行政办公用品规范制度

PAGE行政办公用品规范制度一、总则（一）目的为加强公司行政办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.节约使用原则：倡导员工节约办公用品，降低办公成本。3.归口管理原则：行政部门为办公用品的归口管理部门，负责统一采购、发放、调配和管理。二、办公用品的分类及标准（一）办公文具1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、铅笔、中性笔等。2.纸张类：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹、档案袋、文件盒等。4.胶水、胶棒、订书机、订书钉、回形针、大头针等。5.计算器、尺子、剪刀、美工刀等。（二）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。（三）办公耗材1.墨盒、硒鼓、色带等打印机耗材。2.复印纸、打印纸等纸张耗材。（四）其他办公用品1.饮用水、茶叶、咖啡等饮品。2.清洁用品，如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。3.一次性用品，如纸杯、纸巾、垃圾袋等。（五）办公用品标准1.办公文具应根据工作需要，选择质量可靠、价格合理的产品。2.办公设备应根据工作负荷和业务需求，合理配置，确保性能稳定、功能满足工作要求。3.办公耗材应选择与办公设备匹配且质量合格的产品，以保证设备正常运行。4.其他办公用品应根据实际使用情况，合理采购和储备。三、办公用品的采购（一）采购计划1.各部门应根据工作需要，提前制定办公用品采购计划，填写《办公用品采购申请表》，详细注明所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.采购计划应经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到各部门提交的《办公用品采购申请表》后，进行汇总整理，并根据库存情况进行审核。2.对于库存充足的办公用品，行政部门应优先从库存中调配；对于库存不足且确需采购的办公用品，行政部门应填写《办公用品采购审批表》，报公司领导审批。3.公司领导根据实际情况进行审批，审批通过后，行政部门方可进行采购。（三）采购实施1.行政部门根据审批通过的采购计划，选择合格的供应商进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应严格按照采购合同的要求，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。（四）采购验收1.办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应根据采购合同和质量标准，对办公用品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，确保所采购的办公用品符合要求。3.对于验收合格的办公用品，行政部门应办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货。四、办公用品的发放（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要和实际用量，合理发放办公用品。2.定期发放原则：行政部门应定期发放办公用品，确保员工正常使用。3.限量发放原则：对于一些消耗较大的办公用品，如复印纸、打印纸等，应实行限量发放，避免浪费。（二）发放流程1.行政部门根据办公用品的库存情况和各部门的需求，制定办公用品发放计划。2.各部门指定专人负责领取办公用品，并填写《办公用品领取登记表》，详细注明领取办公用品的名称、规格、数量、领取时间等信息。3.行政部门发放人员根据发放计划和《办公用品领取登记表》，对领取的办公用品进行核对和发放，并在登记表上签字确认。（三）特殊情况处理1.因工作需要临时增加办公用品需求的，部门负责人应填写《办公用品临时申请表》，经行政部门负责人审核后，予以发放。2.对于离职员工，行政部门应在其离职手续办理完毕后，收回其领用的办公用品，并进行清点和核销。五、办公用品的使用与保管（一）使用规范1.员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。2.对于办公文具，应按照正确的使用方法进行使用，如书写工具应保持笔尖清洁，纸张应双面使用等。3.对于办公设备，应严格按照操作规程进行操作，定期进行维护和保养，确保设备正常运行。4.对于办公耗材，应按照规定的使用方法进行更换，避免因操作不当导致浪费和设备损坏。（二）保管要求1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，确保办公用品存放整齐、有序。2.办公用品仓库应保持干燥、通风，避免办公用品受潮、发霉、变质。3.行政部门应建立办公用品库存台账，定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。4.对于贵重办公用品，如电脑、打印机、复印机等，应指定专人负责保管，并做好防盗、防火、防潮等工作。（三）损坏与丢失处理1.员工因工作原因损坏办公用品的，应及时向行政部门报告，并填写《办公用品损坏报告表》，说明损坏原因和情况。2.行政部门根据损坏情况进行核实，对于因个人原因造成的损坏，由员工负责赔偿；对于因正常使用导致的损坏，行政部门应及时进行维修或更换。3.员工丢失办公用品的，应及时向行政部门报告，并说明丢失原因和情况。行政部门根据丢失情况进行核实，对于因个人原因造成的丢失，由员工负责赔偿；对于因不可抗力等原因导致的丢失，行政部门应根据实际情况进行处理。六、办公用品的盘点与清查（一）盘点周期1.行政部门应定期对办公用品进行盘点，盘点周期为每季度一次。2.遇有人员调动、部门调整、办公地点变更等情况时，行政部门应及时进行临时性盘点。（二）盘点内容1.办公用品的数量、规格、型号、质量等。2.办公用品的库存台账与实际库存是否相符。3.办公用品的使用情况和损耗情况。（三）盘点方法1.行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、盘点时间、盘点范围等。2.在盘点过程中，盘点人员应认真核对办公用品的数量、规格、型号等信息，并做好记录。3.盘点结束后，盘点人员应填写《办公用品盘点表》，对盘点结果进行汇总和分析，形成盘点报告。（四）清查处理1.对于盘点中发现的账实不符情况，行政部门应及时查明原因，并进行调整。2.对于因管理不善导致的办公用品丢失、损坏等情况，行政部门应追究相关人员的责任，并采取相应的措施进行整改。3.行政部门应根据盘点结果，及时调整办公用品的采购计划和库存管理策略，确保办公用品的合理配置和有效使用。七、监督与检查（一）监督部门公司设立行政监督小组，负责对办公用品规范制度的执行情况进行监督检查。行政监督小组由行政部门负责人、财务部门负责人及员工代表组成。（二）检查内容1.办公用品的采购、发放、使用、保管等环节是否符合本规范制度的要求。2.各部门办公用品的使用情况和节约情况。3.办公用品库存台账的记录是否准确、完整。（三）检查方式1.定期检查：行政监督小组每季度对办公用品规范制度执行情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政监督小组不定期对各部门办公用品的使用情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政监督小组应及时向相关部门和人员发出整改通知，要求其限期整改。2.对于违反本规范制度的行为，行政监督小组应根据情节轻