规范执行费用管理制度

PAGE规范执行费用管理制度一、总则（一）目的本费用管理制度旨在加强公司/组织财务管理，规范费用支出行为，确保各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在开展业务活动过程中发生的各类费用支出管理。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求，严禁违法违规支出。2.合理性原则：各项费用支出应与业务活动实际需求相匹配，具有合理的必要性和经济性。3.真实性原则：费用支出凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务发生的实际情况，不得虚假列支。4.审批原则：严格执行费用审批流程，未经审批的费用不得报销。二、费用分类及管理规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用：根据出差的实际需要和合理路线选择交通工具，凭有效票据报销。乘坐飞机应严格按照公司规定的舱位等级乘坐，特殊情况需提前经上级领导批准。乘坐火车、轮船等交通工具，应选择经济适用的座位或舱位。住宿费用：根据出差目的地的不同，按照相应的住宿标准报销。一线城市及经济发达地区的住宿标准可适当高于其他地区，具体标准由公司另行规定。住宿应选择安全、卫生、便捷的酒店或宾馆，不得超标准住宿或在非正规场所住宿。餐饮费用：按照出差天数和规定的餐补标准报销，不再另行报销其他餐饮发票。餐补标准应根据不同地区的消费水平合理制定。3.审批流程员工出差前应填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差天数、交通工具及住宿安排等信息，经部门负责人审核批准。出差归来后，应在规定时间内整理好相关报销凭证，填写《差旅费报销单》，附上《出差申请表》及有效票据，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司/组织为开展业务活动需要而用于招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。2.报销标准招待标准：应根据业务性质、客户级别等因素合理确定招待标准，严禁铺张浪费。一般性业务招待应本着节俭、适度的原则进行安排，重要业务招待需提前制定详细的招待方案并报上级领导批准。礼品规定：赠送礼品应符合商务礼仪和公司规定，礼品价值应与业务往来的重要程度相匹配，不得赠送贵重礼品或以礼品名义变相行贿。礼品的采购应通过正规渠道，取得合法有效的发票。3.审批流程业务招待前，需填写《业务招待申请表》，详细说明招待对象、事由、预计费用等情况，经部门负责人审核、分管领导批准后方可进行招待。招待结束后，应及时整理相关报销凭证，填写《业务招待费报销单》，附上《业务招待申请表》、发票及消费清单等，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。（三）办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司/组织日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材等物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用年限较短的办公设备及用品，如办公桌椅、文件柜、电话机等。2.采购管理办公用品及低值易耗品的采购应遵循集中采购与分散采购相结合的原则。对于常用的、标准化的办公用品，由公司统一采购；对于特殊需求的办公用品及低值易耗品，可由各部门自行采购，但需报经相关部门备案。采购前应填写《办公用品及低值易耗品采购申请表》，详细列出采购物品的名称、规格、数量、预算等信息，经部门负责人审核批准后进行采购。采购过程中应选择信誉良好、价格合理的供应商，确保采购物品的质量和售后服务。采购完成后，应及时取得合法有效的发票，并办理入库验收手续。3.领用管理办公用品及低值易耗品应建立领用登记制度，由专人负责管理。各部门领用物品时，需填写《办公用品及低值易耗品领用单》，经部门负责人签字确认后领取。领用人员应妥善保管领用的物品，不得随意浪费或挪作他用。对于价值较高的低值易耗品，应建立使用台账，记录其使用情况和维护保养情况。4.报销规定办公用品及低值易耗品的报销应凭发票及入库验收单、领用单等相关凭证进行报销。发票上应注明物品名称、规格、数量、单价等详细信息，确保与采购申请表及领用单一致。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，可根据实际使用情况分期摊销，但摊销期限不得超过一年。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具产生的费用。2.报销标准根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。对于业务人员，可适当提高通讯费报销标准；对于行政管理人员，报销标准应相对合理。通讯费报销应凭正规的通讯费发票进行报销，发票上应注明手机号码或固定电话号码、费用所属期间等信息。3.审批流程员工应根据公司规定的通讯费报销标准，每月按时整理通讯费发票，填写《通讯费报销单》，经部门负责人审核后报销。财务部门应定期对通讯费报销情况进行抽查，核实发票的真实性和报销金额的合理性。（五）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司/组织自有车辆或租赁车辆在使用过程中发生的燃油费、维修费、保险费、停车费等费用。2.管理规定车辆应指定专人负责管理，建立车辆使用台账，记录车辆的行驶里程、油耗、维修保养情况等信息。燃油费应凭正规的加油发票报销，加油发票上应注明加油日期、加油量、金额等信息。车辆维修应选择正规的维修厂家，维修费用应凭维修发票及维修清单报销，维修清单上应详细列出维修项目、更换零部件等信息。车辆保险费应按照公司规定的保险方案进行投保，保险费用凭保险发票报销。停车费应凭正规的停车发票报销，停车发票上应注明停车地点、停车时间等信息。3.审批流程车辆使用前，驾驶员应填写《车辆使用申请表》，注明使用事由、预计行驶里程、预计费用等信息，经部门负责人审核批准后方可使用。车辆使用完毕后，驾驶员应及时整理相关费用凭证，填写《车辆费用报销单》，附上《车辆使用申请表》、发票及维修清单等，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。（六）会议费1.定义：会议费是指公司/组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.报销标准会议应根据会议的规模、性质和实际需求合理安排会议场地和会议设备，避免铺张浪费。会议场地租赁应选择经济适用的场所，会议设备租赁应根据实际需要进行租赁，不得租赁不必要的设备。会议餐饮和住宿应按照规定的标准执行，不得超标准安排。会议资料印刷应根据会议内容和参会人数合理确定印刷数量，确保资料的质量和实用性。3.审批流程召开会议前，需填写《会议申请表》，详细说明会议名称、时间、地点、参会人数、会议议程、预计费用等情况，经部门负责人审核、分管领导批准后方可召开会议。会议结束后，应及时整理相关报销凭证，填写《会议费报销单》，附上《会议申请表》、发票及费用清单等，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。（七）培训费1.定义：培训费是指公司/组织为提高员工业务素质和技能水平而组织员工参加各类培训所发生的培训费用，包括培训课程费用、培训教材费用、培训师资费用、培训场地租赁费用等。2.管理规定培训应根据公司/组织的发展战略和员工的实际需求制定培训计划，合理安排培训课程和培训师资。培训计划应报经上级领导批准后实施。培训费用应严格按照培训合同或协议执行，不得擅自提高或降低培训费用标准。培训费用报销应凭培训发票及培训合同、培训签到表等相关凭证进行报销。对于内部培训，培训教材和资料可由公司统一编写或购买，也可由培训部门指定员工自行准备，但需经培训部门审核确认。对于外部培训，培训教材和资料应按照培训机构的要求购买。3.审批流程员工参加培训前，需填写《培训申请表》，详细说明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等情况，经部门负责人审核、分管领导批准后方可参加培训。培训结束后，员工应及时整理相关报销凭证，填写《培训费报销单》，附上《培训申请表》、发票及培训合同等，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。三、费用报销流程（一）报销凭证要求1.所有费用报销必须取得合法有效的发票或其他合规凭证。发票应加盖发票专用章，内容完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。2.除发票外，还应根据费用性质提供相关的附件，如出差审批单、业务招待申请表、采购申请表、领用单、维修清单等，以证明费用支出的真实性和合理性。3.报销凭证应按照费用发生的时间顺序进行粘贴，确保整齐、牢固，便于审核。（二）报销申请1.员工应在费用发生后及时整理报销凭证，并按照公司规定的格式填写《费用报销单》。《费用报销单》应注明费用所属期间、费用项目、金额、报销事由等信息，并签字确认。2.将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核费用的真实性、合理性和合规性，对不符合规定的费用应予以退回，并要求员工补充或更正相关凭证。（三）财务审核1.部门负责人初审通过后，将报销材料提交给财务部门进行审核。财务人员应重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用报销是否符合公司的费用管理制度和相关标准。2.对于不符合规定的报销凭证，财务人员应及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关凭证；对于不符合费用报销标准的费用，财务人员应予以核减，并说明理由。（四）审批1.财务审核通过后，报销材料将提交给分管领导进行审批。分管领导应根据公司的财务政策和费用管理制度，对报销费用的合理性和必要性进行审批。2.对于重大费用支出或涉及多个部门的费用报销，可能需要提交公司领导班子或总经理办公会进行审议批准。（五）报销支付1.经审批通过的报销申请将由财务部门按照公司的财务支付流程进行支付。支付方式可根据公司的规定选择现金支付、银行转账等方式。2.对于采用银行转账方式支付的报销费用，财务人员应确保收款账户信息准确无误，并及时办理转账手续。对于采用现金支付的报销费用，财务人员应按照公司的现金管理规定进行支付，并要求报销人员签字确认。四、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司/组织的年度经营计划和工作任务，结合本部门的实际情况，编制年度费用预算。费用预算应包括差旅费、业务招待费、办公用品及低值易耗品、通讯费、车辆费用、会议费、培训费等各项费用。2.费用预算编制应遵循“零基预算”的原则，充分考虑各项费用的必要性和合理性，避免盲目编制预算。预算编制过程中应进行充分的市场调研和成本分析，确保预算数据的准确性和可靠性。3.各部门应在规定的时间内将编制好的年度费用预算提交给财务部门进行汇总审核。财务部门应根据公司的整体经营目标和财务状况，对各部门的费用预算进行综合平衡和审核，提出修改意见后反馈给各部门。（二）预算执行1.费用预算一经批准，各部门应严格按照预算执行，不得擅自突破预算指标。如因业务发展需要确需调整预算的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.财务部门应建立费用预算执行监控机制，定期对各部门的费用预算执行情况进行分析和通报。对于预算执行偏差较大的部门，应及时与部门负责人沟通，查找原因并采取措施加以纠正。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算的（如市场环境变化、业务拓展、政策调整等），各部门应及时填写《费用预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的项目及金额等情况，并附上相关证明材料。2.《费用预算调整申请表》经部门负责人审核、分管领导审批后，提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司的财务状况和经营目标，对预算调整申请进行综合评估，提出审核意见后报公司领导审批。3.经公司领导批准的预算调整申请，财务部门应及时调整各部门的费用预算指标，并在预算执行过程中进行监控和管理。五、费用监督与检查（一）内部审计监督1.公司/组织应定期开展内部审计工作，对费用管理制度的执行情况进行监督检查。内部审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计重点和审计方法。2.内部审计人员应通过查阅凭证、账目、报表等资料，实地走访、调查了解等方式，对费用支出的真实性、合法性、合理性进行审查。对于发现的问题，应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.财务部门应加强对费用报销的日常审核和监督，严格按照费用管理制度和报销流程进行审核，确保费用支出合规、合理。2.财务人员应定期对费用支出情况进行统计分析，及时发现费用支出中的异常情况，并向相关部门反馈。对于违反费用管理制度的行为，财务人员有权拒绝报销，并向上级领导报告。（三）员工监督1.公司/组织应鼓励全体员工对费用支出情况进行监督，如发现有违反费用管理制度的行为，可通过举报渠道向相关部门反映。2.对于员工的举报，公司/组织应及时进行调查核实，并对举报属实的员工给予奖励。同时，应保护举报人的合法权益，对举报人进行保密。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反国家法律法规及相关政策规定的费用支出行为。2.未按照公司费用管理制度及报销流程进行费用报销的行为，如未经审批报销、虚报费用、超标准报销等。3.利用职务之便，谋取私利，通过费用报销等手段套取公司资金的行为。4.其他违反公司费用管理制度的行为。（二）处