日本案件管理制度规范

PAGE日本案件管理制度规范一、总则（一）目的本规范旨在建立健全公司/组织的案件管理体系，确保各类案件的妥善处理，维护公司/组织的合法权益，降低经营风险，提高运营效率，保障公司/组织的稳定发展。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内涉及的各类法律纠纷案件、合规调查案件、重大业务风险事件等相关案件的管理。（三）基本原则1.依法合规原则案件管理活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保所有处理流程合法合规。2.预防为主原则注重案件的预防工作，通过完善内部管理制度、加强风险监控等措施，减少案件的发生概率。3.及时高效原则对案件应及时响应、快速处理，提高工作效率，避免案件延误导致损失扩大。4.责任明确原则明确各部门、各岗位在案件管理中的职责，确保责任落实到人。5.保密原则对于案件涉及的敏感信息，严格保密，防止信息泄露造成不良影响。二、案件分类与定义（一）法律纠纷案件因合同纠纷、侵权纠纷、劳动纠纷等引发的涉及法律诉讼、仲裁等法律程序的案件。（二）合规调查案件针对公司/组织内部可能存在的违反法律法规、规章制度等行为进行的调查案件。（三）重大业务风险事件对公司/组织业务产生重大影响的风险事件，如重大客户投诉、重大市场波动引发的风险等。三、案件管理组织架构及职责（一）案件管理委员会1.组成由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议案件管理的重大决策和战略方针。协调跨部门案件的处理，解决案件管理过程中的重大问题。监督案件管理工作的整体执行情况。（二）案件管理办公室1.设立作为案件管理委员会的日常办事机构，可设在法务部门或指定专门部门负责。2.职责制定和完善案件管理制度、流程和标准。负责案件的受理、登记、分类和初步评估。协调组织案件处理过程中的各项工作，包括与内外部相关方的沟通协调。跟踪案件处理进度，定期向案件管理委员会汇报案件情况。整理、归档案件相关资料，建立案件管理档案。（三）案件处理部门1.法务部门在法律纠纷案件中，负责提供法律专业支持，起草法律文书，参与诉讼、仲裁等法律程序。协助合规调查案件，提供法律合规方面的专业意见。对案件处理过程中的法律问题进行研究和分析，为公司/组织决策提供法律依据。2.相关业务部门负责提供与案件相关的业务事实和资料，配合法务部门及其他相关部门进行案件处理。参与涉及本部门业务的案件处理工作，执行案件管理委员会及案件管理办公室的相关决策和要求。负责对本部门业务范围内可能引发案件的风险进行排查和防控。3.审计部门在合规调查案件中，负责对相关业务活动进行审计，提供审计线索和专业意见。协助评估案件处理结果对公司/组织财务状况的影响。四、案件受理（一）受理渠道1.内部员工发现案件线索后，应及时向所在部门负责人报告，部门负责人审核后提交至案件管理办公室。2.外部机构或个人通过信函、电话、电子邮件等方式向公司/组织反映案件相关情况的，由案件管理办公室负责接收和登记。（二）受理条件1.与公司/组织业务相关，可能对公司/组织权益产生影响。2.有初步的事实依据和相关线索。（三）受理流程1.案件管理办公室收到案件线索后，进行初步审查，判断是否符合受理条件。2.对于符合受理条件的案件线索，进行登记，详细记录案件来源、基本情况、涉及部门等信息。3.根据案件性质和涉及范围，确定案件所属类别，并分配至相应的案件处理部门。五、案件评估（一）评估内容1.案件的法律风险评估分析案件可能涉及的法律法规、法律责任以及胜诉或败诉的可能性。2.案件的经济风险评估估算案件处理可能产生的直接和间接经济损失，包括诉讼费用、赔偿金额、业务中断损失等。3.案件的声誉风险评估评估案件处理结果对公司/组织声誉可能造成的影响，如客户信任度下降、市场形象受损等。（二）评估方法1.法律专业人员进行法律分析，出具法律风险评估报告。2.财务人员结合案件情况进行经济损失估算，提供经济风险评估意见。3.市场调研人员或公关人员对案件可能引发的声誉风险进行评估和分析。（三）评估报告案件处理部门在规定时间内完成案件评估工作，并向案件管理办公室提交评估报告。评估报告应包括评估结论、处理建议等内容。案件管理办公室对评估报告进行审核后，提交至案件管理委员会。六、案件处理（一）法律纠纷案件处理1.制定处理策略根据案件评估结果，法务部门会同相关业务部门制定具体案件处理策略，明确诉讼或仲裁方案、目标和应对措施。2.证据收集与整理相关业务部门负责收集与案件有关的各类证据材料，法务部门进行审核和整理，确保证据的合法性、真实性和关联性。3.法律文书起草与审核法务部门起草各类法律文书，如起诉状、答辩状、仲裁申请书等，并提交案件管理办公室审核，审核通过后交案件管理委员会审批。4.参与法律程序法务人员按照法律程序参加诉讼、仲裁等活动，及时向案件管理办公室汇报进展情况，根据庭审或仲裁情况适时调整处理策略。5.和解与调解在法律纠纷案件处理过程中，如条件允许，积极推动和解或调解工作，争取以更有利的方式解决纠纷。和解或调解方案需经案件管理委员会审批。（二）合规调查案件处理1.组建调查小组案件管理办公室牵头，会同法务部门、审计部门等相关人员组成调查小组，明确各成员职责。2.制定调查计划调查小组制定详细的调查计划，确定调查范围、方法、步骤和时间安排。3.开展调查工作按照调查计划收集证据、询问相关人员、查阅资料等，确保调查工作全面、深入、客观。4.形成调查报告调查结束后，调查小组撰写调查报告，详细说明调查情况、发现的问题及初步结论。调查报告提交案件管理办公室审核后，报案件管理委员会审议。5.后续处理根据案件管理委员会的审议结果，对违规行为进行相应处理，如责令整改、追究责任等，并跟踪整改落实情况。（三）重大业务风险事件处理1.启动应急机制对于重大业务风险事件，立即启动应急预案，成立应急处理小组，明确小组职责和工作流程。2.风险评估与控制应急处理小组对风险事件进行快速评估，采取有效措施控制风险扩散，减少损失。3.协调各方资源协调公司/组织内外部各方资源，共同应对风险事件，如与客户沟通协商解决方案、寻求合作伙伴支持等。4.信息披露与沟通按照相关规定及时、准确地进行信息披露，保持与利益相关方的沟通，维护公司/组织的良好形象。5.总结与改进风险事件处理结束后，对应急处理过程进行总结，分析原因，提出改进措施，完善公司/组织的风险管理体系。七、案件跟踪与监控（一）建立跟踪机制案件管理办公室负责建立案件跟踪台账，详细记录案件处理进度、重要时间节点、相关决策及执行情况等信息。（二）定期汇报案件处理部门定期向案件管理办公室汇报案件进展情况，案件管理办公室汇总后定期向案件管理委员会汇报。对于重大案件或出现重大变化的案件，应及时汇报。（三）动态监控案件管理委员会及案件管理办公室对案件处理过程进行动态监控，发现问题及时协调解决，确保案件处理工作按计划推进。八、案件终结与归档（一）案件终结条件1.法律纠纷案件经法院判决、仲裁裁决生效，或达成和解协议并履行完毕等。2.合规调查案件完成调查工作，对违规行为处理完毕，整改措施落实到位，且经复查符合要求。3.重大业务风险事件风险得到有效控制，事件影响消除，相关工作处理完毕。（二）终结流程案件处理部门在案件满足终结条件后，向案件管理办公室提交案件终结申请，案件管理办公室审核后报案件管理委员会审批。经审批同意后，案件终结。（三）归档管理案件终结后，案件处理部门负责将案件相关资料整理归档，交至公司/组织档案管理部门统一保管。档案内容应包括案件受理材料、评估报告、处理过程中的各类文件、法律文书、证据材料、终结文件等。九、案件管理的监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督审计部门定期对案件管理工作进行审计，检查案件处理流程的合规性、处理结果的合理性等。2.风险管理部门监督风险管理部门对案件管理过程中的风险防控情况进行监督，提出改进建议。3.案件管理委员会监督案件管理委员会对重大案件的处理过程和结果进行全程监督，确保案件处理符合公司/组织利益和整体战略。（二）考核指标1.案件处理及时率考核案件是否在规定时间内完成相应处理环节。2.案件处理成功率衡量法律纠纷案件胜诉或合规调查案件处理结果符合预期的比例。3.案件损失控制率评估案件处理后实际经济损失与预估损失的对比情况。4.案件管理合规率检查案件管理过程是否符合相关法律法规和公司/组织内部制度要求。（三）考核方式1.定期考核每季度或每年度对案件管理工作进行考核，由案件管理办公室会同相关部门制定考核方案并组织实施。2.专项考核针对重大案件或特定类型案件的处理情况进行专项考核，深入评估处理效果。（四）考核结果应用1.与绩效挂钩将考核结果与案件处理部门及相关人员的绩效奖金、晋升