展会展品保管制度规范

PAGE展会展品保管制度规范一、总则（一）目的为加强展会展品的保管工作，确保展品在展会期间的安全、完整，提高展品保管工作的规范化、科学化水平，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参加各类展会期间展品的保管工作。（三）基本原则1.安全第一原则：确保展品在保管过程中的安全，防止展品损坏、丢失、被盗等情况发生。2.分类管理原则：根据展品的性质、特点、价值等因素进行分类保管，便于管理和查找。3.责任明确原则：明确展品保管过程中各环节的责任，做到责任到人。4.规范操作原则：严格按照规定的程序和方法进行展品的保管操作，确保操作的规范性和准确性。二、展品保管人员职责（一）保管负责人职责1.全面负责展会展品保管工作的组织、协调和管理。2.制定展品保管工作计划和方案，确保保管工作有序进行。3.组织保管人员进行业务培训，提高保管人员的业务水平和责任意识。4.定期检查展品保管情况，及时发现和解决问题。5.协调与展会主办方、场馆管理方等相关部门的关系，确保展品保管工作的顺利开展。（二）保管人员职责1.负责展品的接收、验收、入库、存放、保管、盘点、出库等具体工作。2.严格按照规定的程序和方法进行展品的保管操作，确保展品的安全和完整。3.做好展品保管记录，包括展品名称、数量、规格、存放位置、出入库时间等信息。4.定期对展品进行检查和维护，发现问题及时报告并采取相应措施。5.协助保管负责人做好展品保管工作的其他相关事宜。三、展品接收与验收（一）展品接收1.展品到达展会现场后，保管人员应及时与运输人员办理交接手续，核对展品的数量、规格、包装等信息，并在交接清单上签字确认。2.对于贵重展品、易碎展品、易损展品等特殊展品，保管人员应在接收时进行重点检查，确保展品无损坏、无缺失。（二）展品验收1.保管人员应按照展品清单对展品进行逐一验收，检查展品的质量、性能、外观等是否符合要求。2.对于需要进行功能测试的展品，保管人员应按照规定的方法进行测试，确保展品功能正常。3.验收合格的展品应及时办理入库手续，验收不合格的展品应及时与相关部门沟通协调，采取相应的处理措施。四、展品入库与存放（一）展品入库1.验收合格的展品应按照分类管理原则进行入库，填写入库单，注明展品名称、数量、规格、存放位置等信息。2.入库单应一式两份，一份由保管人员留存，一份交财务部门作为记账凭证。（二）展品存放1.展品应存放在专门的展柜、展架、仓库等保管设施内，确保展品摆放整齐、有序。2.对于贵重展品、易碎展品、易损展品等特殊展品，应采取特殊的存放措施，如单独存放、加装防护装置等，确保展品的安全。3.展品存放区域应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合展品存放要求。4.保管人员应定期对展品存放区域进行检查，确保保管设施正常运行，展品存放安全。五、展品保管与维护（一）展品保管1.保管人员应定期对展品进行检查，查看展品是否有损坏、丢失、变质等情况，发现问题及时报告并采取相应措施。2.对于需要定期维护的展品，保管人员应按照规定的时间和方法进行维护，确保展品性能良好。3.保管人员应做好展品的防盗、防火、防潮、防虫等工作，并配备必要的安全设施和消防器材。（二）展品维护1.对于展品在展示过程中出现的故障或损坏，保管人员应及时通知相关技术人员进行维修。2.维修人员应按照规定的程序和方法进行维修，确保维修质量，维修后应进行测试，确保展品功能正常。3.对于因维修等原因需要暂时移出保管区域的展品，保管人员应做好记录，并采取相应的防护措施，确保展品安全。六、展品盘点与清查（一）展品盘点1.保管人员应定期对展品进行盘点，确保展品数量、规格、存放位置等信息与入库记录一致。2.盘点应采用实地盘点的方法，逐一核对展品实物与入库单、库存台账等记录。3.盘点结束后，保管人员应填写盘点报告，注明盘点时间、盘点人员、盘点结果等信息，并将盘点报告交保管负责人审核。（二）展品清查1.在展会结束后，保管人员应及时对展品进行全面清查，确保展品无丢失、无损坏。2.清查应包括展品的数量、规格、质量、性能等方面，清查结束后，保管人员应填写清查报告，注明清查时间、清查人员、清查结果等信息，并将清查报告交保管负责人审核。七、展品出库与归还（一）展品出库1.展品出库应按照规定的程序进行审批，经批准后方可办理出库手续。2.保管人员应根据出库单填写出库记录，注明展品名称、数量、规格、出库时间、领取人等信息。3.展品出库时，保管人员应与领取人办理交接手续，核对展品的数量、规格、包装等信息，并在交接清单上签字确认。（二）展品归还1.展会结束后，领取展品的人员应及时将展品归还保管人员，保管人员应按照规定的程序进行验收。2.验收合格的展品应及时办理入库手续，验收不合格的展品应及时与领取人沟通协调，采取相应的处理措施。八、展品损坏与丢失处理（一）展品损坏处理1.展品在保管过程中发生损坏，保管人员应及时报告保管负责人，并采取相应的措施进行修复或处理。2.对于因保管人员责任导致展品损坏的，应按照公司/组织的相关规定追究保管人员的责任。3.对于因不可抗力等原因导致展品损坏的，应及时与相关部门沟通协调，采取相应的处理措施，并做好记录。（二）展品丢失处理1.展品在保管过程中发生丢失，保管人员应立即报告保管负责人，并保护好现场。2.保管负责人应及时组织人员进行调查，查明原因，确定责任。3.对于因保管人员责任导致展品丢失的，应按照公司/组织的相关规定追究保管人员的责任，并及时向公安机关报案。4.对于因不可抗力等原因导致展品丢失的，应及时与相关部门沟通协调，并做好记录。九、保密规定（一）保密范围1.展品的设计方案、技术资料、商业秘密等信息。2.展会期间与展品保管相关的工作记录、文件、数据等信息。（二）保密措施1.保管人员应严格遵守保密规定，不得泄露展品的任何保密信息。2.对于涉及展品保密信息