评估风险，采取有效的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.质量保障原则：明确委托外包业务的质量要求，加强对受托方的监督和管理，确保外包业务的质量符合公司要求。4.成本效益原则：在保证委托外包业务质量的前提下，合理控制成本，提高经济效益。二、委托外包业务流程（一）需求评估1.业务部门提出需求：业务部门根据公司业务发展需要，提出委托外包业务需求，填写《委托外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、要求、时间节点等。2.相关部门审核：申请表提交后，由采购部门、质量部门、财务部门等相关部门进行审核。采购部门审核外包业务的必要性和可行性；质量部门审核外包业务的质量要求和标准；财务部门审核外包业务的预算和成本效益。3.需求评估结果反馈：相关部门审核通过后，将审核结果反馈给业务部门。如审核不通过，业务部门需根据审核意见进行修改和完善，重新提交申请表。（二）受托方选择1.制定受托方选择标准：根据委托外包业务的特点和要求，制定受托方选择标准，包括受托方的资质、信誉、业绩、技术能力、管理水平等方面。2.发布招标信息：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标信息，邀请符合条件的受托方参与投标。招标信息应明确委托外包业务的内容、要求、时间节点、投标截止日期等。3.受托方报名与资格审查：受托方按照招标信息要求报名，提交相关资料。公司对受托方进行资格审查，核实其是否符合受托方选择标准。4.评标与定标：组织相关部门和专家组成评标小组，对符合资格审查要求的受托方进行评标。评标小组根据评标标准，对受托方的投标文件进行评审，综合评估受托方的技术方案、报价、服务承诺等因素，确定中标受托方。5.签订委托外包合同：中标受托方确定后，公司与受托方签订委托外包合同。合同应明确双方的权利和义务、外包业务的内容和要求、服务期限、服务费用、质量标准、验收方式、违约责任等条款。（三）合同执行1.受托方进场准备：受托方按照合同约定的时间和要求，组织人员、设备、物资等进场，做好业务开展前的准备工作。2.业务开展与监督：受托方按照合同要求开展委托外包业务，公司相关部门对业务开展过程进行监督和检查。监督检查内容包括受托方的人员配备、设备运行、质量控制、进度执行等方面。3.沟通协调：在合同执行过程中，公司与受托方保持密切沟通协调，及时解决业务开展过程中出现的问题。如遇重大问题或变更事项，双方应按照合同约定的程序进行协商处理。（四）验收与结算1.验收准备：委托外包业务完成后，受托方提交验收申请，并提供相关资料。公司组织相关部门和人员成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和流程。2.验收实施：验收小组按照验收方案对委托外包业务进行验收，包括对业务成果的质量、数量、进度等方面进行检查。验收过程中，如发现问题，应要求受托方限期整改，直至验收合格。3.结算支付：验收合格后，公司按照合同约定的结算方式和时间，向受托方支付服务费用。财务部门负责审核服务费用的支付申请，确保支付金额准确无误。三、受托方管理（一）资质审查1.基本资质要求：受托方应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证书。2.行业资质要求：根据委托外包业务的行业特点和要求，受托方还应具备相应的行业资质证书，如生产许可证、专业技术资质证书等。3.资质审核流程：在受托方选择阶段，公司对受托方的资质进行严格审核。要求受托方提交资质证书原件及复印件，并进行现场核实。审核通过后，将资质审核结果记录在案。（二）培训与指导1.业务培训：公司根据委托外包业务的要求，对受托方进行业务培训，使其熟悉业务流程、质量标准、操作规范等内容。培训方式可采用集中培训、现场指导等多种形式。2.技术指导：对于技术含量较高的委托外包业务，公司安排专业技术人员对受托方进行技术指导，确保受托方能够掌握相关技术要求，保证业务质量。3.培训记录与考核：建立培训记录档案，记录培训内容、培训时间、培训人员等信息。对受托方的培训效果进行考核，考核合格后方可正式开展业务。（三）监督与考核1.日常监督：公司相关部门定期对受托方的业务开展情况进行日常监督检查，检查内容包括人员管理、设备运行、质量控制、安全管理等方面。发现问题及时要求受托方整改，并记录在监督检查报告中。2.定期考核：制定受托方考核标准，定期对受托方进行考核。考核内容包括业务质量、服务态度、合同执行情况、成本控制等方面。根据考核结果，对受托方进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.考核结果应用：将受托方的考核结果与服务费用支付、合作期限延长、后续业务委托等挂钩。对于考核结果优秀的受托方，给予适当奖励；对于考核结果不合格的受托方，责令其限期整改，整改仍不合格的，终止合作关系。（四）信息管理1.建立受托方信息档案：为每个受托方建立信息档案，记录其基本信息、资质证书、业务合作情况、考核评价结果等内容。信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.信息共享与交流：公司内部相关部门之间实现受托方信息共享，便于各部门在业务开展过程中对受托方进行综合评估和管理。同时，加强与受托方的信息交流，及时了解其业务进展情况和需求。四、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：对委托外包业务可能面临的风险进行全面识别，包括但不限于质量风险、进度风险、成本风险、法律风险、安全风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.质量风险应对：在合同中明确质量标准和验收条款，加强对受托方的质量监督和检查，定期对业务成果进行质量抽检。要求受托方建立质量管理体系，确保业务质量符合要求。2.进度风险应对：制定详细的项目进度计划，明确各阶段的时间节点和任务要求。加强与受托方的沟通协调，及时解决影响进度的问题。如遇不可抗力等因素导致进度延误，应及时调整进度计划，并采取相应的补救措施。3.成本风险应对：在合同谈判阶段，合理确定服务费用，并明确费用调整的条件和方式。加强对受托方成本控制的监督和管理，定期对成本支出进行核算和分析。如发现成本超支，及时要求受托方说明原因，并采取措施进行控制。4.法律风险应对：加强对委托外包业务相关法律法规的学习和研究，确保合同条款符合法律法规要求。在签订合同前，对合同进行法律审查，避免法律风险。如遇法律纠纷，及时咨询专业律师，依法维护公司合法权益。5.安全风险应对：要求受托方建立安全管理制度，加强安全培训和教育，确保业务开展过程中的人员和财产安全。公司定期对受托方的安全管理情况进行检查，发现安全隐患及时要求其整改。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立风险监控机制，定期对委托外包业务的风险状况进行监控，及时掌握风险变化情况。监控内容包括风险发生的可能性、影响程度、风险应对措施的执行效果等方面。2.风险预警：根据风险监控结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。同时，对风险预警情况进行记录和分析，总结经验教训，不断完善风险预警机制。五、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密：包括公司的技术秘密、经营秘密、财务秘密等，如产品配方、生产工艺、销售渠道、客户信息、财务数据等。2.受托方提供的保密信息：受托方在业务开展过程中，可能接触到公司的保密信息，如委托外包业务的技术要求、业务数据等。受托方应对此类信息承担保密义务。（二）保密措施1.签订保密协议：公司与受托方签订保密协议，明确双方的保密义务、保密范围、保密期限、违约责任等条款。保密协议应作为委托外包合同的附件，具有同等法律效力。2.加强员工培训：对公司涉及委托外包业务的员工进行保密培训，提高员工的保密意识和责任感。要求员工严格遵守保密制度，不得泄露公司保密信息。3.物理隔离与技术防护：对涉及保密信息的场所、设备等采取物理隔离措施，防止保密信息泄露。同时，采用技术手段对保密信息进行加密存储和传输，确保信息安全。4.文件管理与审批：对涉及保密信息的文件、资料等进行严格管理，明确文件的密级、借阅权限、审批流程等。借阅保密文件需经相关部门负责人批准，并进行登记备案。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司定期对受托方的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、员工的保密意识等方面。发现问题及时要求受托方整改，并记录在检查报告中。