物业财务规范管理制度

PAGE物业财务规范管理制度一、总则（一）目的为加强本物业管理公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作合法、合规、有序进行，提高财务管理水平和资金使用效益，保障公司持续健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业管理公司及所属各部门、各项目服务中心。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全规范的财务管理制度和流程，确保财务工作有章可循、规范操作。3.准确性原则：财务核算要准确、真实、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。4.效益性原则：优化资源配置，合理控制成本费用，提高资金使用效益，实现公司经济效益最大化。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责公司财务管理和会计核算工作，制定和执行财务管理制度。2.编制财务预算、决算，进行财务分析和财务预测，为公司决策提供依据。3.负责资金筹集、调配和使用，合理控制资金成本，确保资金安全。4.负责公司各项收入、成本费用的核算与管理，严格执行收支两条线原则。5.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的完整性和保密性。6.协助有关部门进行经济活动审计、检查和监督，对发现的问题及时提出整改意见。（二）财务人员岗位职责1.财务经理全面负责公司财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理体系，完善财务管理制度和流程，确保财务工作规范运行。组织编制财务预算、决算，进行财务分析和财务预测，为公司决策提供准确的财务信息支持。负责资金管理，合理安排资金使用，确保资金安全和资金链稳定。组织财务人员进行业务培训和考核，提高财务人员业务素质和工作能力。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务外部环境。2.会计人员按照国家会计制度和公司财务管理制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责审核各项费用报销、资金收付等经济业务的真实性、合法性和准确性，对不符合规定的业务予以拒绝。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时发现和解决财务核算中存在的问题。负责财务档案的整理、装订和归档工作，妥善保管财务资料。协助财务经理进行财务分析和财务预算编制工作，提供相关数据支持。3.出纳人员负责办理现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理和银行结算制度的规定进行操作。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券和有关印章、空白支票等，确保其安全完整。负责资金收支的统计和分析工作，及时向财务经理汇报资金动态情况。协助会计人员进行其他财务工作，如票据传递、财务报表编制等。三、财务预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门应根据公司年度经营目标和工作计划，结合本部门实际情况，编制下一年度部门预算草案。2.预算草案应包括收入预算、成本费用预算、资金预算等内容，并详细说明预算编制依据和计算方法。3.财务部门对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体战略目标和财务状况，提出调整意见，形成公司年度财务预算草案。4.公司年度财务预算草案经总经理办公会审议通过后，报董事会批准执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算组织实施，确保预算目标的实现。2.财务部门负责对预算执行情况进行跟踪、监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行进度和存在的问题。3.如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。经批准调整的预算，各部门应严格执行。（三）预算考核1.建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。2.考核指标包括预算完成率、收入增长率、成本费用控制率、资金周转率等。3.根据考核结果，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对未完成预算目标的部门进行相应的处罚。四、收入管理（一）物业管理费收入1.根据物业服务合同约定的收费标准和计费方式，及时、足额收取物业管理费。2.建立物业管理费收费台账，详细记录每户业主的缴费情况，包括缴费金额、缴费时间、欠费金额等。3.定期对欠费业主进行催缴，采取书面通知、电话沟通、上门拜访等方式，督促业主按时缴费。对长期欠费且经多次催缴无效的业主，可通过法律途径解决。（二）其他收入1.租金收入：对公司拥有产权或使用权的房屋、场地等出租，按照租赁合同约定收取租金。建立租金收入台账，及时记录租金收取情况。2.停车费收入：合理规划停车位，规范停车收费管理。按照规定的收费标准收取停车费，并使用统一的收费票据。建立停车费收入台账，定期核对停车记录和收费情况。3.其他经营收入：如小区内的广告收入、特约服务收入等，应按照相关合同约定及时收取款项，并进行规范核算。（三）收入核算与管理1.财务部门应按照权责发生制原则，及时、准确地核算各项收入，确保收入数据真实、完整。2.严格执行收支两条线管理，所有收入应及时足额缴存公司指定账户，严禁坐收坐支。3.定期对收入情况进行分析，与预算目标进行对比，查找收入增减变动原因，为公司经营决策提供依据。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.人员费用：包括员工工资、奖金、福利、社会保险、住房公积金等。2.办公费用：如办公用品、水电费、通讯费、差旅费、业务招待费等。3.维修费用：用于物业设施设备维修、保养、更新改造等方面的费用。4.绿化保洁费用：包括绿化养护、环境卫生清洁等方面的支出。5.秩序维护费用：如保安人员工资、安防设备维护等费用。6.其他费用：如物业管理责任险、固定资产折旧等。（二）成本费用控制1.建立成本费用控制制度，明确各部门成本费用控制职责，将成本费用控制指标分解到各部门，并纳入绩效考核体系。2.各部门应根据预算指标，严格控制各项成本费用支出，制定具体的控制措施和办法。3.加强对成本费用支出的审核和审批，严格执行费用报销制度，确保费用支出真实、合法、合理。对不符合规定的费用支出，财务部门有权拒绝报销。4.定期对成本费用进行分析和评估，查找成本费用控制中的薄弱环节，采取有效措施进行改进，不断降低成本费用水平。（三）成本费用核算1.财务部门应按照规定的会计核算方法，对各项成本费用进行准确核算，确保成本费用数据真实、准确、完整。2.成本费用核算应遵循权责发生制原则和配比原则，正确划分本期成本费用和下期成本费用的界限。3.定期编制成本费用报表，反映公司成本费用的发生情况和变动趋势，为公司成本费用管理提供决策依据。六、资金管理（一）资金筹集1.根据公司经营发展需要，合理确定资金筹集规模和方式。2.积极拓展融资渠道，如银行贷款、发行债券融资等，确保公司资金需求得到满足。3.在资金筹集过程中，应严格遵守国家有关法律法规和金融政策，确保融资活动合法合规。（二）资金使用1.建立资金使用审批制度，明确资金使用审批流程和权限。2.各项资金支出应按照预算安排和规定的审批程序进行，确保资金使用合理、合规、有效。3.加强对资金使用的监控和管理，定期对资金使用情况进行检查和分析，及时发现和解决资金使用过程中存在的问题。4.严格控制资金风险，合理安排资金结构，确保公司资金链安全。（三）资金结算1.规范资金结算流程，严格按照银行结算制度的规定办理资金收付业务。2.加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额，确保资金安全。3.妥善保管各种结算票据和凭证，按照规定进行登记、传递和归档。七、资产管理（一）固定资产管理1.建立固定资产管理制度，明确固定资产的购置、验收、入账、折旧、处置等管理流程。2.对固定资产进行分类核算和登记，建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、使用部门等信息。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。4.按照规定的折旧方法和折旧年限计提固定资产折旧，准确核算固定资产折旧费用。5.固定资产处置应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时足额上缴公司财务。（二）低值易耗品管理1.制定低值易耗品管理制度，明确低值易耗品的范围、采购、领用、摊销等管理办法。2.对低值易耗品进行分类核算和登记，建立低值易耗品台账，记录低值易耗品的名称、规格、数量、购置时间、领用部门等信息。3.低值易耗品领用应实行审批制度，领用部门应填写领用申请表，经批准后到仓库领取。4.采用一次性摊销或五五摊销法对低值易耗品进行摊销，准确核算低值易耗品摊销费用。（三）库存物资管理1.建立库存物资管理制度，加强对库存物资的采购、验收、入库、保管、领用、盘点等环节的管理。2.库存物资采购应根据实际需求，合理安排采购计划，降低库存积压和资金占用。3.库存物资验收应严格按照采购合同和相关标准进行，确保物资质量合格。4.库存物资应分类存放，做好防潮、防虫、防火等保管工作，定期进行盘点，确保账实相符。5.库存物资领用应实行审批制度，领用部门应填写领用申请表，经批准后到仓库领取。八、财务分析与财务报告（一）财务分析1.定期开展财务分析工作，为公司管理层提供决策支持。2.财务分析内容包括财务状况分析、经营成果分析、资金流量分析、成本费用分析等。3.采用比较分析法、比率分析法、趋势分析法等方法，对公司财务数据进行分析，找出存在的问题和原因，提出改进建议和措施。（二）财务报告1.按照国家有关法律法规和财务制度的规定，定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。2.财务报告应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果，做到数字真实、内容完整、说明清楚、报送及时。3.财务报告编制完成后，应经财务经理审核、总经理审批后对外报送。九、财务监督与审计（一）内部财务监督1.建立健全内部财务监督制度，加强对公司财务活动的日常监督和检查。2.财务部门应定期对公司财务收支、资金使用、资产管理等情况进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门应配合财务部门的内部财务监督工作，如实提供相关资料和信息。（二）内部审计1.设立内部审计机构或配