规范会计档案管理制度

PAGE规范会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管和定期移交等工作，并对会计档案的真实性、完整性和准确性负责。指定专人作为会计档案管理员，负责具体的日常管理工作。2.档案管理部门负责接收财务部门移交的会计档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、存储和保管，并提供查阅服务。对会计档案的保管期限、销毁等进行监督和审核。3.其他部门在各自职责范围内，配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，提供相关资料和信息。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证如发票、收据、报销单等，是经济业务发生的最初证明；记账凭证是根据原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要等。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置，详细记录某一类经济业务的账簿。3.日记账：如现金日记账、银行存款日记账，按经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记。4.其他辅助账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告包括月度、季度、年度财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，以及报表附注、财务情况说明书等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的调节表。2.银行对账单：银行提供的反映公司银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表：公司向税务机关申报纳税的各类报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册：记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清册。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门在会计年度终了后，应及时将各类会计资料进行整理、装订，确保会计档案的完整性。2.对于从外部取得的原始凭证，如发票等，应检查其真实性、合法性和完整性，如有缺失或不符合规定的，应及时补充或更正。3.计算机生成的电子会计资料，应按照规定的格式和存储方式进行保存，确保其可读性和可追溯性。（二）整理方法1.会计凭证按记账凭证的编号顺序排列，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于纸张大小不一致的原始凭证，应先进行粘贴或折叠，使其大小与记账凭证一致。每本记账凭证应加具封面，注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。2.会计账簿按账簿种类分别整理，去除空白页、账页编号顺序混乱的页等。在账簿封面注明单位名称、账簿名称、年度、起止日期等信息。3.财务会计报告按年度、季度、月度顺序整理，将各类报表、附注、说明书等装订成册。在报告封面注明单位名称、年度、报告种类等内容。4.其他会计资料按类别分别整理，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应各自装订成册，并注明所属期间等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：年度财务会计报告保管期限为永久，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全条件。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份存储地点应与原存储地点分开，以防数据丢失。（三）保管措施1.会计档案管理员应定期对会计档案进行检查，如发现档案有破损、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施。2.对于磁性介质存储的电子会计档案，应定期进行检测和维护，防止数据损坏或丢失。3.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、会计档案的查阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要查阅会计档案的，可查阅与其工作相关的会计档案资料。外部单位因审计、税务检查等需要查阅会计档案的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅手续1.公司内部人员查阅填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字批准后，提交财务部门。财务部门会计档案管理员根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部单位查阅查阅单位应出具正式介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖单位公章。查阅单位应派专人查阅，不得将会计档案携带出公司。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。（三）查阅限制1.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.未经批准，不得将会计档案复印件提供给其他单位或个人。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.《会计档案销毁清册》经公司负责人签署意见后，报上级主管部门和同级财政部门备案。2.公司应指定专人负责监销。销毁会计档案时，监销人员应认真清点核对，确保销毁的会计档案与《会计档案销毁清册》一致。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独