用章管理严格规范制度

PAGE用章管理严格规范制度一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在与公司/组织业务相关活动中涉及印章使用的行为。（三）印章种类及定义1.公章：公司/组织法定名称章，代表公司/组织对外行使权力、承担责任，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件，明确公司/组织在合同关系中的权利和义务。3.财务专用章：专门用于公司/组织财务核算、资金收付等财务活动，是财务事项的重要印鉴。4.法定代表人章：由法定代表人个人使用，用于特定的个人授权行为或在相关文件上作为个人签署的标识。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知、报表等业务往来，仅代表部门行使职权。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司/组织公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的刻制，须经公司/组织法定代表人批准，由行政管理部门统一办理。2.部门章的刻制，由部门负责人提出申请，经分管领导审核，报公司/组织法定代表人批准后，由行政管理部门负责刻制。3.印章刻制必须选择具有公安机关指定资质的正规刻章单位，确保印章质量符合国家标准和法律法规要求。4.刻制印章时，应明确印章的名称、样式、规格、材质等详细信息，并留存印章印模备案。（二）印章启用1.新印章启用前：行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经相关领导签字批准后，方可启用。2.印章启用流程行政管理部门将新印章印模分发给相关部门和人员，并进行登记备案。组织召开印章启用会议，向相关人员介绍印章的管理规定和使用流程，确保相关人员熟悉并遵守制度要求。在公司/组织内部发布印章启用通知，明确告知各部门和全体员工新印章已启用及相关注意事项。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管职责1.公章保管：由行政管理部门指定专人负责保管，保管人员应将公章存放在公司/组织指定的保险柜内，并确保保险柜的安全可靠。2.合同专用章保管：由合同管理部门指定专人保管，保管人员应在使用后及时将合同专用章存放回保险柜，并做好使用记录。3.财务专用章保管：由财务部门指定专人保管，保管人员应严格按照财务制度和操作规程使用财务专用章，确保财务资金安全。4.法定代表人章保管：由法定代表人或其授权的专人保管，保管人员应根据法定代表人的指示使用法定代表人章，并做好相关记录。5.部门章保管：由各部门指定专人保管，保管人员应妥善保管部门章，并在部门内部严格按照规定使用。（三）保管要求1.印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、事由、批准人、使用人等信息，确保印章使用情况可追溯。2.印章存放处应配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保印章存放环境安全。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。4.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，确保印章使用合法、合规、有效。2.未经批准，严禁擅自使用印章，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）使用流程1.填写用章申请表：使用部门或个人需填写《用章申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章范围、用章数量等信息，并签字确认。2.审批一般事项用章：由部门负责人审核签字后，报分管领导批准。重要事项用章：经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司/组织法定代表人批准。涉及财务、合同等重大事项用章：除上述审批流程外，还需经财务部门、合同管理部门等相关部门审核签字。3.用章：经批准后，印章保管人员凭《用章申请表》在用章文件上加盖印章，并在印章使用登记台账上做好记录。4.用章文件存档：用章完毕后，使用部门或个人应将用章文件原件或复印件存档，以备查阅。（三）特殊情况用章1.紧急情况用章：如遇紧急情况，无法按照正常审批程序用章时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先加盖印章，并在事后及时补办审批手续。2.异地用章：因工作需要在异地使用印章时，使用部门或个人应提前将用章文件传真或邮寄至公司/组织，经相关领导批准后，由印章保管人员通过快递或专人送达等方式将印章送至异地指定地点，并监督用章过程。用章完毕后，印章保管人员应及时将印章收回，并做好相关记录。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司/组织名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，经相关领导批准后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人员应及时将印章封存，并在印章使用登记台账上注明停用日期。（二）印章销毁1.对于已停用的印章，由行政管理部门定期进行清理，提出销毁意见，报公司/组织法定代表人批准后，组织专人进行销毁。2.印章销毁时，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行拍照或录像记录，留存备查。六、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立印章管理监督小组，由行政管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用与销毁等环节是否符合规定。2.印章使用登记台账的记录情况，是否真实、准确、完整。3.印章保管人员的履职情况，是否严格遵守印章管理规定。（三）问题处理1.监督小组在检查过程中发现问题时，应及时向相关部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.对于违反印章管理制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。3.因印章管理不善给公司/组织造成经济损失或法