火灾档案查询制度规范

PAGE火灾档案查询制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织消防安全管理，规范火灾档案查询工作，确保火灾档案信息的完整、准确、安全，便于火灾事故调查、分析和预防，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及火灾档案查询的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规及行业标准，确保火灾档案查询工作合法合规。2.安全保密原则：保障火灾档案信息安全，防止信息泄露，维护公司/组织及相关方的合法权益。3.准确及时原则：保证查询信息的准确性和及时性，为火灾相关工作提供可靠依据。4.规范有序原则：明确查询流程和要求，使火灾档案查询工作规范有序进行。二、火灾档案的定义与分类（一）定义火灾档案是指公司/组织在消防安全管理活动中形成的，与火灾发生、扑救、调查等相关的各类文件、资料、记录等的总和。（二）分类1.火灾事故档案火灾事故报告：包括火灾发生时间、地点、经过、损失情况等详细信息。现场勘查记录：如火灾现场照片、视频、平面图、剖面图等。调查询问笔录：对火灾相关人员的询问记录。火灾事故认定书：消防部门出具的火灾事故认定文件。2.消防安全管理档案消防设施设备档案：包括消防设施设备的采购、安装、维护、检测等记录。消防安全检查记录：日常消防安全检查、专项检查等记录。火灾隐患排查与整改记录：发现的火灾隐患及整改情况记录。消防演练记录：演练方案、过程及效果评估等记录。3.火灾预防宣传教育档案消防安全培训记录：对员工进行消防安全培训的内容、时间、人员等记录。消防安全宣传活动记录：开展的各类消防安全宣传活动的资料。员工消防安全教育档案：员工个人消防安全培训、考核等记录。三、火灾档案的收集与整理（一）收集职责1.消防管理部门：负责收集火灾事故相关的现场勘查记录（如由消防部门负责勘查的，协助获取相关资料）、调查询问笔录、火灾事故认定书等。2.各部门：负责收集本部门涉及消防安全管理的相关资料，如消防设施设备档案、消防安全检查记录、火灾隐患排查与整改记录等，并及时移交至消防管理部门。3.培训部门：负责收集火灾预防宣传教育方面的档案资料，如消防安全培训记录、宣传活动记录等，并定期汇总至消防管理部门。（二）收集要求1.各责任部门应在火灾事故发生后及相关消防安全管理活动结束后的规定时间内，完成资料收集工作，并确保资料的真实性和完整性。2.收集的资料应注明来源、时间、相关人员等信息，以便追溯和查询。（三）整理规范1.消防管理部门对收集到的火灾档案进行统一整理。按照火灾档案的分类，对各类资料进行分类编号、排序。2.对于纸质档案，应进行装订、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.对于电子档案，应进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的可读性和可检索性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、火灾档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的火灾档案存储场所，确保存储环境安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对于纸质档案，应采用档案柜、档案架等进行存放，按照档案类别和时间顺序排列整齐。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行分区管理，设置不同的权限，防止未经授权的访问和修改。（二）保管期限1.火灾事故档案：长期保管，直至火灾事故处理完毕且相关责任明确后，根据实际情况确定最终保管期限，但不得少于[X]年。2.消防安全管理档案：一般保管期限为[X]年，重要的消防安全管理档案应长期保管。3.火灾预防宣传教育档案：保管期限为[X]年。（三）保管责任1.明确专人负责火灾档案的保管工作，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉消防安全相关规定。2.保管人员应定期对火灾档案进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.严格限制非档案保管人员进入档案存储场所，确需查阅的，应按照规定办理查阅手续。五、火灾档案的查询流程（一）内部查询1.查询申请公司/组织内部各部门因工作需要查询火灾档案的，应填写《火灾档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询时间等信息。申请表经部门负责人签字批准后，提交至消防管理部门。2.受理审核消防管理部门收到查询申请表后，对申请内容进行审核。审核重点包括查询目的是否合理、查询内容是否明确、申请部门及人员权限等。对于符合查询条件的申请，消防管理部门予以受理；对于不符合条件的申请，应及时告知申请部门并说明理由。3.查询办理消防管理部门根据申请内容，安排专人进行查询。查询人员应按照规定的查询方式和范围进行操作，确保查询结果的准确性。如需查阅纸质档案，查询人员应在档案存储场所内进行查阅，并做好查阅记录，注明查阅时间、查阅人员、查阅内容等。查阅完毕后，应及时将档案归还原位。如需获取电子档案信息，查询人员应通过规定的系统或方式进行查询，并按照要求提供相关数据或文件。严禁擅自复制、传播电子档案信息。4.结果反馈查询人员完成查询后，应及时将查询结果反馈给申请部门。查询结果应以书面形式或电子文档形式提供，确保信息清晰、准确。如申请部门对查询结果有疑问或需要进一步补充信息的，消防管理部门应协助进行核实和处理。（二）外部查询1.因司法机关、政府部门等外部单位依法需要查询公司/组织火灾档案的，应出具相关法律文书或正式函件，并按照公司/组织对外信息查询的相关规定办理手续。2.消防管理部门在收到外部查询申请后，应及时与公司/组织相关负责人沟通，并按照法律法规要求进行审核。审核通过后，安排专人协助外部单位进行查询。3.外部查询过程中，应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露火灾档案信息。查询结束后，应要求外部单位归还查阅的档案资料，并做好记录。六、火灾档案的使用与保密（一）使用规定1.火灾档案仅供公司/组织内部因消防安全管理、事故调查、预防等工作需要使用，未经批准，严禁将档案信息提供给外部单位或个人。2.使用火灾档案时，应严格按照规定的查询流程进行操作，不得擅自更改、删除档案内容。3.如需引用火灾档案中的信息，应注明档案来源和出处，确保信息引用的准确性和合法性。（二）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的火灾档案，应采取严格的保密措施。保管人员和查询人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案存储场所和查询过程中，应采取必要的技术手段和管理措施，防止档案信息泄露。如对存储场所进行监控，对电子档案进行加密等。3.如发现火灾档案信息泄露事件，应立即采取措施进行调查和处理，并及时向上级报告。对造成信息泄露的责任人员，依法依规追究责任。七、火灾档案的销毁（一）销毁条件1.火灾档案保管期限届满，且根据相关规定无需继续保存的，可以进行销毁。2.因火灾档案内容涉及的事项已处理完毕，且不再具有保存价值的，经公司/组织相关负责人批准后，可以销毁。（二）销毁程序1.消防管理部门定期对保管期限届满或不再具有保存价值的火灾档案进行清理，提出销毁意见，并填写《火灾档案销毁申请表》。2.《火灾档案销毁申请表》经消防管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁工作应指定专人负责，采用合适的方式进行销毁。对于纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息无法恢复；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。4.销毁过程中，应做好记录，注明销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等信息。记录应保存[X]年。八、监督与检查（一）监督职责公司/组织内部设立专门的监督机构或指定专人负责对火灾档案查询制度规范的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.火灾档案的收集、整理、存储、保管等工作是否符合本制度规范要求。2.火灾档案查询流程是否规范，查询申请、受理审核、查询办理、结果反馈等环节是否严格执行。3.火灾档案的使用与保密情况，是否存在信息泄露等违规行为。4.火灾档案销毁工作是否按照规定程序进行，销毁记录是否完整。（三）检查方式1.定期检查：每[X]年对火灾档案管理工作进行全面检查，确保制度执行的有效性。2.不定期抽查：根据实际情况，对火灾档案管理的关键环节和重点部门进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书要求，制定整改措施