药品三方询价制度规范

PAGE药品三方询价制度规范一、总则（一）目的为规范药品采购行为，确保药品采购价格合理、质量可靠，保障公司/组织的药品供应需求，维护公司/组织及患者的合法权益，特制定本药品三方询价制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所有药品采购活动，包括但不限于医疗机构药品采购、药品配送企业药品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保药品采购活动合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，对所有参与询价的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.质量优先原则：在保证药品质量的前提下，进行价格比较，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。4.效益原则：通过合理询价，降低药品采购成本，提高公司/组织的经济效益。二、询价主体及职责（一）采购部门1.负责组织药品三方询价工作，制定询价计划和方案。2.收集、整理药品采购需求信息，明确询价药品的规格、数量、质量标准等要求。3.选择符合条件的供应商参与询价，向供应商发送询价文件，并对供应商的报价进行初步审核。4.组织开标、评标会议，记录询价过程和结果，整理相关资料归档。5.根据评标结果，与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）质量部门1.参与药品三方询价工作，对询价药品的质量标准进行审核，确保采购药品符合国家法律法规及公司/组织的质量要求。2.协助采购部门对供应商的质量保证能力进行评估，提供质量方面的专业意见。3.在药品采购过程中，负责对采购药品进行质量验收，确保入库药品质量合格。（三）财务部门1.参与药品三方询价工作，提供财务方面的专业意见，协助制定合理的预算和成本控制目标。2.对询价过程中的价格进行审核，确保采购价格合理，符合公司/组织的财务政策和预算安排。3.负责药品采购款项的支付和核算，监督采购资金的使用情况。三、询价流程（一）询价准备1.采购部门根据公司/组织的药品采购计划和需求，确定询价药品的品种、规格、数量、质量标准等详细信息。2.收集市场上可供选择的供应商信息，建立供应商数据库。对供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证能力等进行评估，筛选出符合条件的供应商。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、药品规格清单、质量标准、交货期、报价要求、售后服务条款等内容。询价文件应明确、详细，确保供应商能够准确理解询价要求。（二）询价发出1.采购部门向选定的供应商发送询价文件，告知供应商询价的药品品种、规格、数量、质量标准、交货期等要求，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。2.明确报价文件的格式和内容要求，包括药品单价、总价、交货期、付款方式、售后服务承诺等。同时，要求供应商提供相关资质证明文件、产品质量检验报告等资料。（三）报价接收与审核1.供应商在规定的时间内将报价文件提交至采购部门。采购部门对供应商的报价文件进行接收、登记和整理。2.采购部门对供应商的报价进行初步审核，主要审核报价的完整性、准确性、合理性等。对于报价明显异常或不符合要求的供应商，采购部门应及时与供应商沟通，要求其作出解释或修正报价。3.质量部门对报价药品的质量标准进行审核，确保采购药品符合质量要求。财务部门对报价的价格进行审核，评估采购成本的合理性。（四）开标与评标1.采购部门组织开标会议，邀请质量部门、财务部门等相关人员参加。开标会议应公开、透明，宣布询价结果，展示各供应商报价情况。2.评标小组由采购部门、质量部门、财务部门等相关人员组成。评标小组根据询价文件的要求，对各供应商的报价、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评审，评选出最优供应商。3.评标过程中，评标小组应充分讨论、比较各供应商的优势和劣势，按照公平公正、质量优先、效益原则进行评标。评标结果应形成书面报告，明确推荐的供应商及理由。（五）结果公示与审批1.采购部门将评标结果进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，接受公司/组织内部员工及相关利益方的监督和反馈。如有异议，应及时进行调查和处理。2.公示无异议后，采购部门将评标结果报公司/组织相关领导审批。审批通过后，确定最终的供应商，并向其发出中标通知书。（六）合同签订与执行1.采购部门与选定的供应商签订药品采购合同，合同应明确药品的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.在合同执行过程中，采购部门应跟踪供应商的交货情况、药品质量情况等，及时与供应商沟通协调，确保合同顺利执行。如出现合同变更或纠纷，应按照合同约定及相关法律法规进行处理。四、询价文件编制要求（一）基本信息1.询价文件应包含公司/组织的名称、地址、联系方式等基本信息，以及询价项目的名称、编号、询价日期等内容。2.明确询价文件的有效期，一般为自发布之日起[X]个工作日。（二）药品规格清单1.详细列出询价药品的通用名称、剂型、规格、包装等信息，确保供应商能够准确理解询价药品的具体要求。2.对于有特殊规格或定制要求的药品，应在清单中明确说明。（三）质量标准1.引用国家现行的药品质量标准，如《中国药典》等，明确询价药品的质量要求。2.如有公司/组织内部的质量标准或特殊质量要求，应在文件中详细说明。（四）交货期1.明确询价药品的交货时间要求，一般应具体到日期或时间段。2.对于紧急采购的药品，应明确最短交货期要求。（五）报价要求1.规定报价的格式，包括药品单价、总价、运费、税费等明细。2.要求供应商注明报价的有效期，以及是否包含售后服务费用等。（六）售后服务条款1.明确供应商应提供的售后服务内容及期限，如药品质量保证期、退换货政策、技术支持等。2.要求供应商承诺在接到公司/组织质量反馈或售后服务需求时，及时响应并处理。（七）供应商资质要求1.列出供应商应具备的资质条件，如药品生产许可证、药品经营许可证、营业执照、税务登记证等。2.要求供应商提供相关资质证明文件的复印件，并加盖公章。（八）其他条款1.如询价药品涉及知识产权、保密条款等内容，应在文件中明确说明。2.规定询价文件的解释权归属公司/组织，以及供应商对询价文件如有疑问应如何咨询等事项。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，综合考虑供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证能力、价格水平、售后服务等因素。2.定期对供应商进行评估和筛选，淘汰不符合要求的供应商，引入优质供应商。（二）供应商培训1.组织供应商参加相关培训，使其了解公司/组织的药品采购政策、质量要求、询价流程等内容。2.培训内容包括法律法规、质量标准、药品管理知识等，提高供应商的业务水平和服务意识。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核。2.考核结果与供应商的合作机会、采购份额等挂钩，激励供应商提高服务质量。（四）供应商档案管理1.为每个供应商建立档案，记录其基本信息、资质证明文件、报价记录、供货记录、考核结果等内容。2.定期更新供应商档案，确保档案信息的准确性和完整性。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对药品三方询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购价格是否合理、合同执行是否到位等。2.采购部门、质量部门、财务部门等相关部门应定期对药品采购工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受药品监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.关注社会舆论和患者反馈，对涉及药品采购的投诉和举报进行及时调查处理，维护公司