规范会务档案管理制度

PAGE规范会务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司会务档案管理，确保会务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥会务档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各类会议、活动所形成的档案资料管理，包括但不限于公司级会议、部门会议、专题研讨会、培训活动、商务洽谈活动等。（三）定义1.会务档案：指在公司各类会议、活动过程中形成的，具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的会务文件材料，按照规定的程序和要求，移交档案管理部门集中保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：会务档案由公司档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的会务文件材料应真实反映会议、活动的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则：根据会务档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保会务档案的安全，防止档案信息泄露，严格遵守国家有关保密规定。二、会务档案的收集（一）收集范围1.会议通知、议程、日程安排、会议纪要、决议、决定等文件材料。2.会议签到表、参会人员名单、发言材料、汇报材料、提案及处理结果等。3.会议记录、录音、录像、照片等资料。4.会议期间形成的各类图表、数据、调研报告等。5.会议相关的请示、批复、报告等文件往来。6.活动策划方案、活动总结、活动照片、视频等资料（适用于各类活动）。（二）收集要求1.及时收集：会议、活动结束后，相关责任人应及时将会务文件材料收集齐全，不得遗漏。2.完整准确：收集的文件材料应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保准确反映会议、活动的全貌。3.原件优先：尽量收集文件原件，如无法提供原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）收集流程1.会议组织部门：负责组织会议、活动的部门或人员，在会议、活动结束后[X]个工作日内，对形成的文件材料进行初步整理，填写《会务档案收集清单》，并将收集的文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门：档案管理部门收到《会务档案收集清单》和文件材料后，应进行认真核对，对不符合要求的，及时通知会议组织部门补充完善。核对无误后，办理签收手续。三、会务档案的整理（一）分类标准1.按会议类型分类：分为公司级会议档案、部门会议档案、专题研讨会档案、培训活动档案、商务洽谈活动档案等。2.按时间顺序分类：在每类会议档案下，按照会议召开的时间先后顺序排列。3.按文件性质分类：将会议文件材料分为会议通知类、会议议程类、会议纪要类、会议决议类、发言材料类、其他文件类等。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或复制，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。2.编页号：对装订后的文件材料编写页号，页号编写位置应统一、规范，便于查找和统计。3.编目：编制《会务档案目录》，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、页数等内容，确保目录清晰准确，便于检索。4.装盒：将整理好的会务档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、会务档案的归档（一）归档时间1.定期归档：每年[X]月底前，档案管理部门对上年形成的会务档案进行集中归档。2.即时归档：对于重要会议、紧急活动形成的档案，应在会议、活动结束后[X]个工作日内完成归档。（二）归档程序1.移交：会议组织部门按照档案管理部门的要求，将整理好的会务档案移交至档案管理部门。2.清点核对：档案管理部门对移交的会务档案进行清点核对，确保档案数量、内容与移交清单一致。3.上架存放：核对无误后，档案管理部门将会务档案上架存放，并更新档案管理系统中的相关信息。五、会务档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、重要人事任免、重大项目投资、公司历史沿革等具有长远保存价值的会务档案，应永久保管。2.定期保管：其他会务档案根据其重要程度和参考价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。（二）保管要求1.库房环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护：库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.定期检查：档案管理部门应定期对会务档案进行检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、会务档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅会务档案。2.公司领导因决策需要查阅会务档案。3.外部单位因合作、审计、调研等需要查阅会务档案（需按照公司相关规定办理审批手续）。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅会务档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责协助查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅会务档案的，应填写《会务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制会务档案，应填写《会务档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门指定专人负责复制，并登记复制内容、数量、用途等信息。（三）利用要求1.遵守规定：利用者应严格遵守档案管理规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借或擅自销毁档案。2.履行手续：利用者查阅、借阅、复制会务档案时，应按照规定履行审批手续，并在规定的时间内归还或归还复制件。3.保密要求：涉及公司机密的会务档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、会务档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，结合公司实际情况，对会务档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面评估，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和公司领导组成的会务档案鉴定小组，负责对到期的会务档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，是否反映了会议、活动的真实情况。2.档案的保存价值，是否对公司的工作、决策、历史研究等具有参考作用。3.档案的密级，是否符合国家保密规定和公司保密要求。（四）销毁程序1.提出销毁意见：鉴定小组对到期的会务档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《会务档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《会务档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案管理部门指定专人负责销毁会务档案，销毁过程应进行记录，确保档案信息彻底销