离任交接制度需要规范

PAGE离任交接制度需要规范一、总则（一）目的为了确保公司/组织各项工作的连续性、稳定性，保护公司/组织利益，规范离任交接行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及岗位变动需要进行离任交接的人员，包括但不限于管理人员、财务人员、重要业务岗位人员等。（三）基本原则1.全面交接原则交接人应将所负责的工作、资产、资料等全面、完整地移交给接交人。2.及时准确原则交接工作应在规定时间内完成，交接内容应真实、准确，不得隐瞒或遗漏重要信息。3.责任明确原则明确交接双方的责任，确保交接后各项工作的顺利衔接，避免出现工作脱节或责任不清的情况。二、交接准备（一）交接通知1.当确定人员即将离任时，所在部门应提前[X]个工作日向人力资源部门提交《离任交接通知》，注明离任人员姓名、所在部门、岗位、预计离任时间等信息。2.人力资源部门收到通知后，应及时向相关部门和人员传达，并启动交接工作流程。（二）交接资料准备1.交接人应在离任前[X]个工作日内，整理好本人工作期间的各类资料，包括但不限于文件、档案、合同、报表、数据等，并进行分类、编号，编制详细的《交接资料清单》。2.资料清单应涵盖工作范围内的所有重要信息，如项目进展情况、客户资料、业务流程文档、未完成事项说明等。3.交接人应对所提供资料的真实性、完整性负责，并确保资料易于理解和查阅。（三）工作事项梳理1.交接人需对本人负责的工作事项进行全面梳理，列出详细的工作清单，包括正在进行的项目、任务，待处理的问题，以及各项工作的进展情况、下一步计划等。2.对于重要工作事项，应提供相关的背景资料、决策依据和执行情况说明，以便接交人能够快速了解工作全貌，顺利接手后续工作。（四）资产清查1.涉及资产使用或管理的离任人员，应在离任前对所负责的资产进行清查，包括固定资产、流动资产、无形资产等。2.填写《资产清查表》，详细记录资产的名称、数量、规格、购置时间、使用状况、存放地点等信息，并确保账实相符。3.对于存在问题的资产，如损坏、丢失、未入账等情况，应在清查表中注明原因，并提出处理建议。三、交接内容（一）工作交接1.业务工作交接交接人应向接交人详细介绍本人所负责业务的工作流程、操作规范、关键环节及注意事项等。提供正在进行的项目文档资料，包括项目计划、进度报告、合同协议、技术方案等，确保接交人能够清楚了解项目的目标、任务、进展情况及后续安排。介绍重要客户信息，包括客户名称、联系方式、合作历史、业务需求等，以及与客户沟通的方式和要点。说明未完成的工作任务及原因，明确接交人后续需要跟进的事项和时间节点。2.管理工作交接对于担任管理职务的离任人员，应交接部门或团队的人员情况，包括员工名单、岗位职责、工作表现等。介绍部门的管理制度、工作流程、绩效考核办法等，确保接交人能够顺利开展管理工作。移交重要管理文件和资料，如会议纪要、决策文件、规章制度修订记录等，以便接交人了解部门的管理历史和决策依据。沟通部门内部协调关系和外部合作单位情况，为接交人提供工作开展的人脉资源和业务支持信息。（二）资料交接1.文件档案交接交接各类纸质文件和电子文档，包括但不限于工作报告、请示批复、规章制度、业务档案等。按照《交接资料清单》逐一核对文件的完整性和准确性，确保接交人能够获取所需的全部资料。对于重要文件，应提供文件的形成背景、主要内容和用途说明，帮助接交人理解文件的重要性和使用方法。2.数据信息交接涉及财务数据、业务数据、客户数据等各类数据信息的交接，交接人应确保数据的准确性和及时性。提供数据的获取途径、分析方法和存储位置等信息，以便接交人能够顺利访问和使用数据。对于关键数据指标，应进行简要解读和说明，帮助接交人掌握数据背后的业务情况和趋势。（三）资产交接1.固定资产交接移交本人使用的办公设备、交通工具等固定资产，填写《固定资产交接清单》，注明资产名称、型号、数量、购置时间、使用状况等信息。双方共同对固定资产进行现场查验，确保资产完好无损，能够正常使用。对于资产存在的问题或维修情况，交接人应如实告知接交人，并提供相关记录或说明。2.流动资产交接交接库存现金、票据、有价证券等流动资产，按照财务规定进行盘点和核对，确保账实相符。提供银行账户信息、未结清的款项明细及相关票据，以便接交人能够及时处理资金往来业务。对于涉及财务印章、密钥等重要物品的交接，应严格履行登记手续，明确交接双方的责任。3.无形资产交接如涉及知识产权、商业秘密、客户关系等无形资产的交接，交接人应遵守相关法律法规和公司/组织规定，确保无形资产的安全和保密。向接交人介绍无形资产的价值、使用范围和保护措施等信息，协助接交人了解和管理无形资产。四、交接流程（一）交接会议1.由人力资源部门或离任人员所在部门组织召开交接会议，参加人员包括交接人、接交人、双方部门负责人及相关业务人员。2.在会议上，交接人按照本制度规定的交接内容进行详细介绍和说明，解答接交人提出的疑问。3.双方部门负责人对交接工作进行指导和监督，强调交接工作的重要性和严肃性，确保交接工作顺利进行。（二）交接文件签署1.交接人、接交人应根据交接内容填写《离任交接表》，详细记录交接事项的名称、内容、数量、交接时间等信息，并签字确认。2.《离任交接表》一式三份，交接人、接交人各执一份，存档一份。交接人、接交人应妥善保管《离任交接表》，以备后续查阅。3.对于重要资料和资产的交接，应同时签署相关的交接清单或协议，明确双方的权利和义务。（三）监交1.一般情况下，由双方部门负责人作为监交人，对交接过程进行监督和见证。2.对于涉及财务、重要业务等关键岗位的离任交接，应指定专门的监交人员，如财务审计人员、风险管理部门人员等，确保交接工作的合规性和准确性。3.监交人应对交接过程进行全程监督，检查交接内容是否完整、准确，交接手续是否齐全，发现问题及时督促交接人进行整改。（四）交接验收1.接交人在接收交接资料和资产后，应在规定时间内进行认真核对和验收。2.如发现交接内容存在问题或与交接清单不符，接交人应及时与交接人沟通，要求其进行补充或更正。3.交接人应积极配合接交人的验收工作，对存在的问题及时处理，确保交接工作顺利完成。（五）存档备案1.交接工作完成后，交接人、接交人应将《离任交接表》及相关交接资料提交至人力资源部门存档备案。2.人力资源部门应建立完善的离任交接档案管理制度，对交接资料进行分类整理、编号存储，以便日后查阅和审计。3.对于涉及重要事项或存在风险隐患的离任交接档案，应长期保存，并严格限制查阅权限。五、交接责任（一）交接人的责任1.交接人应在规定时间内完成交接准备工作，确保交接资料完整、准确，工作事项梳理清晰。2.按照本制度规定的交接内容和流程，向接交人进行全面、详细的交接，如实介绍工作情况和存在的问题。3.对交接后因自身原因出现的问题，如资料虚假、工作未交接清楚等，承担相应的责任。4.在交接过程中，积极配合接交人及监交人的工作，解答疑问，协助处理交接过程中出现的问题。（二）接交人的责任1.接交人应认真接收交接资料和资产，按照规定进行核对和验收，对交接内容的真实性、完整性负责。2.在接收交接后，及时熟悉工作情况，尽快开展工作，确保各项工作的顺利衔接。3.对接交过程中发现的问题及时提出，要求交接人进行整改或补充，如因自身原因未及时发现问题导致工作延误或出现失误，承担相应责任。4.妥善保管交接资料和资产，不得擅自销毁或丢失，如有遗失应及时报告并采取相应措施。（三）监交人的责任1.监交人应认真履行监督职责，确保交接工作按照规定的流程和要求进行。2.对交接过程中发现的问题及时提出意见和建议，督促交接人、接交人进行整改。3.对交接资料的完整性、准确性进行审核，签署监交意见，如因监督不力导致交接工作出现问题，承担相应的监督责任。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司/组织内部审计部门定期对离任交接工作进行审计检查，重点审查交接流程是否合规、交接内容是否完整准确、交接责任是否明确落实等。2.审计人员通过查阅交接资料、访谈交接双方及相关人员、实地核实资产等方式，对离任交接工作进行全面评估。3.对于审计中发现的问题，及时下达审计整改通知，要求相关责任人限期整改，并跟踪整改情况。（二）人力资源部门监督1.人力资源部门负责对离任交接工作进行日常监督和管理，跟踪交接工作进度，确保交接工作按时完成。2.定期对离任交接档案进行检查，确保档案资料的完整性和规范性。3.对违反本制度规定的交接行为进行纠正，对相关责任人进行批评教育或提出处理建议。（三）违规处理1.对于未按照本制度规定进行离任交接的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.因交接不清导致公司/组织利益受损的，依法追